Mindbody와 Calendly: 실시간 예약 동기화로 프런트 데스크의 혼란을 없애세요

한 메디컬 스파에서는 신규 고객 상담 예약에 Calendly를 사용하는데, 웹사이트 팀이 예약 위젯을 매우 유용하게 생각하기 때문입니다. 실제 예약 정보는 Mindbody에 저장되며, 시술자의 일정, 시술실, 시술 시간 등이 Mindbody에 등록되어 있습니다. 예약 정보 전달은 수동으로 이루어지는데, 프런트 데스크 직원이 Calendly 알림을 확인하고 각 예약을 Mindbody에 다시 입력합니다.

결과는 예상했던 그대로입니다. 프런트 데스크에서 확인하기 전에 두 고객이 캘린들리에서 같은 시간을 예약해 버려서 이중 예약이 발생합니다. 의료진은 전혀 몰랐던 예약 때문에 당황하게 됩니다. 캘린들리에서 당일 취소가 발생해도 마인드바디에 전달되는 데 몇 시간이 걸리고, 그 결과 비어있는 공간이 생기고 다른 의료진이 그 자리를 채우게 됩니다.

고객에게도 문제가 발생합니다. 캘런들리와 마인드바디 모두 자체적으로 예약 확인을 보내는데, 고객은 한 예약에 대해 두 개의 확인 메일을 받게 되고, 접수처에서 예약 후 내용을 수정했을 경우 세부 정보가 서로 모순되는 경우도 있습니다. 고객은 어떤 메일이 진짜인지 헷갈려 하고, 심지어는 잘못된 시간에 나타나는 경우도 있습니다.

수동 인수인계에 드는 비용

한 시스템에서 다른 시스템으로 모든 예약을 일일이 다시 입력하는 것은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라, 더 심각한 것은 신뢰성을 떨어뜨려 금전적 손실과 고객 신뢰도 하락으로 이어집니다. 중복 예약이 발생할 때마다 사과 전화를 해야 하고, 결국 고객을 잃게 되는 경우가 많습니다. 예상치 못한 예약 변경은 담당자의 신뢰를 잃게 만들고, 취소 내역이 확인되지 않아 발생하는 빈 객실 손실은 다른 고객에게 다시 예약될 수 있는 기회를 놓치게 합니다. 또한, 중복되거나 서로 모순되는 예약 확인은 아직 도착하지도 않은 고객에게 조직이 제대로 관리되지 않고 있다는 인상을 남깁니다.

이 문제는 예약 변경 과정에서 가장 심각하게 발생합니다. 고객이 캘린들리에서 예약을 변경하면 기존 예약은 취소되고 새로운 예약이 생성됩니다. 만약 이 두 가지 변경 사항이 별개의 것으로 처리된다면, 마인드바디 시스템에서는 예약 취소 후 완전히 새로운 예약이 생성되고 기존 예약과의 연결이 끊어지게 됩니다. 메모, 상담 시 답변, 예약 내역 등이 모두 손실되어 담당자는 아무런 맥락 없이 새로운 예약만 보게 됩니다.

그 대신 어떻게 작동하는지 알아보세요

CalendarConnect는 이러한 관계를 올바른 형태로 바꿔놓습니다. Calendly는 공개 예약 경험을 담당하고, Mindbody는 예약 일정을 관리합니다. 모든 Calendly 예약은 정확한 서비스, 제공자, 위치 및 시간 정보를 포함하여 몇 초 만에 Mindbody 예약으로 변환됩니다. 프런트 데스크는 더 이상 단순히 예약을 처리하는 곳이 아니라, 본래의 안내 데스크 역할을 되찾게 됩니다.

예약 변경은 하나의 깔끔한 변경 사항으로 처리됩니다. 고객이 예약을 변경하면 기존 Mindbody 예약 정보가 새로운 시간, 새로운 기간 또는 새로운 담당자로 업데이트됩니다. 예약 내역은 그대로 유지되며, 초기 상담 시 답변도 그대로 첨부됩니다. 담당자는 취소 내역과 새로운 예약이 뒤섞인 복잡한 기록이 아닌, 하나의 기록만 관리하게 됩니다.

