Cliniko et HubSpot : des prévisions de revenus fiables pour une clinique de médecine sportive

Dans toute clinique en pleine croissance, il arrive un moment où le tableau de prévisions du lundi matin cesse d'être un outil et devient un fardeau. Le propriétaire ou le responsable financier le recrée manuellement. Les praticiens ne sont plus en phase avec les prévisions. La direction se dispute à propos de chiffres erronés, car les bons sont périmés depuis quatre jours. Les décisions sont prises à l'instinct.

Prenons un exemple concret. Northpoint Sports Medicine est une clinique fictive à forte activité, comptant 8 praticiens et réalisant un chiffre d'affaires annuel d'environ 2,4 millions de dollars. La facturation est gérée par Cliniko, tandis que les prévisions et les tableaux de bord sont hébergés sur HubSpot. Chaque lundi, le responsable financier exporte les données des deux systèmes, les combine dans un tableur, crée les prévisions à 30, 60 et 90 jours, et les diffuse par e-mail. Dès le mercredi, les chiffres sont erronés. Le vendredi, plus personne ne leur fait confiance.

Pourquoi les solutions habituelles ne fonctionnent pas

Le conseil habituel dans ce cas est d'utiliser un logiciel de comptabilité, comme Xero ou QuickBooks, entre Cliniko et HubSpot, et d'établir des prévisions à partir de ces données. Cette méthode fonctionne pour les impôts. En revanche, elle ne convient pas au pilotage de l'entreprise, car la comptabilité enregistre les factures et les encaissements déjà effectués, et non les créances à venir. Une fois les revenus intégrés au système comptable, il est trop tard pour agir.

L'autre approche courante consiste à utiliser un tableau de bord de reporting distinct, basé sur les données de Cliniko. Ce système offre certes un graphique attrayant à la direction, mais ne lui permet pas d'agir. C'est dans HubSpot que sont centralisées vos activités patients, vos actions marketing et votre pipeline. Séparer les prévisions dans un second système ne fait que créer deux séries de chiffres dont personne ne se fie pleinement.

Comment cela fonctionne-t-il une fois que Cliniko et HubSpot restent alignés ?

CRMConnect Cliniko vers HubSpot synchronise automatiquement vos rendez-vous et vos factures avec HubSpot, sous forme de deux flux distincts. Les rendez-vous constituent votre indicateur avancé : ils reflètent le chiffre d'affaires prévu. Les factures, quant à elles, représentent votre chiffre d'affaires confirmé : elles indiquent les montants facturés, payés ou passés en pertes. En combinant ces deux données, vous obtenez des prévisions fiables à 30/60/90 jours, mises à jour automatiquement dès qu'une information est modifiée dans Cliniko, et non plus à chaque ouverture d'un tableur.

Voici ce que cela vous donne :

• Chaque facture Cliniko apparaît dans HubSpot avec sa date d'émission, son statut, son montant net, la taxe, le total, les éventuelles remises et le nom du patient, ce qui permet de confirmer que les revenus sont toujours à jour.
• Chaque rendez-vous Cliniko apparaît avec sa date, le nom du praticien, le lieu de la clinique, le type et la valeur prévue, ce qui vous permet de voir les revenus réservés s'accumuler sur le calendrier.
• Les détails du plan de soins de chaque patient, tels que les limites de séances et la capacité restante, sont également visibles, ce qui évite que les prévisions ne comptabilisent deux fois un patient dont le plan d'assurance est sur le point d'expirer.

À partir de là, les prévisions à 30/60/90 jours correspondent à la somme de trois éléments : le chiffre d’affaires déjà encaissé sur la période, le chiffre d’affaires facturé et en attente sur la période, et le nombre de rendez-vous pris sur la période, ajusté en fonction de votre taux historique de facturation. Vous pouvez segmenter ces prévisions par praticien et par service, par bilan initial, par suivi, par bloc de traitement ou par forfait, et observer leur évolution par rapport aux prévisions semaine après semaine. Enfin, comme le dossier de chaque patient contient la campagne qui l’a amené à consulter, vous pouvez générer un véritable rapport de retour sur investissement marketing : dépenses publicitaires investies, chiffre d’affaires facturé.

Voici à quoi ressemblent généralement les chiffres

Une clinique correspondant au profil de Northpoint constate généralement une amélioration de la précision de ses prévisions, passant de 75 à 80 % (valeur de référence du tableur) à un peu plus de 90 % une fois les rendez-vous et les factures établis. Ces chiffres sont donnés à titre indicatif, mais la tendance se confirme.

Plus important encore que la précision, c'est le timing. Les prévisions sont mises à jour tout au long de la semaine, ce qui permet à la direction de cesser de débattre des chiffres du lundi précédent et de passer à l'action dès le jeudi matin. Le responsable financier récupère ainsi quatre à six heures par semaine auparavant consacrées à la reconstruction manuelle des données. Enfin, les discussions sur le retour sur investissement marketing se basent sur le chiffre d'affaires facturé plutôt que sur le nombre de formulaires remplis.

Forfaits de soins récurrents sans double comptage

La médecine du sport propose de nombreux forfaits : un forfait de six séances de traitement, un programme de reprise sportive de douze semaines ou un programme de rééducation post-opératoire. Grâce à la visibilité sur HubSpot des détails du plan de soins de chaque patient, notamment le nombre de séances autorisées et la capacité restante, les prévisions peuvent comptabiliser les revenus du forfait dès sa facturation, généralement en amont, et éviter de prévoir les revenus de séances déjà payées. Sans cette visibilité sur les plans de soins, les patients ayant souscrit un forfait sont souvent comptabilisés deux fois : une fois lors de la vente et une autre fois à chaque séance réservée.

Pourquoi cela est important pour votre pratique

Une prévision fiable repose sur deux éléments : les rendez-vous pris, indicateur avancé, et les factures, qui représentent vos revenus confirmés. La capacité du plan de soins de chaque patient sert de vérification. Assurez-vous que ces trois éléments soient bien renseignés avant de vous préoccuper des tableaux de bord.

Les tableurs ne sont pas lents parce qu'ils sont mauvais en soi. Ils le sont parce qu'ils nécessitent une intervention humaine pour être mis à jour. Intégrez cette mise à jour dans votre système et la corvée du lundi disparaîtra. De plus, les discussions sur le retour sur investissement marketing ne deviennent pertinentes que lorsque l'indicateur est le chiffre d'affaires facturé, et non le nombre de formulaires remplis.

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