Mindbody et Keap : arrêtez de recréer manuellement les données client dans Keap

Demandez à n'importe quel gérant de studio qui a opté pour Keap ces deux dernières années comment s'est passé le premier mois. Il vous parlera des tableurs, des importations et du travail fastidieux et épuisant que représente la recréation manuelle de chaque information client : objectifs, historique des blessures, soldes des forfaits, dates importantes. Toutes ces données étaient déjà dans Mindbody, et il a fallu tout recréer.

Si vous gérez un studio de coaching personnel, chaque coach suit 8 à 15 informations par client : objectifs, composition corporelle, antécédents de blessures, préférences d’entraînement, notes diététiques, dates importantes, équipement à domicile, contraintes d’emploi du temps. Mindbody centralise toutes ces données. Keap, en revanche, est initialement vide. Il faut donc que quelqu’un recrée chaque fiche, définisse sa présentation, l’étiquette, puis la reconnecte à Mindbody pour qu’elle soit renseignée.

Ce travail est fastidieux. Un formateur consciencieux peut configurer environ quatre de ces éléments par heure, en comptant la création de l'interface, les connexions et l'importation des tests. Multipliez cela par 15 éléments, puis par le nombre de formateurs qui souhaitent avoir leur propre vue, et la configuration à elle seule prend des jours. La plupart des studios abandonnent à mi-chemin et se retrouvent avec une plateforme Keap à moitié fonctionnelle et peu fiable.

Voici un exemple concret. Granite Bay Personal Training (un studio fictif), un établissement unique avec 5 coachs et 140 clients suivis en étroite collaboration, a tenté l'expérience manuellement à deux reprises. Les deux tentatives ont échoué dès la configuration. Pendant deux semaines, les coachs ont passé leurs pauses déjeuner à recréer manuellement les informations clients, une tâche qu'ils ont détestée, et ils sont finalement revenus à l'utilisation de Mindbody pour tout gérer, complétée par un tableur pour le suivi des objectifs.

Voici à quoi ressemble votre compte Keap le premier jour.

CRMConnect Mindbody to Keap configure automatiquement les informations client. Lors de la configuration, il met en place les éléments essentiels au fonctionnement d'une entreprise de bien-être, sans aucune intervention manuelle.

Dès le premier jour, votre compte Keap le sait déjà pour chaque client :

• Qui ils sont et d'où ils viennent : leur historique Mindbody, leur statut de membre actuel, le nombre total de visites, la date de leur dernière visite, le service qu'ils ont utilisé et le membre du personnel qu'ils ont rencontré.
• Leurs informations concernant les forfaits : expiration de l’abonnement, nombre de séances restantes, détails du contrat et activation ou non du paiement automatique.
• Ce qu'ils ont acheté : historique des offres de bienvenue, leur dernier achat, le montant et la date.
• Leur niveau d'engagement : date de la première visite, nombre total de visites et revenus cumulés.

Cela va bien au-delà d'une configuration standard. Les spécificités de votre studio sont également prises en compte. Si votre studio de coaching personnel utilise Mindbody pour suivre les objectifs de ses clients (perte de poids, mobilité, force, objectifs sportifs, rééducation après une blessure), ces informations sont automatiquement importées dans Keap. Plus besoin de les saisir manuellement dans un menu déroulant Keap.

Ainsi, le coach qui ouvre le dossier d'un client le premier jour voit les objectifs de ce dernier, ses antécédents de blessures, ses jours d'entraînement préférés, la formule qu'il a choisie, le nombre de séances restantes, le nombre total de visites, la date de la dernière visite et le prochain rendez-vous. Toutes les informations qu'il suivait auparavant sur une feuille de calcul sont désormais intégrées à l'outil de gestion marketing.

Pourquoi les données restent utiles, et pas seulement exactes, dès le premier jour

Le premier jour, c'est facile. Le plus difficile, ce sont les 12 mois suivants, pendant lesquels les clients achètent de nouveaux forfaits, atteignent des objectifs importants, modifient leurs objectifs et mettent à jour leurs préférences. Une information client correcte aujourd'hui mais obsolète le mois prochain ne sert à rien. Ce sont les informations à jour qui vous permettent d'assurer un suivi efficace.

CRMConnect assure la mise à jour automatique de toutes les données. Lorsqu'un client achète un nouveau forfait de 12 séances, le nom de son forfait, le nombre de séances restantes et son dernier achat sont instantanément mis à jour dans Keap, et il est automatiquement associé aux campagnes appropriées. Tous les rappels de renouvellement, félicitations pour les étapes importantes et suivis de formateur que vous avez configurés prennent automatiquement en compte ces modifications. Aucune mise à jour manuelle n'est requise.

Les informations client restent utiles car elles restent à jour. C'est là tout l'intérêt.

Comment les entraîneurs obtiennent leurs propres listes de travail

Grâce à la saisie de toutes les informations client, chaque formateur peut créer ses propres vues dans Keap, sans aucune intervention technique requise.

La liste quotidienne d'un coach affiche ses clients actifs, triés par date de prochain rendez-vous. Les nouveaux clients s'affichent automatiquement. Les clients qui ne se désinscrivent pas sont automatiquement retirés de la liste.

Une liste de renouvellement affiche les clients ayant trois séances restantes ou moins, regroupés par entraîneur, de sorte que chaque entraîneur voie son propre pipeline de renouvellement.

Une liste de clients fidèles permet de repérer ceux qui ont effectué 100 visites mais n'ont pas encore été mis à l'honneur. Cela déclenche l'envoi automatique de félicitations et de cartes-cadeaux, un rituel de fidélisation propre au studio.

Une liste de surveillance des blessures répertorie les clients ayant des antécédents de blessures actives et qui se sont entraînés la semaine dernière, permettant ainsi à l'entraîneur principal de repérer toute personne nécessitant un suivi post-entraînement.

Aucune configuration technique n'est requise. Les formateurs n'ont pas besoin de tenir de tableurs. Les informations se remplissent automatiquement. Les listes se mettent à jour automatiquement.

Ce que cela signifie pour votre studio

Dans le cadre d'un déploiement illustratif dans un studio de cette taille, le travail de configuration manuelle habituellement requis par une approche autonome (4 à 6 heures par formateur pour 5 formateurs, plus 8 à 12 heures de travail administratif) se réduit à environ une heure de configuration. Cela représente un gain immédiat d'environ 30 à 40 heures de temps de formation et d'administration, rien que pour la configuration.

Les économies se poursuivent ensuite. Lorsque vous lancez un nouveau programme, vous n'avez rien à reconstruire. Un nouvel atelier « Lundis Mobilité » sur Mindbody est automatiquement intégré à Keap dès son achat, sans aucune intervention de l'utilisateur.

Pour Granite Bay, la véritable réussite a été l'utilisation de Keap par les entraîneurs, une première pour eux. Après deux configurations manuelles infructueuses, la troisième tentative a été la bonne, car les entraîneurs n'ont plus eu à effectuer la configuration eux-mêmes. Les clients dont ils suivaient les dossiers sur des feuilles de calcul externes ont été importés avec leurs objectifs et leurs notes de blessure intacts.

Ces chiffres sont donnés à titre indicatif. Le temps que vous gagnerez dépendra de la quantité d'informations clients déjà enregistrées dans Mindbody et de la cohérence de ces informations.

Vous souhaitez voir CRMConnect Mindbody et Keap en action ? Consultez la page de l'application API.