Mindbody と Keap: Keap 内のクライアント データを手動で再作成するのをやめる

過去2年以内にマーケティングをKeapに切り替えたスタジオオーナーに、最初の1ヶ月がどうだったか聞いてみてください。彼らは、スプレッドシート、データのインポート、そして顧客の詳細を一つ一つ手作業で作り直すという、時間のかかる骨の折れる作業について話してくれるでしょう。目標、怪我の履歴、パッケージの残高、マイルストーンの日付。これらはすべて既にMindbodyに保存されていたものですが、すべてをゼロから再構築しなければなりませんでした。

きめ細やかなパーソナルトレーニングスタジオを運営している場合、各トレーナーはクライアントごとに8～15項目の詳細を記録します。例えば、目標、体組成、怪我の履歴、トレーニングの好み、食事に関するメモ、目標達成日、自宅にあるトレーニング器具、スケジュール上の制約などです。Mindbodyはこれらの情報をすべて保持します。一方、Keap単体では、最初は何も記録されません。誰かが一つ一つ作成し、表示方法を決定し、ラベルを付け、Mindbodyに接続して実際にデータが入力されるようにする必要があります。

その作業は時間がかかります。勤勉なトレーナーでも、構築、接続、テストインポートを含めて、1時間にせいぜい4つの詳細設定しかできません。それを15個の詳細設定で掛け合わせ、さらにトレーナーがそれぞれ自分のビューを必要とする人数で掛け合わせると、設定だけで数日かかります。ほとんどのスタジオは途中で諦めてしまい、結局、誰も信用しない、中途半端なKeap環境になってしまうのです。

以下に具体例を示します。グラナイトベイ・パーソナルトレーニング（架空のスタジオ）は、1つの拠点に5人のトレーナーと140人の顧客を抱える小規模なスタジオですが、この方法を2回手動で試しました。しかし、どちらの試みも設定段階で失敗しました。トレーナーたちは2週間、昼休みを使って顧客情報を手作業で再構築しましたが、その作業にうんざりし、結局、Mindbodyをすべての管理に使用し、目標追跡用に別途スプレッドシートを使用するという従来の方法に戻りました。

Keapアカウントの初日の画面

CRMConnect Mindbody to Keapは、クライアントの詳細情報を自動的に設定します。セットアップ中に、ウェルネスビジネスの運営に必要な基本機能を構築し、手動での設定は一切不要です。

Keapアカウントは初日から、すべてのクライアントについて以下の情報を把握しています。

• 利用者の身元と出身地：Mindbodyの利用履歴、現在の会員ステータス、総訪問回数、最終訪問日、利用したサービス、担当スタッフ。
• パッケージに関する現状：会員資格の有効期限、残りのセッション数、契約内容、自動支払いが有効かどうか。
• 購入履歴：初回購入特典の履歴、最終購入金額、購入日。
• 顧客のエンゲージメント度合い：初回訪問日、生涯総訪問回数、生涯収益。

これは標準的な設定にとどまりません。あなたのスタジオ独自の詳細情報も反映されます。パーソナルトレーニングスタジオがMindbodyでクライアントの目標（減量、可動性、筋力、競技特化型、怪我からの回復など）を追跡している場合、その情報がKeapに自動的に取り込まれます。Keapのドロップダウンメニューに手動で入力する必要はありません。

つまり、トレーナーは初日にクライアントの記録を開くと、クライアントの目標、怪我の記録、希望するトレーニング日、契約プラン、残りのセッション数、総訪問回数、前回の訪問回数、次回の予約日時などを確認できます。これまでスプレッドシートで管理していたすべての情報が、マーケティングツールに統合されたのです。

データが初日だけでなく、その後も有用であり続ける理由

初日は簡単な部分です。難しいのは次の12ヶ月間です。顧客は新しいパックを購入したり、目標を達成したり、目標を変更したり、好みを更新したりします。今日正しい顧客情報でも、来月には古くなってしまうような情報は何の価値もありません。常に最新の状態に保たれている情報こそが、実際にフォローアップの原動力となるのです。

CRMConnectは、すべての情報を自動的に最新の状態に保ちます。クライアントが新しい12パックを購入すると、パッケージ名、残りのセッション数、最終購入履歴がKeapに即座に更新され、適切なキャンペーンにタグ付けされます。設定済みの更新リマインダー、マイルストーン達成のお祝い、トレーナーへのフォローアップなども、変更を認識して自動的に処理します。手動で情報を更新する必要は一切ありません。

顧客情報が常に最新の状態に保たれているからこそ、有用性を維持できるのだ。それが最も重要な点である。

トレーナーが自分の作業リストを入手する方法

クライアントの詳細情報がすべて揃っていれば、各トレーナーは技術的な作業を必要とせずに、Keap上で独自のビューを作成できます。

トレーナーの毎日のリストには、次の予約順に並べられたアクティブなクライアントが表示されます。新規クライアントは自動的に表示され、予約が途絶えたクライアントは自動的にリストから削除されます。

更新リストには、残りのセッションが3回以下のクライアントがトレーナーごとにグループ化されて表示されるため、各トレーナーは自身の更新パイプラインを確認できます。

マイルストーンリストには、100回以上の来店を達成したものの、まだお祝いのメッセージを受け取っていない顧客がリストアップされています。これにより、自動的にお祝いのメッセージとギフトカードが送られるようになり、それがスタジオの顧客維持のための恒例行事となっています。

負傷者監視リストには、過去1週間にトレーニングを行ったものの、現在も負傷の記録があるクライアントが表示されるため、ヘッドトレーナーはフォローアップのフォームチェックが必要なクライアントを一覧で確認できる。

技術的な設定は一切不要です。トレーナーがスプレッドシートを管理する必要もありません。詳細は自動的に入力され、リストも自動的に更新されます。

これはあなたのスタジオにとって何を意味するのか

この規模のスタジオでの導入例を見ると、通常、セルフサービス方式で必要となる手動セットアップ作業（トレーナー5名でトレーナー1名あたり4～6時間、さらに管理作業に8～12時間）が、わずか1時間程度の設定作業にまで削減されます。つまり、セットアップだけで、トレーナーと管理担当者の作業時間を合わせて30～40時間も節約できることになります。

その後もコスト削減効果は続きます。新しいプログラムを開始しても、既存のものを再構築する必要はありません。Mindbodyで新しい「モビリティ・マンデーズ」ワークショップが開始されると、参加者が購入すると同時に、Keapに自動的にデータが反映されます。Keapに手を加える必要は一切ありません。

グラナイトベイにとって真の成功は、トレーナーたちが初めてKeapを使用したことだった。2回の手動設定が失敗した後、3回目の試みで成功したのは、トレーナー自身が設定する必要がなかったからだ。彼らが別個のスプレッドシートで追跡していたクライアントの目標や怪我の記録もそのまま引き継がれた。

これらの数値はあくまで例示です。実際に節約できる時間は、Mindbodyに既にどれだけの顧客情報を登録しているか、そしてその情報の一貫性によって異なります。

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