ClinikoとActiveCampaign：女性健康クリニック向けリアルタイム医療従事者レポートシステム

クリニックの成長に伴い、月次の診療報告書を手作業で作成することが非現実的になる段階が必ず訪れます。報告書が経営陣の受信箱に届く頃には、データは古くなっています。診療科別にデータを分析するには半日かかります。また、どの患者が長期的に通院を続け、どの患者が静かに離れていくのかを明確に把握することもできません。

具体例を挙げてみましょう。オーロラ・ウィメンズ・ヘルス・コレクティブは、骨盤理学療法士、女性専門医、授乳コンサルタントなど11人の医療従事者を擁する、3つの拠点を持つ架空の診療所です。現在、経営陣はClinikoのエクスポートデータをスプレッドシートに貼り付けることで、月に一度、医療従事者の業績を報告しています。この数値は前月の実績を表しています。専門分野ごとに分類するには手作業によるフィルタリングが必要です。また、どの医療従事者の患者が6か月後も通院しているかといった、継続的な状況把握はできません。

スプレッドシートのスケーリングが停止する理由

3つの拠点と複数の専門分野にまたがる11人の実務家を抱えるこの組織では、毎月のスプレッドシートで以下の質問に答える必要がある。

• 担当医師、場所、サービスライン別に予約状況を表示。
• 施術者一人当たりの平均請求額。
• 再受診率とは、一定期間内に再受診する患者の割合のことです。
• 長期的な関与とは、6ヶ月前に診察を受けた患者のうち、現在も治療を受けている患者の割合を指します。
• 産前・産後クラスのグループセッションへの参加。

それぞれが異なる内訳を示している。報告書の作成には半日かかり、経営陣がそれを確認する頃にはデータは2週間前のものとなり、それに基づいて行動するタイミングは既に過ぎてしまっている。

Clinikoがレポートにデータを提供すると、どのように機能するのでしょうか？

CRMConnect ClinikoとActiveCampaignは、患者の活動状況をマーケティングツールやレポートツールと自動的に同期させます。すべての連絡先には、実際の予約履歴（訪問した場所、最終予約日、総予約回数、最近の予約回数など）が記録されます。予約が完了すると、各連絡先には担当医師、場所、予約の種類が自動的にラベル付けされます。請求書の活動状況も同期されます。

つまり、マーケティングツール内のレポートとマーケティングキャンペーン自体が、常に最新の状態に更新される同じデータに基づいて動作するということです。毎月のスプレッドシート作業は不要になります。

こちらがライブ配信でご覧いただける内容です。

• 医療従事者の視点：月間の予約件数、初回受診者と再受診者の割合、および平均請求額。
• 地域別のビュー：来院予約数、新規患者獲得数、新規患者と再来患者の内訳。
• 長期的なエンゲージメント状況の把握：初診から6ヶ月が経過した患者のうち、現在も通院している患者と、通院が途絶えてしまった患者を把握する。これはマーケティングチームが最も必要としているものの、現状では把握する方法がない状況だ。

グループ形式の産前・産後クラスは、個別相談とは別に実施されるため、グループ参加が施術者の個人参加者数に影響を与えることはありません。

数字は概ねどのような形になるか

オーロラのプロフィールに合致するクリニックでは、通常、最初の60日以内に3つの所見が見つかります。これらの数字はあくまで例示ですが、傾向は一貫しています。

まず、毎月のスプレッドシート作業という煩雑な作業がなくなり、毎月約半日分の時間を節約できます。次に、経営陣は、1人か2人の医師が他の医師よりも6か月後の患者維持率が著しく高いことに気づき、従来の報告方法では完全に隠されていた臨床面および運営面での議論が始まります。さらに、地域ごとの新規患者獲得状況がリアルタイムで可視化されるため、マーケティングチームは四半期ごとではなく週単位で地域間の予算配分を調整できるようになります。

1対1の人数を歪めることなくグループセッションを実施

妊婦向けグループ教室、産後回復グループ、骨盤底筋クラスは、女性向けクリニックの主要な収益源であり、その収益を測定する必要があります。しかし、グループ参加者数を施術者の個別参加者数に含めると、両方の数値が歪んでしまいます。統合することで、両者を分離することができます。グループセッションは、参加者一人ひとりの個別予約としてではなく、グループ参加者数として記録されるため、施術者の個別参加者数は正確に把握でき、グループ参加者数は独自の報告項目として扱われます。

正しく保つべきこと

ラベルが自動的に生成されるようになると、それを第二の患者記録として利用したくなるかもしれません。しかし、それは避けてください。これらのラベルは、レポート作成やマーケティングのためのシグナルであり、それ以上の意味はありません。患者記録はClinikoに保存されています。「患者は現在妊娠中です」や「患者は産後回復期です」といったラベルを作成していることに気づいたら、すぐにやめてください。前者はマーケティングツールには一切存在すべきではありません。同意に関わる臨床的な文脈情報だからです。後者は、何らかの目的で使用される必要がある場合でも、Clinikoから自動的に生成されるべきであり、手動で管理すべきではありません。

これがあなたの診療にとって重要な理由

予約完了時に自動的に適用される施術者と場所のラベルが基本となる。まずはこれらのラベルをスムーズに利用できるようにし、その上にレポートを構築していく。

個人予約とグループ予約の番号は別々のデータストリームで管理してください。これらを混同すると、医療従事者の評価表が誤解を招く可能性があります。また、マーケティング用のラベルは患者記録ではないことを覚えておいてください。Clinikoが患者記録です。この統合により、両者が混同されることなく、常に同期が保たれます。

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