Cliniko et HubSpot : rapports sur les praticiens et les lieux pour une clinique multidisciplinaire

Dès lors qu'une clinique regroupe une douzaine de praticiens de différentes disciplines, il devient impossible d'évaluer visuellement qui est le plus performant. Cette même question est posée chaque semaine par le responsable administratif, chaque mois par le directeur des opérations et chaque trimestre par le conseil d'administration, et la réponse ne devrait pas nécessiter la création d'un nouveau tableau à chaque fois.

Prenons un exemple concret : Harbourview Allied Health Collective, un groupement fictif de quatre sites regroupant 22 praticiens en physiothérapie, ergothérapie, diététique et physiologie de l’exercice. Le responsable du groupement a du mal à répondre à des questions interdisciplinaires simples. Combien de patients communs les physiothérapeutes orientent-ils vers la diététique chaque mois ? Quel praticien a le taux de renouvellement de rendez-vous le plus élevé ? Quel site a un calendrier qui fait baisser la moyenne du réseau ? Chaque question nécessite une nouvelle exportation des données, un nouveau pivot et une nouvelle série d’appariements manuels de patients.

Les questions auxquelles une clinique multidisciplinaire a réellement besoin de réponses

Une clinique de 22 praticiens fonctionne comme un petit réseau, et non comme un cabinet indépendant. La direction a besoin de réponses comme :

• Quels praticiens fonctionnent à pleine capacité, et lesquels fonctionnent bien en deçà ?
• Quelles associations de disciplines produisent le plus d'orientations internes (physiothérapie vers diététique, ergothérapie vers physiologie de l'exercice) ?
• Quel site génère la plus grande valeur vie client par nouveau patient, et pourquoi ?
• Quel professionnel de santé est le plus apte à transformer une première évaluation en un plan de soins continu ?

Ces données ne peuvent pas être exportées directement dans un tableur. Il est nécessaire de lier tous les éléments (patient, rendez-vous, praticien, lieu et plan de soins) pour pouvoir analyser les chiffres en profondeur.

Ce que vous coûte le processus de déclaration manuelle

Les rapports intégrés de Cliniko répondent aux besoins de base (revenu par praticien, nombre de rendez-vous par jour), mais ils ne permettent pas d'établir les liens nécessaires à une analyse interdisciplinaire. Un outil de reporting basé sur des données obsolètes perd le lien entre les recommandations de patients et nécessite l'intervention d'un analyste pour être maintenu à jour. Un tableur copié-collé convient pour 6 praticiens, mais devient inutilisable avec 22. Résultat : le responsable administratif recrée les rapports manuellement, le directeur des opérations attend des jours pour obtenir une réponse et les décisions sont prises sur la base d'informations incomplètes.

Comment fonctionne le reporting automatique

Lorsque CRMConnect connecte Cliniko à HubSpot, vos rendez-vous, patients, factures, praticiens, lieux et plans de soins deviennent des éléments constitutifs de vos rapports, automatiquement mis à jour et dont les liens sont préservés. Chaque rendez-vous étant déjà associé à son praticien et à son lieu, vous pouvez segmenter vos rapports selon ces critères sans effort supplémentaire. De plus, grâce à la connectivité des dossiers patients sur l'ensemble du réseau, le fil de transmission des soins est maintenu même lorsqu'un patient consulte plusieurs praticiens de différentes spécialités.

Voici le rapport que vous pouvez soutenir :

Performance du praticien. Pour chaque praticien : rendez-vous honorés au cours des 30 derniers jours, taux d'absence, taux de réservation (la part des rendez-vous honorés qui aboutissent à une autre réservation dans les 28 jours) et valeur moyenne des rendez-vous.

Performance du lieu. Pour chaque lieu : le taux de remplissage du calendrier par rapport aux heures disponibles des praticiens, le nombre de nouveaux patients acquis pendant la période et la valeur moyenne à vie des patients dans ce lieu.

Recommandations internes. Identifiez les patients ayant des rendez-vous dans plusieurs disciplines et regroupez-les selon l'origine et la destination de l'orientation. Ce rapport vous permettra de déterminer si votre modèle multidisciplinaire est véritablement multidisciplinaire ou s'il s'agit simplement de cabinets individuels partageant les mêmes locaux.

Accès limité par emplacement. Chaque responsable de clinique ne voit que ses propres patients et son activité, tandis que le directeur des opérations a une vue d'ensemble du réseau. L'indication du lieu sur chaque rendez-vous permet de clarifier et de garantir le respect de cette séparation.

Ce que vous découvrez généralement

Une clinique correspondant au profil d'Harbourview constate généralement, dès le premier mois, que deux ou trois praticiens fonctionnent à 95 % de leur capacité, tandis que deux autres sont en dessous de 55 %. Un site représente 80 % des consultations internes de physiothérapie vers la diététique, tandis que les trois autres sont proches de zéro. Enfin, le site ayant la plus grande valeur client à long terme n'est pas celui qui bénéficie du plus gros budget marketing. Autant d'éléments qui nécessitent une décision. Les rapports sont mis à jour automatiquement, le directeur des opérations cesse de demander « le tableur », et les rapports trimestriels au conseil d'administration ne prennent plus que 20 minutes au lieu de deux jours.

Comment utiliser équitablement les rapports des praticiens

Le nombre de praticiens est un outil de gestion, et non un indicateur public de performance. Deux mises en garde méritent d'être soulignées :

• Ne transformez pas le volume de rendez-vous en un classement affiché dans la messagerie interne. La durée des consultations et la complexité des cas varient selon les disciplines. Une évaluation de 75 minutes en physiothérapie périnéale ne représente pas la même unité de travail qu'une consultation de suivi de 20 minutes.
• N’intégrez pas les détails cliniques (notes de cas, diagnostics, spécificités des traitements) dans les tableaux de bord de gestion. La structure du plan de soins, comme les limites des séances et les étapes clés, est opérationnelle et peut être consignée. Le compte rendu clinique reste dans Cliniko.

Pourquoi cela est important pour votre clinique

Lorsqu'une douzaine de praticiens interviennent, l'intuition ne suffit plus et les rapports manuels ne sont plus assez rapides. Les rapports en temps réel sur les praticiens, les lieux et les orientations internes permettent de répondre instantanément, à chaque fois qu'on pose la question « qui est performant ? », grâce à des données concrètes. Le rapport sur les orientations internes, en particulier, est souvent négligé par les cliniques multidisciplinaires, et pourtant, c'est lui qui indique si votre modèle fonctionne réellement.

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