Mindbody et HighLevel : Réglez le conflit de propriété des licences de franchise avant qu’il ne commence

La lutte pour la propriété des franchises

Les chaînes de salles de sport multi-sites sont presque toujours confrontées au même dilemme interne. Un prospect remplit le formulaire sur le site web de l'entreprise. Le marketing a généré l'information. Ce prospect habite près de la franchise A et travaille près de la franchise B. Il fréquente les deux salles dès son premier mois. À qui appartient ce prospect ? Qui touche la commission ? Qui finance la publicité qui l'a amené ?

Exemple hypothétique : Tradewind Athletic Network (à titre d’illustration) est une franchise de 12 sites comptant 7 200 membres. Chaque franchisé gère son propre compte marketing. La maison mère gère les publicités pour l’ensemble de la marque. En l’absence de règles de diffusion claires, chaque membre exerçant dans plusieurs sites représente un risque de conflit.

Ce que vous coûte réellement cette dispute

En cas d'incertitude quant à la prise en charge des prospects, ces derniers restent bloqués pendant que deux établissements se disputent leur attribution. Un prospect qui attend trois jours pour être rappelé a déjà réservé ailleurs. Les équipes opérationnelles du siège social consacrent des heures chaque semaine à arbitrer ces litiges au lieu de développer la marque. Et faute de règles claires, un même membre peut se retrouver enregistré deux fois, une fois dans chaque salle, ce qui fausse vos statistiques et vos rapports.

La solution ne réside pas dans une meilleure feuille de calcul. Il s'agit d'une règle que le système impose, de sorte que la responsabilité n'est jamais négociable.

Planification conçue pour les franchises

CRMConnect Mindbody to HighLevel permet de gérer plusieurs établissements Mindbody à partir d'une seule configuration, avec un routage automatique des prospects vers l'établissement approprié. Pour les réseaux de franchise où chaque établissement gère son propre compte marketing, ce même routage est appliqué à chacun d'eux.

Cela signifie que les prospects générés par l'entreprise sont automatiquement dirigés vers la bonne salle de sport, que les membres sont considérés comme une seule personne même s'ils fréquentent deux établissements, et que le domicile, le lieu secondaire et le lieu de la dernière visite sont tous enregistrés dans le dossier du membre, où tout le monde peut les consulter.

Comment fonctionne le routage

La mise en place est simple. Chaque point de vente Mindbody et le compte marketing de chaque franchisé sont enregistrés une seule fois, et une simple carte les relie.

Lorsqu'un nouveau prospect remplit un formulaire sur notre site web, la localisation qu'il a sélectionnée le dirige vers la franchise correspondante. Si un prospect ne précise pas sa localisation, il est placé en attente dans un centre de tri au lieu d'être supprimé.

Pour les membres déjà inscrits, un seul champ relatif à leur établissement principal détermine à quelle franchise ils sont rattachés. Les visites dans d'autres établissements sont enregistrées comme une activité sur le même dossier membre, et non comme une revendication de propriété.

Le système de correspondance intelligent évite l'erreur la plus fréquente : l'inscription à deux salles de sport avec la même adresse e-mail au cours de la même semaine. Le système détecte la correspondance, la regroupe comme un seul membre et associe les deux salles à son profil.

Un membre, un propriétaire, une activité claire

Le lieu d'attache est le champ relatif à la propriété du compte. Il est défini dès qu'un prospect devient membre payant et peut être modifié selon une procédure documentée lorsqu'un membre déménage ou change de salle de sport principale. Les visites entre salles de sport sont enregistrées sans que le propriétaire du compte ne soit modifié.

Les opérations du siège social bénéficient d'une vue d'ensemble claire de tous les sites. Chaque franchisé ne voit que ses propres membres. L'activité inter-sites est enregistrée là où elle doit l'être.

• Le site d'origine du membre conserve l'historique complet et le registre principal.
• Lorsqu'un membre se rend dans un lieu autre que son domicile, cette activité apparaît dans la section « visites d'invités », et non comme une visite d'un membre dont il est propriétaire.

Si un franchisé remarque qu'un membre d'une autre salle de sport la fréquente régulièrement, il peut demander son transfert via la procédure interne. Le système autorise ce transfert, mais n'autorise aucun des franchisés à prendre directement en charge le membre. Cette règle est appliquée sans discussion.

Résultat : fini les conflits sur Slack. La propriété est centralisée et les revenus inter-sites sont attribués au site réellement utilisé par le membre.

Résultats représentatifs auprès de 7 200 membres

Ce sont des exemples de montage, pas des photos de clients réels :

• Nombre d'enregistrements de membres en double sur différents sites par trimestre : passant d'un projet de nettoyage récurrent à environ 5 à 15 enregistrements détectés et fusionnés chaque trimestre.
• Temps consacré par les services opérationnels de l'entreprise aux litiges relatifs aux responsables de franchises : environ 6 à 10 heures par semaine, récupérées.
• Délai entre la prise de contact et la première visite pour les prospects capturés de manière centralisée : réduit de 1 à 2 jours, car l’orientation se fait dès la réception au lieu d’un transfert manuel.
• Les demandes de transfert de membres sont traitées selon un processus unique et uniforme : toutes, car le système impose un seul domicile.

L'enjeu ici est surtout politique. Le système de routage met fin au débat en transformant la règle de propriété en un système.

Pourquoi c'est important pour votre réseau

Un conflit concernant la gestion des leads n'est pas un problème de personnalité. Il s'agit d'un dysfonctionnement des processus, qui engendre des coûts importants : retards dans les rappels, leads perdus, gaspillage d'heures opérationnelles et ressentiment des franchisés pouvant nuire au réseau. Lorsque l'attribution des leads est automatisée et que la règle de gestion des leads est appliquée, les leads sont rapidement dirigés vers la bonne salle de sport, les membres y restent une seule fois et vos franchisés cessent de se disputer et contribuent au développement de la marque.

Consultez-le pour votre réseau

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