ClinikoとSalesforce：医療関連クリニックの90日間収益予測

財務担当者が毎週月曜日にスプレッドシートで予測を再構築しているということは、その企業が既存の予測ツールでは対応しきれなくなっている明確な兆候です。一定の規模を超えると、スプレッドシートはもはやツールではなく、ボトルネックとなってしまうのです。

具体例を挙げましょう。サウスバンク・インテグレーテッド・ヘルスは、理学療法、栄養学、心理学、運動生理学の分野で19名の専門家を擁し、年間売上高が約310万ドルの架空の大規模クリニックです。財務マネージャーは毎週月曜日に90日間の予測を手作業で再構築しています。請求書はClinikoで管理され、パイプラインはSalesforceで管理されています。しかし、誰もこの予測を完全に信頼していません。資金提供を受けたケアプランによって、スプレッドシートでは一貫性のない処理しかできない、繰り返し発生する請求対象活動が加わります。経営陣の会議では、毎週火曜日のかなりの時間を、正しい数字に基づいて行動するのではなく、どの数字が正しいかを議論することに費やしています。

月曜日のスプレッドシートがあなたの足を引っ張っている理由

この規模のスプレッドシートによる予測は、次の3つの点で不十分です。

• すぐに風味が落ちてしまう。 それは作成された時点では正確だが、一日も経たないうちに古くなってしまう。
• スライスするのに時間がかかる。 施術者別またはサービスライン別に方向転換するには何時間もかかり、列名も常に一致しない。
• 積立型プランの上限に達していない。 公的医療保険制度には、請求できる金額の上限が設けられています。スプレッドシートでは、この上限を正確にモデル化することはほとんどなく、既に上限に達している公的医療保険収入を過大に予測したり、間もなく更新される予定の収入を過小に予測したりしてしまいます。

その結果、経営陣は予測に基づいて行動するのではなく、議論を重ねるばかりだ。真のコストは、財務担当者の労働時間（もちろんそれも重要なのだが）ではなく、意思決定の遅さにある。

他のアプローチが不十分な理由

ClinikoとSalesforceの間に会計ソフトウェアを挟むと、税務上の収益データは得られますが、運用予測はできません。なぜなら、会計ビューは既に発行された請求書に基づいており、既に予約されたアポイントメントに基づいていないからです。Clinikoからエクスポートしたデータに基づいて独立したレポートダッシュボードを作成しても、経営陣はグラフを見ることはできますが、営業パイプラインやプログラム活動が既に存在するSalesforce内で作業できる環境がありません。また、予測機能を独立したツールに分離すると、互いに矛盾する2つのシステムを作成することになります。

自己更新型予測の仕組み

CRMConnectがClinikoとSalesforceを接続すると、Clinikoの請求書と予約情報、セッション制限や請求上限などのケアプラン情報が自動的にSalesforceに取り込まれます。予測は3層構造のSalesforceレポートとして作成され、自動的に更新されます。月曜日の再構築作業は不要になります。

3つの層：

確定収益。 当該期間内に支払われた請求書。これは既に認識された金額です。

収益の可能性が非常に高い。 当該期間に予約され、実際に来店したアポイントメントの数に、来店したアポイントメントを支払い済みの請求書に結びつけた過去の実績率を乗じ、さらに、支払いの確実性に応じて重み付けされた未払い請求書の数を加えたもの。

再生可能で、容量に限りがある収益。 有効な公的医療保険プランの場合、予測収益はプランで請求可能な金額を上限とします。これが最も重要な点です。公的医療保険プランには上限があり、予測は決してその上限を超えてはなりません。

これら3つのレイヤーが揃ったら、予測を医療従事者別、サービスライン別（初回アセスメント、フォローアップ、グループプログラム、パッケージなど）に細分化できます。これにより、予測が集中している箇所と、リソースが遊休状態にある箇所を経営陣が把握できるようになります。

報告頻度

経営陣には、手動で再構築する必要のない、自動的に更新される週次予測を送信します。財務部門と月次で差異レビューを実施し、数週間前の予測と実際の結果を比較します。この比較によって、予測の精度は継続的に向上します。

これから得られるもの

サウスバンクのようなクリニックでは、3層構造のSalesforce予測システムを導入すると、スプレッドシートによる予測精度が75～82%から90%台前半にまで向上するのが一般的です。財務マネージャーは週に4～6時間の時間を節約できます。経営陣は予測について議論するのをやめ、予測に基づいて行動を開始します。そして、多くの医療関連事業所で予測誤差の最大の原因となっている過大評価や過小評価ではなく、資金提供を受けた収益が正確に予測されるようになります。

資金提供を受けた計画を責任を持って管理する

資金提供を受けたケアプランの追跡こそがこの予測の精度を高める鍵ですが、それには責任が伴います。プラン、資金源、患者の資格状況は、マーケティングデータではなく、機密性の高い業務上の詳細情報です。これらは財務・業務報告書に表示し、マーケティング報告書には含めないようにしてください。共有する項目を一つ一つ選択できるため、明確な線引きが可能です。

これがあなたのクリニックにとって重要な理由

予測を手作業で再構築すると、それは火曜日には間違ったスナップショットとなり、水曜日には議論の種となります。一方、Salesforce内のClinikoの請求書、予約、資金提供プランの上限といったリアルタイムのデータに基づいて予測を構築すれば、経営陣が人員配置、キャパシティ、成長計画を立てる上で役立つ、最新かつ信頼できる数値となります。財務担当者は単なるスプレッドシート操作者ではなく、アナリストへと成長していくのです。

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