Mindbody et Keap : rapports par site pour un réseau de 4 salles de sport

Dans une salle de sport boutique de quatre établissements, une équipe marketing de trois personnes se réduit en réalité à une équipe d'une personne et demie si l'on prend en compte la gestion des publicités, le contenu et les réunions hebdomadaires. Le temps restant est consacré à l'élaboration de rapports par établissement pour les quatre directeurs, chacun souhaitant connaître les performances de sa salle cette semaine et les comparer à celles du mois précédent.

Sans données géolocalisées précises dans votre outil marketing, le reporting se présente ainsi : extraire quatre données distinctes de Mindbody, ouvrir quatre rapports, recouper toutes les informations dans un tableur, créer quatre mini-tableaux de bord, envoyer quatre e-mails, puis recommencer la semaine suivante. Chaque cycle mobilise entre 4 et 6 heures de travail hebdomadaire pour un marketeur. Sur une année, cela représente 200 à 300 heures de tâches de reporting chronophages, sans aucun résultat créatif à la clé.

Voici un exemple concret. Ember Athletic (un réseau de salles de sport fictif), avec 4 établissements, 2 100 membres et une équipe marketing centrale de 3 personnes, fonctionnait exactement de cette manière. Les responsables marketing étaient épuisés. Les gérants se plaignaient que les données de leur salle soient négligées. Le propriétaire entendait sans cesse « il nous faut un analyste de données » et résistait, car cela représentait un coût de 90 000 $.

La solution idéale n'est pas d'embaucher un spécialiste des données. La solution idéale consiste à intégrer correctement les données de chaque site dans Keap afin que la génération de rapports devienne une simple recherche enregistrée, et non une tâche d'exportation manuelle.

Comment l'identité du site est transférée vers Keap

CRMConnect Mindbody vers Keap permet de gérer plusieurs salles Mindbody avec un seul compte Keap. Chaque fiche membre indique sa salle de sport principale et la liste de toutes les salles fréquentées ou où il a effectué des achats. Lorsqu'un membre achète un forfait de cours, le lieu d'achat est également enregistré. Un forfait de 10 cours acheté à Eastside est enregistré différemment du même forfait acheté à Downtown.

Ainsi, un membre qui s'est inscrit au club du centre-ville et a commencé à fréquenter celui d'Eastside trois mois plus tard possède un seul enregistrement Keap qui retrace les deux : le centre-ville est son club principal, Eastside est le lieu de son dernier entraînement, et chaque visite et achat est associé à son emplacement. Un membre, un seul enregistrement, une vue d'ensemble complète.

Un seul compte Keap, pas quatre.

La tentation est grande de créer un compte Keap distinct pour chaque site. À éviter absolument. Vous perdez la vue d'ensemble des membres (l'un des rares points forts de Keap), vous payez quatre fois plus cher la licence et vous devez gérer manuellement les adhésions entre les différents sites.

La configuration idéale consiste en un compte Keap avec des recherches enregistrées géolocalisées et des campagnes par lieu.

La vue des membres inactifs par établissement permet à chaque responsable de salle de voir uniquement ses propres membres qui n'ont pas visité le site depuis 14 jours mais qui possèdent toujours un abonnement actif. Chaque responsable de salle dispose de son propre lien enregistré dans ses favoris.

Une séquence d'accueil par lieu correspond à une campagne déclinée en quatre versions, chacune associée à un lieu. La version Centre-ville présente les enseignants et les horaires des cours. La version Est, quant à elle, fournit des informations sur les cours dispensés dans ce secteur. Le contenu reste le même, adapté à la localisation.

Les rapports de fidélisation par emplacement regroupent les recherches enregistrées par emplacement d'origine. L'équipe marketing les crée une seule fois et ils sont automatiquement mis à jour.

Pour les campagnes multi-sites, la liste des salles de sport fréquentées par un membre sert de filtre. Une campagne « Découvrez notre nouvelle salle de l'Est », envoyée uniquement aux membres résidant en centre-ville et n'ayant jamais visité celle de l'Est, nécessite un seul filtre pour être ciblée.

Repérer un lieu en difficulté dès le début

La question qui préoccupe tous les propriétaires de sites multiples : un site perd-il des membres plus rapidement que les autres ? Sans données par site, il faut une semaine pour y répondre, et la réponse arrive généralement trop tard.

Grâce aux recherches enregistrées géolocalisées dans Keap, la réponse est obtenue en 90 secondes environ. Comptez le nombre de membres Westgate ayant un abonnement actif mais n'ayant pas visité le magasin depuis 21 jours, divisez ce nombre par le nombre total de membres actifs Westgate, et vous obtiendrez le taux de dérive de ce magasin. Comparez ensuite ces taux avec ceux des quatre magasins. Si Westgate affiche une dérive mensuelle de 12 % tandis que les trois autres se situent entre 6 et 7 %, vous avez un problème à résoudre ce mois-ci, et non dans trois mois.

Si le lieu de résidence d'un membre a été mal renseigné, l'équipe marketing peut le corriger dans Keap et la correction est automatiquement répercutée dans Mindbody. Aucune double saisie n'est possible.

Ce que cela signifie pour vos résultats financiers

Dans le cadre d'un déploiement à l'échelle d'un réseau de cette taille, la charge de travail liée aux rapports par site passe généralement de 4 à 6 heures par semaine et par responsable marketing à moins de 30 minutes, principalement consacrées à l'analyse des recherches enregistrées et à la rédaction du commentaire du responsable marketing. Pour l'équipe de trois personnes d'Ember, cela représente un gain de temps d'environ 12 à 16 heures par semaine, soit 600 à 800 heures par an, près d'un tiers d'un poste à temps plein.

La victoire qualitative prend tout son sens. Les directeurs généraux ne se sentent plus négligés, car leurs données leur parviennent automatiquement et en temps voulu. Le marketing cesse d'être un frein aux discussions sur l'implantation. La réunion hebdomadaire de la direction passe de « le marketing n'a pas envoyé les rapports » à « le taux de dérive de Westgate a augmenté, parlons-en ».

Pour Ember en particulier, l'équipe a pu lancer deux nouveaux tests de création publicitaire par mois une fois les tâches de reporting allégées. Ces deux tests étaient en attente depuis six mois. Les revenus générés par ces tests ont couvert le coût de l'intégration dès le premier trimestre.

Ces chiffres sont donnés à titre indicatif. Votre charge de travail liée aux rapports dépend fortement de la fréquence à laquelle les directeurs généraux utilisent réellement les rapports qu'ils demandent.

Vous souhaitez voir CRMConnect Mindbody et Keap en action ? Consultez la page de l'application API.