Mindbody et Zoho CRM : un tableau de bord des ventes qui indique aux propriétaires de spas ce qu’ils doivent améliorer

Ce que vous voulez vraiment voir

En tant que propriétaire de spa, vous ne demandez pas d'analyses par vanité. Vous en faites la demande car trois mauvaises semaines consécutives devraient vous inciter à prendre une décision concernant le personnel ou les prix, et vous devez détecter ce problème dans la semaine qui suit, et non à la fin du trimestre. L'analyse que vous recherchez répond à quatre questions :

• Quels services ont généré des bénéfices ce mois-ci, et lesquels ont tout juste atteint le seuil de rentabilité ?
• Quel membre du personnel ramène les clients, et qui les perd discrètement ?
• Quelle campagne marketing s'est traduite par de véritables revenus liés aux traitements, et pas seulement par de simples réservations ?
• Comment ce mois-ci se compare-t-il au mois dernier pour chacun de ces points ?

Prenons un exemple concret. Le spa Maple Hollow Day Spa (un spa fictif à emplacement unique) compte 1 400 clients, un portefeuille de produits diversifié et un budget marketing que son propriétaire souhaite justifier. Les rapports standard de Mindbody répondent à la première question, mais pas aux trois autres. Par conséquent, le propriétaire effectue ses calculs manuellement depuis deux ans.

Le coût réel de l'habitude des tableurs

Exporter des données et les recréer dans un tableur huit à douze fois par mois représente une perte de temps considérable. En effet, cette recréation n'intervient que lorsque le responsable dispose d'une soirée libre ; un problème apparu dès la première semaine ne sera donc visible qu'à la troisième ou quatrième semaine. À ce moment-là, le service aura perdu de l'argent pendant un mois, ou un employé aura fait perdre des clients pendant six semaines.

Un simple chiffre affiché à l'écran ne résout pas le problème. « Revenus : 42 118 $ » est un fait, pas une décision. Ce qui transforme un chiffre en décision, c'est la comparaison : ce mois-ci par rapport au précédent, ce service par rapport à un autre, ce membre du personnel par rapport aux autres. C'est précisément cette comparaison qu'un tableur fait à la main est trop lent et trop tardif pour vous fournir.

Comment ça marche une fois que les données Mindbody sont intégrées à Zoho CRM

CRMConnect Mindbody intègre automatiquement à Zoho CRM toutes les données d'achat, leurs détails, les paiements effectués et les services utilisés. Une fois ces données intégrées au CRM, les outils de tableau de bord, les vignettes dynamiques, les jauges, les graphiques à barres et les cartes thermiques de Zoho s'affichent directement par-dessus.

C'est ce détail qui fait toute la différence. Grâce à l'enregistrement de chaque article vendu, et non seulement du total journalier, le tableau de bord peut ventiler le chiffre d'affaires par service, par employé et par campagne ayant généré l'acquisition du client. Un montant global quotidien ne permet pas ce type d'analyse.

Vous n'obtenez pas un projet de reporting personnalisé. Il s'agit du tableau de bord standard de Zoho CRM, mis à jour automatiquement avec vos données Mindbody sans aucune exportation de votre part.

Les carreaux à poser sur vos murs

Une fois les données en circulation, les vignettes du tableau de bord qui trouvent leur place sont :

• Chiffre d'affaires mensuel par catégorie de service, avec le mois en cours comparé au mois précédent, afin de visualiser les traitements les plus performants.
• Classement des meilleurs employés par chiffre d'affaires, sous forme de graphique à barres avec le mois précédent en superposition.
• Taux de visites répétées par membre du personnel, représenté sous forme de carte thermique, vous permettant ainsi de voir qui fidélise la clientèle.
• Chiffre d'affaires par source de prospects, afin que chaque canal marketing affiche le chiffre d'affaires lié aux traitements qu'il a réellement généré.
• Un tableau récapitulatif des contrats en cours et des adhésions en attente, vous permettant de visualiser les revenus engagés à venir.

La vue Campagnes fonctionne car la source initiale d'un client est enregistrée dès son arrivée et n'est jamais modifiée ultérieurement. La vue Personnel fonctionne car chaque article vendu est associé à la personne qui l'a livré. Vous n'avez aucune intervention de votre part : l'intégration assure la mise à jour automatique des données.

Lire les chiffres sans deviner

Une règle simple vous évite de courir après le bruit :

• Un mauvais mois, ce n'est que du bruit. Regardez la tendance.
• Deux mauvais mois consécutifs signifient qu'il faut enquêter sur ce service ou ce membre du personnel en particulier.
• Trois mauvais mois exigent une action : un changement de personnel, une modification des prix ou une réorientation du budget marketing.

L'intérêt du tableau de bord est de rendre visible le deuxième mois sans avoir à passer une soirée entière à travailler sur des tableurs. C'est là le véritable gain opérationnel.

Pour la planification des rendez-vous, la carte thermique des visites répétées est plus pertinente que le simple indicateur de chiffre d'affaires. Un membre du personnel générant un chiffre d'affaires élevé mais avec peu de visites répétées est peu productif. À l'inverse, un membre du personnel avec un chiffre d'affaires modéré et un taux de visites répétées élevé se constitue un portefeuille clients rentable sur le long terme. Le tableau de bord affiche ces deux indicateurs côte à côte.

À quoi pourraient ressembler les chiffres

Ce sont des images composites illustratives, non pas celles d'un client réel, mais elles montrent l'évolution de la clientèle dans un spa comptant environ 1 400 clients :

• Extraction manuelle de feuilles de calcul chaque mois : huit à douze, entièrement éliminée.
• Délai entre « j’ai un mauvais pressentiment » et « je sais exactement ce qui ne va pas » : d’une semaine à un simple coup d’œil sur le tableau de bord le jour même.
• Décisions opérationnelles du premier trimestre traçables dans le tableau de bord : généralement trois à cinq, telles qu’un changement de personnel, la suppression d’une catégorie de services, une modification du budget d’une campagne et un test de prix.
• Un budget marketing a été réaffecté des canaux les moins performants : une part significative, avec une traçabilité claire permettant de justifier cette décision.

Le gain ne réside pas uniquement dans l'augmentation des revenus. Il s'agit plutôt de réduire le nombre de semaines pendant lesquelles une mauvaise décision est prise avant d'être corrigée. Cet avantage s'accumule mois après mois.

Pourquoi cela est important pour vos résultats

• Le niveau de détail de vos données détermine les questions auxquelles vous pouvez répondre. Les ventes détaillées vous permettent d'analyser les performances des services, du personnel et des campagnes. Les totaux quotidiens, quant à eux, masquent toutes ces informations.
• L'objectif principal est de repérer une tendance dès la deuxième semaine plutôt que la sixième. Un tableau de bord qui se met à jour automatiquement le permet.
• Le taux de visites répétées est un indicateur avancé. Il permet de savoir quel membre du personnel verra ses revenus augmenter et lequel verra ses revenus diminuer, bien avant que les chiffres d'affaires eux-mêmes ne soient publiés.

Essayez-le dans votre spa

Je suis curieux de voir ce que cela donne sur vos chiffres ? Consultez la page de l'application API.