Mindbody et HubSpot : Transformez chaque offre de bienvenue en une deuxième séance réservée

La fenêtre que vous perdez chaque semaine

Un nouvel élève arrive, s'offre un cours découverte à 39 $, suit son premier cours et repart ravi. Puis, pendant les quatre heures suivantes, l'accueil est pris d'assaut et personne ne touche au système marketing jusqu'à la fin du service. Le temps que quelqu'un exporte les clients du jour et les télécharge le lendemain matin, cet élève a déjà passé la majeure partie de la journée, la période la plus importante qu'il passera avec votre studio : les 14 premiers jours de son offre découverte.

Exemple hypothétique : Lotus & Lattice Yoga (à titre d’illustration) est un studio boutique situé à un seul endroit, comptant 280 membres actifs et proposant 14 cours hebdomadaires. Chaque semaine, ils constataient le même phénomène : leur taux de conversion de nouveaux inscrits en membres se situait autour de 15 %. Le propriétaire était persuadé que l’accueil devait simplement être plus rapide, mais celui-ci était déjà saturé. Le problème ne résidait pas dans le manque d’efforts, mais dans le fait qu’aucun suivi ne pouvait être entrepris tant qu’un employé n’avait pas enregistré le nouvel élève dans le système.

Ce que vous coûte ce retard

Un e-mail de remerciement pour votre premier cours, reçu avec un jour et demi de retard, arrive trop tard. L'élève a soit déjà réservé son deuxième cours, soit perdu l'intérêt. De plus, un e-mail de suivi, généré automatiquement à partir d'un message reçu le matin même, est forcément générique : il ne contient qu'un nom et une réservation, mais pas le nom du professeur, le style de cours choisi, ni si l'élève a réservé à nouveau. C'est en envoyant des messages génériques au moment crucial du processus de conversion que les studios perdent discrètement des élèves qu'ils ont pourtant payés pour acquérir.

Qu'est-ce qui se synchronise au moment où l'intro est achetée ?

L'intégration CRMConnect Mindbody vers HubSpot est une solution clé en main. Dès qu'un étudiant souscrit à une offre de lancement, l'intégration se met en marche. Le nouveau client est créé ou associé dans HubSpot, et grâce à une détection intelligente des doublons, un prospect existant portant le même nom et la même adresse e-mail est mis à jour au lieu d'être dupliqué.

Leur fiche HubSpot se remplit automatiquement avec les détails qui permettent de personnaliser le suivi : l’offre de bienvenue achetée et sa date, le cours suivi, le formateur, le nombre de visites, leur statut d’abonnement et leurs éventuelles réservations. Chaque réservation, visite, cours manqué et achat est ensuite enregistré en quelques secondes. De quoi déclencher une véritable séquence de suivi, sans aucune intervention de l’utilisateur.

Suivi sous sept jours : Première classe, Deuxième classe, Conversion

Dans HubSpot, créez un workflow qui démarre le jour même où un étudiant achète une offre de lancement.

Deux heures après leur premier cours, ils reçoivent un message de remerciement personnalisé, indiquant le cours suivi et le nom du professeur. Ce message leur est envoyé le soir même, alors que leur souvenir du studio est encore frais, et non le lendemain matin.

Deuxième jour. S'ils n'ont toujours pas réservé leur prochain cours, ils reçoivent un courriel les invitant à choisir leur deuxième cours, avec un lien de réservation. C'est le levier le plus efficace de toute la procédure. L'écart de conversion entre les élèves qui participent à un deuxième cours dans la semaine et ceux qui ne le font pas est considérable.

Quatrième jour. Le contenu du message varie selon le niveau d'engagement de l'étudiant. Un étudiant n'ayant effectué qu'une seule visite reçoit un courriel intitulé « Votre première semaine » contenant la biographie de l'enseignant. Un étudiant ayant effectué deux visites ou plus reçoit un courriel l'informant qu'il progresse bien.

Douzième jour. Deux jours avant la fin de la période d'introduction, l'offre d'adhésion est envoyée, avec un discours adapté à l'engagement réel de chaque participant. Un étudiant ayant assisté aux six premières séances recevra une offre différente de celle d'un étudiant n'ayant assisté qu'une seule fois.

Résultats représentatifs après 90 jours

Ces exemples sont des illustrations et ne représentent pas de véritables clients. Déployée dans des studios de taille similaire, cette stratégie permet d'augmenter le taux de conversion des prospects en membres d'environ 18 % à 26-30 % en un trimestre. Cette progression est principalement due à l'incitation à réserver un deuxième cours dès le lendemain, réduisant ainsi le délai d'attente de neuf jours à moins de quatre. Le taux d'ouverture du message de remerciement envoyé le soir même dépasse généralement les 60 %, car il arrive alors que le studio est encore récent et attractif.

Le temps passé à la saisie de données par le personnel d'accueil est quasiment nul, grâce à l'automatisation complète du processus. Si un formulaire sur votre site web enregistre une personne qui se présente ensuite à un cours, le système de duplication fusionne automatiquement ses informations. Si un membre met à jour son adresse e-mail, celle-ci est automatiquement transférée vers le site Mindbody approprié. Vos objectifs de conversion et la qualité de vos messages influenceront les chiffres, mais c'est bien la structure du système qui fait tout le travail.

Ce que cela signifie pour votre studio

La structure en trois étapes est la partie à reproduire : un message de remerciement le soir même, une relance le lendemain et une offre de conversion le douzième jour. La relance du deuxième jour est le message le plus efficace de la séquence, et pourtant, c’est celui que la plupart des agences négligent.

Pour un très petit studio qui ne propose que quelques séances d'initiation par semaine, une gestion manuelle des tâches peut suffire. Mais dès que le volume d'initiations augmente, le calcul est simple : chaque séance d'initiation vendue représente un élève que vous avez déjà payé pour recruter. Le suivi le soir même, alors que l'élève se souvient encore de son expérience, permet de transformer cet achat en abonnement et d'éviter de passer à côté d'une opportunité.

Vous souhaitez voir CRMConnect Mindbody et HubSpot en action ? Consultez la page de l'application API.