Mindbody와 Calendly: 모든 상담을 자동으로 해당 스파 위치로 전송합니다.

네 곳의 지점을 운영하는 스파 그룹에서 상담 예약을 위해 하나의 캘린들리(Calendly) 퍼널을 사용합니다. 고객은 원하는 서비스와 지점, 시간을 선택합니다. 현재 이 예약은 일반적인 예약으로 처리되어 지역 관리자가 수동으로 해당 예약을 올바른 지점으로 재배정해야 합니다. 때때로 관리자가 실수를 하여 고객이 다른 지점의 예약 시간에 엉뚱한 스파에 방문하는 경우가 발생합니다.

예약 오류는 프런트 데스크 업무 중 최악의 실수입니다. 모두가 정중하게 대처하지만, 아무도 재방문 예약을 하지 않습니다.

브랜드 이미지에도 악영향을 미칩니다. 그룹 내 각 스파는 저마다 고유한 분위기, 의료진, 전문 분야를 가지고 있습니다. 잘못된 장소로 안내된 고객은 예상과 다른 경험을 하게 되고, 심지어 원하지 않는 의료진에게 서비스를 받는 경우도 많습니다. 예약 자체는 이루어지더라도 어딘가 어색한 느낌을 받게 됩니다. 결국 "다른 곳에 가려고 했는데 다른 곳에 갔다"는 식의 리뷰가 쌓이기 시작하고, 그동안 공들여 구축해온 좋은 이미지가 무너지기 시작합니다.

경로 오류로 인한 비용

잘못된 예약 건 하나당 두 배의 손실이 발생합니다. 첫째, 고객을 잃게 됩니다. 잘못된 장소에 나타나는 실수를 용서하고 다시 예약하는 고객은 거의 없기 때문입니다. 둘째, 지역 관리자의 시간을 낭비하게 됩니다. 사업 성장에 도움이 되는 업무에 집중해야 할 시간에 매주 몇 시간씩 예약 확인 및 수정에 허비하게 되기 때문입니다.

임시방편으로 라우팅 규칙을 짜깁기해서 이 문제를 해결하려 하면 결국 한 문제를 다른 문제로 바꿔놓을 뿐입니다. 주소 기반 추측은 정확한 주소가 없는 클라이언트에게는 제대로 작동하지 않습니다. 기본 위치로 대체하는 방식은 모든 사용자를 조용히 한 사이트로 유도해 버립니다. 공급자 기반 라우팅은 공급자가 위치를 변경하는 순간 제대로 작동하지 않습니다. 각각의 해결책은 새로운 예외 상황을 만들어내고, 문제가 발생할 수 있는 상황 목록은 계속해서 늘어납니다.

정확한 경로 설정 작동 방식

CalendarConnect는 고객이 Calendly 양식에서 선택한 위치를 읽어와 Mindbody의 해당 위치에서 적절한 서비스, 담당 의료진, 그리고 회의실을 선택하여 예약을 생성합니다. 특정 위치에서 이용 가능한 의료진 중에서 가장 적합한 의료진을 선택하며, 첫 번째 선택이 불가능한 경우 설정된 규칙에 따라 다른 의료진을 배정합니다.

설정은 한 번만 정의하면 되는 간단한 규칙 집합입니다. 각 위치 옵션은 실제 위치에 매핑되고, 각 서비스는 해당 위치에서 이용 가능한 올바른 서비스에 매핑되며, 모호한 경우에는 어떻게 처리할지 결정합니다. 나중에 새로운 위치를 추가하려면 기존 맵을 재구성할 필요 없이 한 줄만 추가하면 됩니다. 이 시스템은 비즈니스 규모에 맞춰 확장할 수 있습니다.

이 시스템은 여러 장소에서 근무하는 의료 제공자도 처리할 수 있습니다. 예를 들어, 두 곳에서 각각 이틀씩 근무하는 의료 제공자는 두 곳 모두의 예약 가능 인원에 등록될 수 있으며, 예약은 선택한 날짜에 해당 의료 제공자가 있는 장소로 연결됩니다. 따라서 의료 제공자는 두 개의 일정을 관리할 필요가 없습니다.

설정하신 내용

전체적인 과정은 간단합니다. 네 곳의 스파 지점을 모두 연결하고, 서비스 선택기와 지점 선택기가 포함된 하나의 캘렌들리 예약 링크를 만들어 각 지점 옵션과 해당 스파를 연결하고, 각 서비스를 해당 스파의 적절한 서비스와 연결합니다. 그런 다음 각 지점별로 테스트 예약을 한 번씩 실행하여 모든 예약이 제대로 연결되는지 확인하고, 하나의 링크를 네 지점 전체의 마케팅에 적용합니다.

그 이후로는 마케팅 팀에서 4개의 예약 링크 대신 하나의 링크만 관리하면 됩니다. 예약 양식의 선택기가 각 예약을 올바른 위치로 연결해 주기 때문에 사이트별 캠페인에서 모두 동일한 링크를 사용할 수 있습니다. 매달 한 번씩 각 지점에서 간단한 테스트 예약을 진행하여 모든 것이 제대로 연결되는지 확인하고, 문제가 발생할 경우 조기에 발견할 수 있도록 하세요.

알아두면 유용한 몇 가지 상황

때때로 고객이 실수로 잘못된 위치를 선택하는 경우가 있습니다. 예약은 고객이 지정한 위치로 기록되며, 지역 관리자는 뉴욕 주소를 가진 고객이 마이애미 예약을 하는 경우처럼 명백히 잘못된 사례를 확인하고 고객이 출발하기 전에 연락할 수 있습니다.

제공자가 한 위치에서 다른 위치로 영구적으로 이동하면 Mindbody 할당이 변경되고 적격 풀이 자동으로 업데이트됩니다. 이전 위치에서는 더 이상 해당 제공자를 제공하지 않고 새 위치에서 제공하기 시작합니다. 수동으로 재구성할 필요가 없습니다.

매장이 리모델링이나 직원 교육 등으로 일시적으로 문을 닫을 경우, Mindbody에서 해당 매장을 '이용 불가'로 표시하기만 하면 Calendly 양식에서 해당 매장이 다시 영업을 시작할 때까지 예약 목록에서 숨겨집니다. 고객은 문 닫은 매장을 예약할 수 없습니다.

이것이 스파 그룹에 미치는 영향은 무엇일까요?

가상의 예를 들어보겠습니다. 4개의 지점을 운영하는 스파 그룹에서 주당 약 40건의 지점 간 상담이 있다고 가정해 봅시다. 정확한 예약 경로 설정을 완료한 후, 잘못된 경로로 예약된 건수가 주당 약 3건에서 0건으로 줄어듭니다. 지역 관리자가 예약 경로 오류를 수정하는 데 소요하는 시간도 사라집니다. 또한, 예약 확인 이메일에 처음부터 정확한 지점 주소가 포함되어 있기 때문에 예약 참석률도 향상됩니다.

그룹 수준 보고서가 드디어 의미를 갖게 됩니다. 예약 건수, 전환율, 노쇼율, 예약당 수익 등 모든 데이터를 네 개 지점에서 동일한 방식으로 구조화하여 비교할 수 있습니다. 지역 관리자는 네 개의 복잡한 대시보드 대신 하나의 효율적인 대시보드를 통해 어느 지점이 잘 운영되고 있는지, 어느 지점에 개선이 필요한지 명확하게 파악할 수 있습니다.

CalendarConnect Mindbody와 Calendly가 어떻게 연동되는지 직접 보고 싶으신가요? API 앱 페이지를 보세요.