Mindbody와 Calendly: 프런트 데스크 정리 없이 경로 추천 예약 관리하기

한 데이 스파에서 캘렌들리를 사용하여 추천 예약을 관리합니다. 이 스파는 세 명의 시술자가 제공하는 14가지 서비스를 제공하며, 각 서비스는 소요 시간, 가격, 이용 가능한 공간, 시술자가 다릅니다. 추천을 해준 업체(대부분 지역 내 다른 업체)에게 고객을 대신하여 적절한 시술자, 공간, 소요 시간을 선택해달라고 요청하는 것은 현실적으로 어렵습니다.

그래서 현재 이 스파는 "추천 예약"이라는 이름의 일반적인 캘린들리 링크 하나만 운영하고 있고, 프런트 데스크에서는 모든 예약을 수동으로 다른 예약으로 연결하고 있습니다. 이는 온라인 예약 시스템의 존재 이유 자체를 무색하게 만듭니다.

여러분의 협력 파트너들도 이 문제에 관심을 갖고 있습니다. 지역 병원에서 여러분의 스파로 환자를 보내준다면, 병원 측에서는 환자가 온라인으로 예약하고 방문하는 과정이 매끄럽게 진행되기를 바랍니다. 만약 접수 담당자의 실수로 예약 시간이 변경되어 환자가 다른 시간대로 재예약된다면, 병원 측에서도 그 사실을 알게 될 것입니다. 이러한 불편한 인수인계 과정이 반복되면, 병원 측은 더 이상 환자를 보내주지 않을 것입니다.

수동 정리 작업에 드는 비용

모든 진료 의뢰 예약을 수동으로 재조정하는 것은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 매우 불안정합니다. 접수 담당자는 일반적인 예약 내용을 해석하고, 적절한 서비스와 담당자를 파악하고, 실제 예약 가능 시간을 찾아 다시 입력해야 합니다. 게다가 환자가 받은 기존 예약 확인 정보도 잘못된 상태입니다. 모든 단계에서 환자가 알아챌 수 있는 오류가 발생할 가능성이 있습니다.

그 이면에는 예약 가능 시간 관련 문제가 숨어 있습니다. 하나의 일반 예약 링크에는 14가지 서비스 모두에 적용 가능한 시간이 표시되어야 합니다. 하지만 이렇게 최소 공통분모로 설정된 예약 가능 시간은 대부분의 서비스에 맞지 않습니다. 예를 들어 90분 마사지만 가능한 시간에 30분 페이셜을 예약할 수는 없습니다. 따라서 일반적인 예약 시스템은 특정 서비스의 예약을 초과하거나 실제 예약 가능 시간을 숨기게 됩니다. 어느 쪽이든 예약 손실이 발생하고 프런트 데스크는 그 손실을 만회해야 합니다.

그 대신 어떻게 작동하는지 알아보세요

CalendarConnect는 추천인이 Calendly 양식에서 선택한 서비스를 읽어 Mindbody에서 해당 서비스, 제공자, 위치 및 기간에 맞는 예약을 자동으로 생성합니다. 또한 해당 서비스에 적합한 제공자 풀에서 사용 가능한 제공자를 선택합니다. 추천, 직접 예약, 패키지 상담 등 다양한 예약 흐름을 운영하는 경우, 각 흐름에 맞는 로직을 적용할 수 있습니다.

예약 가능 여부 기능도 제대로 작동합니다. 추천을 통해 서비스를 선택하면, 예약 가능한 시간과 해당 위치에서 이용 가능한 제공업체 정보가 정확하게 표시되며, 실제 예약 가능한 시간대만 보여주는 축소된 정보가 아닙니다. 따라서 과도한 예약을 유발하지 않고도 전체 예약 가능 시간을 투명하게 공개할 수 있습니다.

시술실과 장비는 필수입니다. 레이저 시술에는 레이저 시술실이 필요하고, 마사지에는 마사지실이 필요합니다. Mindbody 시스템은 어떤 서비스에 어떤 공간이 필요한지 이미 알고 있으며, CalendarConnect도 이를 준수합니다. 따라서 프런트 데스크에서는 시스템 오류로 인해 레이저 시술 예약이 매니큐어 시술실로 배정되는 등의 번거로운 상황 없이 예약을 변경할 수 있습니다.

