Cliniko et HubSpot : prouvez quelles publicités remplissent réellement les salles de soins.

Votre équipe marketing peut prouver quelle publicité a généré le remplissage du formulaire. En revanche, elle ne peut pas prouver quelle publicité a généré la réservation de l'évaluation initiale. Ce sont deux choses bien différentes, et seule l'une d'entre elles permet de payer le loyer.

Voilà le problème qui fait fondre discrètement des budgets publicitaires à six chiffres en kinésithérapie. Une campagne générant 80 formulaires remplis par mois semble prometteuse jusqu'à ce qu'on découvre que 60 de ces personnes ne faisaient que consulter le site, et que les rendez-vous pris provenaient majoritairement d'une autre publicité, avec deux fois moins de formulaires remplis.

Prenons un exemple concret. Lakeshore Physio and Sports Recovery est un cabinet fictif implanté sur trois sites, comptant 14 praticiens et environ 9 000 patients actifs. Ils dépensaient des sommes importantes en consultations externes payantes pour les lombalgies et la rééducation post-opératoire. HubSpot leur a indiqué le coût par formulaire rempli. Cliniko leur a présenté le nombre de consultations initiales programmées. Aucun lien n'ayant été établi entre ces deux données, le directeur marketing a décidé d'allouer le budget du mois suivant en se fiant à son intuition.

Pourquoi le formulaire rempli n'est pas la bonne ligne d'arrivée

La plupart des outils marketing considèrent le remplissage du formulaire comme le moment où une campagne a « fonctionné ». Cela se justifie pour un produit numérique. Dans une clinique de physiothérapie, le moment qui compte réellement, c'est le rendez-vous du patient pour sa première consultation, souvent 9 à 14 jours après avoir rempli le formulaire. Une fois le rendez-vous pris, la consultation effectuée et la facturation reçue, la campagne qui a permis d'amener le patient est déjà oubliée par votre système marketing.

Dans une clinique très fréquentée, les solutions de contournement habituelles échouent toutes. Demander à l'accueil d'indiquer la provenance de chaque patient est fait le mardi et oublié le mercredi. L'exportation hebdomadaire d'un tableur de Cliniko vers HubSpot crée des doublons dans les dossiers patients et accuse un retard d'une semaine. Le champ « Comment avez-vous entendu parler de nous ? » que les praticiens sont censés remplir se transforme la plupart du temps en « Autre ». Aucune de ces solutions ne résiste à l'emploi du temps réel d'une clinique.

Comment cela fonctionne-t-il une fois que Cliniko et HubSpot restent alignés ?

CRMConnect pour Cliniko et HubSpot résout le problème à la source : il synchronise automatiquement les dossiers des patients, les rendez-vous et les factures entre les deux systèmes, de sorte que la campagne qui a initialement amené un patient reste associée à ce patient jusqu'à la facturation.

Voici à quoi cela ressemble au quotidien :

• Chaque patient admis via un formulaire marketing conserve dans son dossier la campagne d'origine, même des mois plus tard.
• Chaque rendez-vous Cliniko est enregistré dans HubSpot comme une fiche distincte, avec les informations suivantes : patient, praticien, type de rendez-vous, lieu de la clinique et statut (réservé, arrivé, manqué, annulé). Lorsqu’une première consultation est réservée à 180 $, ce montant est automatiquement enregistré et converti en chiffre d’affaires dès l’arrivée du patient.
• Lorsque votre réception fusionne les dossiers des patients en double ou met à jour les coordonnées dans Cliniko, ces modifications sont automatiquement répercutées au lieu de laisser les données de la campagne d'origine bloquées dans un enregistrement que personne ne consulte.

Grâce à cette configuration, votre équipe marketing peut enfin générer le rapport essentiel : pour chaque campagne, le nombre de consultations initiales programmées, le nombre de patients ayant effectivement consulté et le chiffre d’affaires généré. Pour une analyse plus approfondie, cette même configuration permet également d’intégrer les factures Cliniko à HubSpot, afin de comparer le chiffre d’affaires programmé au chiffre d’affaires facturé, net de remises et d’ajustements.

Voici à quoi ressemblent généralement les chiffres

En se basant sur les chiffres illustratifs ci-dessus, Lakeshore constatait généralement dans les 60 premiers jours que la création publicitaire Instagram pour les douleurs lombaires qu'ils pensaient être la plus performante n'était en fait que troisième en termes de coût par évaluation reçue, et qu'une audience de remarketing Facebook plus discrète produisait des évaluations initiales à environ 60 % du coût.

Le simple fait de réaffecter les dépenses à ce signal tend à faire baisser le coût moyen par consultation initiale réservée, initialement compris entre 140 et 160 dollars, à un niveau compris entre 90 et 110 dollars en un trimestre. Cela ne nécessite pas d'augmenter le budget publicitaire ; il suffit d'orienter ce budget vers les publicités affichées dans la salle de soins.

Pourquoi cela est important pour votre pratique

Considérez le rendez-vous pris et honoré comme le véritable résultat de votre marketing, et non le formulaire rempli. Lorsque votre agenda, vos dossiers patients et vos factures sont automatiquement synchronisés avec votre système marketing, vous pouvez identifier précisément les campagnes qui génèrent des patients payants et celles qui ne génèrent que des clics.

Ce simple changement, qui consiste à passer du comptage des formulaires remplis au comptage des évaluations reçues, vaut généralement plus que n'importe quelle modification apportée aux annonces elles-mêmes, car il vous indique où arrêter de gaspiller de l'argent.

Vous souhaitez voir CRMConnect Cliniko intégré à HubSpot en action ? Consultez la page de l'application API.