MindbodyとActiveCampaign：スプレッドシートはもう不要、適切なメンバーにメールを送ろう

生徒数230人の空手道場の奥の事務所に入ると、スプレッドシートがいくつも並んでいる。主任指導員が管理する現在の帯のランク表。アシスタントが管理する次回の帯昇級審査の受験者名簿。受付が管理する用具、道着、組手用パッド、武器の発注表。大会参加登録表。兄弟姉妹の生徒を覚えている人が管理する家族会員名簿。

これらのスプレッドシートはどれも互いに連携しておらず、メール配信ツールにもデータを提供していません。そのため、道場が昇級審査のリマインダーを送信すると、6か月後に最初の審査を受ける白帯の生徒や、先週審査を受けた茶帯の生徒の保護者など、全員に通知が届いてしまいます。購読解除率は上昇し、メールに対する信頼は静かに失われていきます。

架空の例を挙げてみましょう。ストーンパイン空手道場（例）は、生徒数230名、家族会員も多数抱える単一拠点の道場ですが、まさにこの問題に直面していました。オーナーは「メールツールにすべて入力すればいい」と2度試みましたが、スプレッドシートとMindbodyのデータが毎回異なる形で食い違っていたため、いずれも諦めました。

この記事では、スプレッドシートを廃止し、代わりに正確で的を絞った会員向けメールを送信する方法について説明します。

スプレッドシートに実際にかかる費用

明らかなコストは時間です。それぞれ異なる担当者が管理し、常に更新が必要な4つか5つのスプレッドシートは、簡単に週に4～6時間のスタッフ時間を消費します。つまり、年間約250時間もの時間を、教育や会員へのサービスではなく、人間データベースとして費やすことになるのです。

隠れたコストはさらに深刻です。会員は明らかに自分宛てではないメールを受け取り続けると、メールを全く読まなくなったり、購読を解除したりします。本当に重要な情報、例えばスケジュール変更、閉店、本格的なプロモーションなどを送る頃には、購読者の半分はあなたのメールに耳を傾けなくなっているでしょう。無関係なメールは無料ではありません。二度と取り戻せない、貴重な注意力を犠牲にしているのです。

既に持っているデータを活用する

Mindbodyは、これらのスプレッドシートが追跡している情報（帯のランク、年齢層、家族構成、用具のサイズ、トーナメント出場資格、テストの日程など）を既に保持しています。CRMConnectは、これらの情報をすべてActiveCampaignに自動的に取り込み、常に最新の状態に保ちます。

つまり、ActiveCampaignの単一の会員レコードには、生徒の帯のランク、年齢グループ、所属する家族、会費の支払い者、ユニフォームのサイズ、次回の帯昇級審査の日程、大会出場資格の有無など、すべての情報が格納されます。1つのレコードでスプレッドシートの4行分の情報が置き換えられ、しかも自動的に更新されます。

3つのスプレッドシートを置き換える3つのリスト

ActiveCampaignで、保存済みリストを3つ作成します。それぞれのリストは1つのスプレッドシートを置き換え、自動的に更新されます。

帯昇級審査の候補者リスト。 今後30日以内に帯の昇級審査を受ける予定の現役生徒は、自動的にリストに追加されます。主任指導員がMindbodyで審査日を設定した日には、その生徒がリストに表示されます。手作業による名簿管理は不要です。

装備品の再注文。 最後に制服を注文してから9ヶ月以上経過した生徒を自動的に含めます。これにより、おそらく柔道着がサイズアウトしてしまった子供たちを、四半期ごとに各家庭に催促することなく把握できます。

トーナメントプール。 大会出場資格のある生徒を、該当する帯の色と年齢区分に自動的に含めます。大会主催者は、登録開始時刻の朝に、毎回最新のリストを取得します。

次に、保護者向けにもう1つリストを追加します。これは、家族会員に紐づく有料の大人たちの家族連絡リストです。9歳の子どもの帯昇級審査のリマインダーは、子ども本人ではなく保護者に送られるべきであり、家族関係データによってそれが自動的に行われます。

自動実行されるメール

これらのリストを用意したら、3つのシンプルな自動メール配信シーケンスを設定します。

ベルト試験対策。 生徒が帯昇級審査の受験者名簿に登録すると、審査前の30日間にわたって、確認メール、審査の流れに関する注意事項、制服チェックのリマインダー、審査前日の準備事項、審査翌日の結果通知といった一連の短い通知が送られてきます。

装備品の再注文。 学生がギア再注文リストに登録されると、登録済みのサイズが表示されたサイズ確認メールが送信され、注文がない場合はフォローアップメールが1通送信されます。

トーナメントサイクル。 学生がトーナメントプールに参加すると、登録開始、登録締め切り、および大会前日の運営に関するメールが届き、登録が完了すると自動的に登録リストから外れます。

ActiveCampaign内では各生徒の出席状況を追跡することもできるため、主任講師は別のスプレッドシートを開くことなく、誰が継続的に出席しているか、誰が出席頻度が低下しているかを把握できます。

これはあなたのスタジオにとって何を意味するのか

この規模の道場での代表的な導入例では、スプレッドシートを廃止することで、スタッフの作業時間を週に約4～6時間、年間約250時間節約できます。さらに重要なのは、チームがスプレッドシートへの依存をやめ、Mindbodyを唯一の信頼できる情報源として信頼するようになることです。つまり、誰も「本当の」コピーを別に保管しなくなるため、Mindbody内のデータ自体がよりクリーンになるのです。

メール配信の結果も大きく変わります。一斉送信メールの購読解除率は、通常60日以内に半減します。これは、明らかに自分宛てではないメッセージが学生に届かなくなるためです。茶帯の学生は、白帯のオリエンテーションメールを受け取らなくなります。

Stone Pineにとって、ギアの再注文シーケンスだけで、第1四半期のシステム統合費用を回収することができた。9か月時点での均一な再注文率は、親が自発的に気づいたことによる緩やかな35％から、サイズを意識したリマインダーによって65～70％へと確実に上昇した。

これらの数字はあくまで例示です。既に整理整頓された記録を持つ道場では、時間の節約効果は小さくなります。一方、記録が乱雑な道場では、はるかに大きな時間の節約効果が得られます。

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