설정하신 내용

간단히 말해서, 전체 시스템은 다음과 같습니다. 14가지 서비스를 선택할 수 있는 간단한 드롭다운 메뉴가 있는 Calendly 예약 링크 하나와, 여러 장소를 운영하는 경우 장소 선택 메뉴가 있습니다. 백그라운드에서 해당 드롭다운 메뉴의 각 옵션은 Mindbody의 해당 서비스, 제공자 풀, 객실 및 시간대와 한 번씩 매칭됩니다.

그 후에는 작업이 눈에 띄지 않게 진행됩니다. 추천 파트너는 링크 하나만 공유하면 됩니다. 환자는 원하는 서비스를 선택하고, 실제 예약 가능 여부를 확인한 후 예약합니다. 예약 정보는 Mindbody에 정확하고 완벽하게 작성된 예약으로 입력되며, 접수 데스크에서 다시 연결할 필요가 없습니다. 팀에서는 어떤 드롭다운 옵션이 어떤 서비스에 해당하는지 보여주는 간단한 참고 자료를 만들어 둘 수 있지만, 실제로 필요한 경우는 거의 없을 것입니다.

선택한 서비스에 요청 시간에 이용 가능한 제공자가 없는 드문 경우에 어떻게 처리할지도 직접 결정할 수 있습니다. 양식에서 가장 빠른 예약 가능 시간을 제안하거나, 다른 제공자를 추천하거나, 일반적인 예약 접수로 돌아갈 수 있습니다. 스파의 특성에 맞는 방식을 선택하세요.

알아두면 유용한 몇 가지 상황

추천을 통해 더 이상 제공하지 않는 서비스(예: 이전 패키지)를 선택한 경우, 이전 옵션을 대체 서비스로 연결하여 기존 추천 링크가 계속 작동하도록 유지하면서 원하는 일정에 따라 이전 옵션을 종료할 수 있습니다.

자격을 갖춘 의료진 중에서 어떻게 선택할지도 직접 결정할 수 있습니다. 팀 전체를 대상으로 돌아가며 선택하는 방식, 가장 바쁜 의료진을 기준으로 업무량을 분산하는 방식, 또는 신규 고객 상담 시 경력 의료진을 우선 배정하는 방식 등 스파 운영 방식에 맞는 방식을 선택하세요.

매니큐어와 페디큐어를 함께 제공하는 콤보 서비스는 하나의 예약 옵션으로, 적절한 시술자와 적절한 총 소요 시간을 고려하여 두 번의 연속적인 예약을 가능하게 합니다.

이것이 스파에 미치는 영향은 무엇일까요?

가상의 예를 들어보겠습니다. 세 명의 의료진이 14가지 서비스를 제공하는 단일 지점 데이 스파에서 주당 약 25건의 추천 예약을 처리한다고 가정해 보겠습니다. 이 라우팅 시스템을 도입한 후 프런트 데스크의 고객 재배정 시간이 주당 약 3시간에서 0시간으로 줄어듭니다. 추천 고객이 하루 뒤에 다시 예약하는 대신 처음부터 원하는 서비스를 예약하기 때문에 추천 전환율도 약간 향상됩니다.

가장 큰 효과는 추천 프로그램 자체에 나타납니다. 추천 파트너들은 환자들이 만족스러운 경험을 하게 되어 더 행복해지고, 기존 파트너들은 더 자주 추천을 해줍니다. 추천을 통해 유입된 환자들이 예약하고, 방문하고, 시술까지 완료하는 과정이 확실해지면서 추천 마케팅의 경제성이 확보되고, 결국 투자할 가치가 있는 채널이 되는 것입니다.

CalendarConnect Mindbody와 Calendly가 어떻게 연동되는지 직접 보고 싶으신가요? API 앱 페이지를 보세요.