HubSpotのDonorPerfectデータに基づくライブ資金調達ボードダッシュボード

毎月の資金調達委員会報告書は、小規模な非営利団体が作成する文書の中で最も費用のかかる定期的な文書です。金額ではなく、時間です。開発担当者は毎月3日間を費やしてデータを抽出し、ピボットテーブルを作成し、寄付が途絶えた寄付者リストを色分けし、その結果をスライドにまとめます。その資料が委員会に届く頃には、データは2週間前のものとなり、開発担当者は二度と取り戻せない半週間の労働時間を失っているのです。

このパターンは、国内のあらゆる学校財団、同窓会基金、地域財団で繰り返されている。理事会は、トレンドライン、セグメント別削減、目標達成度を求めている。データはDonorPerfectに存在するが、報告レイヤーは存在しないため、報告レイヤーは人間が担うことになる。

明らかな解決策が小さな店には適さない理由

ビジネスインテリジェンスツールを購入しようという衝動に駆られるだろう。しかし、そのほとんどは非営利団体の制約の下では機能しない。

高性能なBIツールには、データベースへの直接接続またはスケジュールされたエクスポートパイプラインに加え、そのツールの数式言語に精通した人材が必要です。しかし、4人規模の開発チームでは、そのような人材は通常存在しません。

DonorPerfectのネイティブダッシュボードは改善されましたが、寄付の分析方法はDonorPerfect独自のやり方であり、理事会が望むやり方ではありません。寄付と卒業生のエンゲージメントやイベント参加状況を組み合わせるには、DonorPerfect以外のデータが必要です。

手作業で作成したスプレッドシートは、列が追加されたり、行が移動したり、新しいコードが表示されたりすると、すぐに壊れてしまいます。どんなにうまく構築しても、いずれは劣化し、毎月、最も経験豊富な資金調達担当者がその再構築作業に追われることになるのです。

既に料金を支払っている可能性のあるレポートレイヤー

多くの財団が既に導入している最も安価なダッシュボードはHubSpotです。HubSpotは無料レポート、有料ダッシュボード、そして役員が閲覧すべきでない情報を見ることなくダッシュボードを閲覧できる権限モデルを提供しています。

DonorPerfectとHubSpot向けのCRMConnectは、生涯寄付額、平均寄付額、最高寄付額、初回および最終寄付日、寄付者タイプ、各寄付の完全な記録など、財務状況を常に最新の状態に保ちます。ダッシュボードには、先週エクスポートされたデータではなく、今日の寄付額が反映されます。DonorPerfectで新しいキャンペーンやアピールを追加しても、HubSpotのダッシュボードは何も再入力することなく動作し続けます。卒業生の卒業年度、在校生の保護者、理事会への所属など、DonorPerfectで関心のあるあらゆる詳細情報をHubSpotに取り込んでセグメンテーションを行うことができます。

取締役会長が実際に読む6つのダッシュボード

以下に例を示します。ノースブルック・スクールズ財団は、6,500人の卒業生や家族からの寄付者を持つ架空の学区財団です。実在する組織ではありません。

収益対目標（年初来）。1つのグラフ：今年度の累計収益を前年度および取締役会承認済みの目標と比較。これは、ほとんどの取締役会長が最初に確認する項目です。

キャンペーン別収益。今年実施されたすべてのキャンペーンについて、収益額、目標額、受け取った寄付額、平均寄付額、目標達成率を一覧できる並べ替え可能な表です。これは、開発担当ディレクターが毎週月曜日に使用しているビューです。

寄付者セグメント。寄付者数の表：今年新規の寄付者、昨年からの継続寄付者、再寄付者、寄付が途絶えた寄付者、継続寄付者のアップグレード、継続寄付者のダウングレード。理事会は計算式を必要としません。今年新規の寄付者数が寄付が途絶えた寄付者数を上回っているかどうかを確認すればよいのです。

高額寄付者リスト。生涯寄付額が貴団体の定める高額寄付基準額を超えているものの、最後の寄付から1年以上経過している寄付者のリストです。これらの寄付者には、メールではなく、直接担当者と連絡を取る必要があります。各寄付者には、フォローアップのタスクを割り当てられた開発担当者が配置されます。

定期寄付の健全性。アクティブな継続寄付者数、月平均寄付額、今月追加された継続寄付者数、今月失われた継続寄付者数、回復率。継続寄付者数は通常、最も予測可能な収入源であり、理事会はこれを毎月確認する必要があります。

寄付の約束と提案のパイプライン。段階別の主要寄付機会と、今後2四半期の予測。

これを役員会と共有するということは、全員に席を用意するという意味ではありません。ダッシュボードは、PDF形式のメールをスケジュール設定して送信することもできますし、役員会全員が閲覧専用のログインアカウントを共有することも可能です。

夜の時間を取り戻す

毎月5日は、まるで非常事態のように慌ただしい日であってはなりません。ダッシュボードが整備されていれば、役員会資料は既存のビューのスクリーンショットと、開発担当ディレクターが3日間ではなく90分で作成する1ページの解説文だけで済みます。「昨年500ドルから2,500ドルの寄付をした寄付者を抽出できますか？」といった月半ばの質問も、半日かかるピボットテーブルではなく、5分で済むフィルター処理になります。年次報告書や監査では、寄付総額とセグメント分類がDonorPerfectに反映されるため、財務担当者とプログラム担当者が同じ数値を確認できます。

ダッシュボードに載せてはいけないもの

取締役会は、メール開封率、ソーシャルメディアのフォロワー数、ウェブサイトのセッション数といった、見栄えだけの指標に傾倒しがちです。そうした傾向に抵抗しましょう。取締役会の役割は、財務上の監督であり、マーケティング戦略ではありません。ダッシュボードは、資金と寄付者に関するデータのみに絞りましょう。マーケティング委員会がエンゲージメントデータを必要とする場合は、別途ダッシュボードを用意してください。また、削減を積み重ねることにも抵抗しましょう。四半期ごとの取締役会サイクルでは、ダッシュボードは6つが適切な数です。7つ目、8つ目になると、会議は戦略レビューではなく、データレビューになってしまいます。

これがあなたの資金調達に意味すること

ノースブルック財団のような規模の財団（寄付者数6,500人、年間寄付額240万ドル）の場合、理事会への手動報告からHubSpotのリアルタイムダッシュボードへの移行により、通常、スタッフの作業時間を月15～20時間節約できます。3～5人の開発チーム全体では、これは年間約2万5千ドルから4万ドルのリソースを実際の資金調達に回せることを意味します。より大きな変化は会議そのものです。「これらの数字についてご説明します」から「これがトレンドで、私たちはこれに対してこうしています」へと変わります。

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