ClinikoからSalesforceへのデータガバナンス：カイロプラクティックグループのためのフィールドレベルのパターン

ClinikoからSalesforceへのスプレッドシートの一括エクスポートは、あらゆる面で最悪です。統合されているように感じられるほどには最新ですが、同時に情報が古すぎて間違っている可能性もあり、また、不完全なため誰も完全に信頼してくれません。さらに、コンプライアンス担当者が患者データの取り扱い状況を示す必要が生じた際に、根拠となるデータが何も残らないという問題もあります。

具体例を挙げましょう。サミット・スパイン・アンド・ジョイント・カイロプラクティックは、3つのクリニック、9人のカイロプラクター、年間約140万ドルの収益を誇る架空のグループです。このクリニックは複数回通院型のケアプランを提供しています。コンプライアンス担当者は、どの患者情報がSalesforceに送られるか、営業・マーケティング部門の誰がそれを見られるか、そして何がいつ移動したかを明確に記録することを厳密に管理したいと考えています。現在の設定は、誰も完全に信頼していない定期的なスプレッドシートのエクスポートです。マーケティングチームはリアルタイムのデータを求めており、コンプライアンス担当者はガバナンスを求めています。どちらも正しいのです。

定期的なスプレッドシートのエクスポートが失敗する理由

コンプライアンス審査を通過できない3つの理由：

• 一か八かだ。 スプレッドシート形式でエクスポートすると、患者の詳細情報がすべて含まれるか、まったく含まれないかのどちらかになりがちです。これは、マーケティング部門が本当に必要とする情報だけを共有するという、本来の目的とは正反対です。
• 痕跡を一切残さない。 ファイルがSalesforceにアップロードされると、どの患者が、いつ、誰によってインポートされたかの記録は一切残りません。そのため、コンプライアンス審査では検証すべき事項が何もなくなります。
• それは作られた瞬間に時代遅れになる。 月次または四半期ごとのエクスポートでは、Salesforceには過去のデータが反映されます。Clinikoで行った修正（患者によるマーケティング同意の撤回、重複データの統合、レコードの修正など）はSalesforceには反映されません。

コンプライアンス担当者の「何かがおかしい」という直感は正しい。適切な設定を行えば、データを項目ごとに選択でき、両方のシステムを常に最新の状態に保ち、すべての変更履歴を記録できる。

ClinikoとSalesforceをより安全に接続する方法

CRMConnect Cliniko to Salesforceを使用すると、患者情報をSalesforceに送信する項目を一つ一つ正確に選択できます。意図的に有効にしない限り、何も共有されません。患者情報の更新は双方向で常に最新の状態に保たれるため、患者が同意を撤回したり、Clinikoで記録を修正したりした場合、Salesforceには数ヶ月以内に反映され、数ヶ月後に反映されることはありません。また、変更内容の記録も保持されるため、スプレッドシート方式では決して得られない履歴を把握できます。

責任を持って設定する方法

電源を入れる前に、データマップを作成してください。 Salesforceと共有する予定のClinikoの詳細情報をすべてリストアップしてください。それぞれの情報を、マーケティング用、運用用、または臨床医専用としてマークしてください。臨床医専用の項目は、決して共有されません。コンプライアンス担当者がこのマップに署名します。

連絡先情報のみを共有してください。双方向でお願いします。 マーケティングや業務運営上安全な情報、つまり氏名、メールアドレス、電話番号、住所、マーケティングに関する希望、患者が通院しているクリニックなどは、両方のシステムで最新の状態に保たれます。臨床情報、自由記述式のメモ、診断結果、治療計画などは、システムから除外されます。

ケアプランの内容ではなく、ケアプランの進捗状況を共有してください。 Salesforceは、ケアプランに関する構造的な情報（症例ステータス、許可されたセッション数、使用済みセッション数、請求限度額、マイルストーンの進捗状況など）を把握できます。しかし、患者の状態を説明する臨床的な記述やメモを見ることはありません。

Salesforceへのアクセス権限をデータマップに一致させる。 臨床現場のスタッフは、業務上安全な詳細情報を閲覧できます。請求担当スタッフは、請求書と支払いの詳細を閲覧できます。マーケティング担当スタッフは、マーケティング上安全な詳細情報のみを閲覧できます。これらの境界線を越えて閲覧できるのは、デフォルト設定による偶然ではなく、意図的な選択の結果です。

Clinikoを同意に関する唯一の信頼できる情報源にしましょう。 患者がClinikoでマーケティング同意を取り消した場合、その情報はSalesforceに即座に反映されます。Salesforce側では、同意を取り消すための管理された記録プロセスがない限り、同意内容は変更されません。

何が記録されるか確認してください。 記録の作成、更新、変更されたフィールド、および各変更の発生源がすべてログに記録されていること、保持期間がコンプライアンス体制に合致していること、およびコンプライアンス担当者がそれらの情報を検索する方法を知っていることを確認してください。

四半期ごとのレビューを予約しましょう。 コンプライアンス担当者、システム統合責任者、臨床ディレクターと四半期ごとに20分間のミーティングを行う。

四半期ごとのガバナンスレビュー

議題は簡潔かつ一貫性のあるものにしましょう。

• データマップが承認なしに変更されていないことを確認してください。追加事項があれば記録してください。
• 前四半期以降のSalesforceのアクセス権限の変更点を確認してください。共有データにアクセスする新たな役割やアクセス権限があれば特定してください。
• 四半期ごとの変更履歴を確認してください。少数の記録を抜き取り検査し、臨床関連の内容が漏れていないことを確認してください。
• マーケティング同意数を比較する。ClinikoとSalesforceのデータが一致していることを確認する。差異があれば調査する。
• 診療所のコンプライアンスファイルに、そのレビューの内容を記載してください。

四半期ごとに20分。スプレッドシート方式では、レビューする内容がないため、レビュー時間はゼロ分です。レビューを可能にするのは、記録された履歴です。

あなたのグループにとってこれは何を意味するのか

このパターンに従うカイロプラクティックグループは、「マーケティング部門とコンプライアンス部門が、これが安全かどうかについて意見が分かれている」状態から、「両者が署名済みの書面による合意を四半期ごとに見直す」状態へと移行します。マーケティングチームは、診療所を危険にさらすような記録を公開することなく、ケアプランの進捗状況、離脱患者の兆候、患者価値といった、望んでいたリアルタイムデータを入手します。コンプライアンス担当者は、必要な記録を入手できます。そして、CFOは、報告内容の信頼性について質問されることがなくなります。

CRMConnect ClinikoとSalesforceの連携動作をご覧になりたいですか？ APIアプリのページを見る.