MindbodyとQuickBooks：毎月のデータ入力なしで全ての売上を同期

手作業による簿記の隠れたコスト

会計にQuickBooks Onlineを使用している、複数の拠点を持つウェルネスブランドを例に考えてみましょう。Mindbodyのすべての売上（小売、サービス、会員費、チップ、口座支払い）は、適切なアカウントに、適切な税務処理を施して、適切な拠点ごとに、QuickBooksに正しく記録される必要があります。

現在、経理担当者はMindbodyの売上レポートを月に一度エクスポートし、スプレッドシート形式に変換してからQuickBooksにインポートしています。この作業は、店舗ごとに月1日かかります。このブランドは4店舗を展開しているため、経理担当者は毎月4日間をデータ入力に費やしていることになります。

キャッシュフローの可視化こそ、最も大きな機会損失と言えるでしょう。月次決算では、ブランドは実際の収益状況を把握するのに3週間も遅れてしまいます。採用、マーケティング費用、高額商品の購入といった意思決定は、古いデータに基づいて行われてしまうのです。売上を発生と同時にQuickBooksに取り込むことで、オーナーと経理担当者は最新のキャッシュポジションを把握し、来月ではなく今週中に対応できるようになります。

月々の輸入にかかる実際の費用

基本的なシステム統合では、売上を合計金額として一括して送信するため、会計担当者が必要とする品目ごとの詳細情報が失われてしまいます。カスタム構築されたソリューションは通常、マッピングは正しく行われますが、ブランドが新しいサービスや新しい拠点を追加した途端に機能しなくなります。

会員会計は、単純なアプローチでは最も失敗しやすい分野です。月々の会費は、会員期間中に支払われるものであり、一度に全額が支払われるものではありません。12ヶ月契約で前払いされた場合も、12ヶ月にわたって支払われます。ほとんどの基本的なシステム連携では、全額が即座に記録されるため、今月の収益が過大計上され、年末に会計処理が混乱する原因となります。

AppConnectが売上をリアルタイムで配信する方法

AppConnectの売上および明細項目コネクタは、Mindbodyで発生したすべての売上をリアルタイムでQuickBooks Onlineに送信します。各売上には、個々の商品、価格、税金、割引、場所、支払い方法など、すべての詳細情報が含まれます。各商品は、適切なアカウントに、適切な場所に関連付けられてQuickBooksに取り込まれます。

経理担当者は、月ごとの一括インポートではなく、最新かつ正確なQuickBooksの元帳データを受け取ることができます。

AppConnectは、その時点での売上（小売、飛び込み、チップなど）と、継続的な収益または契約収益との差額を管理します。時間をかけて得られるべき収益は適切な場所に計上され、適切な月次で認識されるため、経理担当者が月末に手作業で仕訳を行うことなく、帳簿に正しい収益認識が反映されます。

払い戻しによって処理が完結します。Mindbodyで発行された払い戻しは、元の販売を参照しながら元の入力の取り消しとして処理されるため、監査証跡はクリーンなままです。払い戻しは月末の予期せぬ問題ではなくなり、クリーンで継続的な流れとなります。

仕組みを分かりやすく説明するとこうなります

売上と明細項目コネクタを有効にすると、それ以降、Mindbodyのすべての売上が自動的にQuickBooks Onlineに転送されます。各項目は、小売、サービス、会員制など、種類に基づいて適切なアカウントにマッピングされ、売上は正しい場所と税務処理で記録されます。照合できない売上（たとえば、新しい製品タイプ）が発生した場合はアラートが生成されるため、経理担当者はその日のうちに処理できます。

最初の1か月は、新しいライブストリームを、経理担当者が手作業で作成していたものと並行して実行してみる価値があります。両者は一致するはずです。不一致があれば調査し、マッピングをより厳密にします。例外アラート（投稿に失敗した売上、マッピングのない新規アイテム、税金エラーなどに関するSlack通知）を設定することで、経理担当者は月末に問題を発見するのではなく、その日のうちに対応できます。

4つの拠点で削減された代表的な簿記業務時間

以下に架空の例を示します。4つの拠点を持つウェルネスブランドは、月に約3,400件の取引を処理しています。売上データをQuickBooksにストリーミングすることで、MindbodyからQuickBooksへの月次データインポートにかかる経理担当者の作業時間は、約32時間から3時間未満（監査と例外処理のみ）に短縮されます。月末締め処理期間は約1週間短縮されます。QuickBooksに項目ごとの税額内訳が保持されるため、税務申告の精度も向上します。

監査の正当性が大幅に向上します。QuickBooksのすべての取引は、商品、場所、支払い方法、税金の内訳など、Mindbodyの特定の売上に紐づけられ、すべてが正確に記録されます。年末監査はより迅速かつ効率的に実施できます。会計事務所の請求時間も削減され、これは統合によるメリットとなります。

これがあなたの収益にとって重要な理由

最新の会計処理は、正確性、締め処理時間、意思決定の質など、あらゆる重要な指標において、月次バッチ会計よりも優れています。項目ごとの詳細な記録は帳簿に必ず記載すべきです。なぜなら、一括合計では会計士が必要とする情報が失われてしまうからです。また、複数の拠点を持つブランドにとって、各売上をその場所でタグ付けしておくことは必須です。QuickBooksにデータが入力される段階で正しく処理すれば、その後のすべてのレポートの信頼性が確保されます。

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