취소는 실시간으로 처리됩니다. 취소된 예약 시간은 몇 초 안에 Mindbody에서 비어 있게 되므로, 당일 다른 고객이 바로 재예약할 수 있습니다. 취소 정책도 그대로 적용됩니다. 늦은 취소나 노쇼의 경우 수수료가 부과되도록 표시되며, 24시간 이내에 재예약을 하는 고객은 원래 예약 날짜로 배정됩니다. 한 번의 예약이라면 이런 사항들이 중요하지 않을 수 있지만, 매주 80건의 예약이 있다면 매우 중요한 문제입니다.

설정하신 내용

설정은 간단합니다. Calendly와 Mindbody를 연결하고, 각 Calendly 예약 유형을 Mindbody의 서비스, 제공자 풀 및 위치와 연결한 다음, 즉시 예약 동기화를 활성화하여 새 예약이 몇 초 내에 게시되도록 하고, 예약 변경 및 취소 동기화를 활성화하여 중복 없이 변경 사항이 반영되도록 합니다. 이 설정이 완료되면 프런트 데스크에서는 Calendly 탭을 닫고 Mindbody를 단일 일정 관리 도구로 사용할 수 있습니다.

두 가지 설정을 제대로 해야 합니다. 첫째, Calendly에서 보내는 확인 이메일을 최소화하거나 비활성화하여 고객이 Mindbody에서 보내는 확인 이메일만 받도록 하세요. 이렇게 하면 중복 확인 메일 문제를 해결할 수 있습니다. 둘째, Mindbody에서 예약 간 간격 시간(예약 사이의 정리 시간)을 설정하고 Calendly 양식에서도 이를 준수하도록 설정해야 합니다. 그래야 어느 시스템에서도 의료진의 예약이 과도하게 잡히는 것을 방지할 수 있습니다.

알아두면 유용한 몇 가지 상황

서비스 제공자들은 하루 중 언제든 근무 가능 시간을 변경합니다. 서비스 제공자가 근무 시간을 연장하거나 오후에 휴무를 정하면 Calendly 양식에 즉시 반영되므로 고객은 서비스 제공자가 더 이상 예약할 수 없는 시간을 예약할 수 없습니다.

의료진이 갑작스럽게 병가를 내면 Mindbody에서 해당 의료진의 근무 불가 여부를 표시하고, Calendly를 통해 예약된 당일 일정은 선택한 메시지와 함께 취소됩니다. 정책에 따라 해당 예약 가능 시간대는 대체 의료진이 예약할 수 있게 됩니다.

정기적인 예약, 예를 들어 매주 받는 페이셜 관리 같은 경우는 마인드바디(Mindbody)에서 직접 설정하는 것이 가장 좋습니다. 캘렌들리(Calendly)는 첫 예약이나 일회성 예약에 적합한 도구입니다. 각 도구의 장점을 살려 사용하면 전체적인 예약 과정을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.

이것이 스파에 미치는 영향은 무엇일까요?

가상의 예를 들어보겠습니다. 한 곳에 위치한 메디컬 스파에서 5명의 의료진이 주당 약 80건의 상담을 캘렌들리를 통해 진행한다고 가정해 봅시다. 실시간 동기화 기능을 도입한 후, 중복 예약이 주당 약 4건에서 0건으로 줄었습니다. 프런트 데스크에서 예약을 다시 입력하는 데 소요되는 시간도 주당 약 6시간 감소했습니다. 당일 취소로 인해 재예약 가능한 시간이 몇 시간에서 몇 초로 단축되어 빈 객실이 채워지게 됩니다.

제공자 만족도는 소유주가 체감할 수 있는 방식으로 향상됩니다. 제공자들은 예상치 못한 예약에 대한 불만을 더 이상 하지 않습니다. 아침에 확인하는 스케줄이 실제로 수행하는 스케줄과 일치합니다. 신규 제공자는 Mindbody만 배우면 되기 때문에 더 빨리 적응할 수 있습니다. Mindbody 외에도 매 근무 전에 알림함을 확인하는 습관을 들일 필요가 없습니다. 전체 운영이 간소화되고, 간소화된 운영은 더 쉽게 성장할 수 있도록 해줍니다.

CalendarConnect Mindbody와 Calendly가 어떻게 연동되는지 직접 보고 싶으신가요? API 앱 페이지를 보세요.