마음과 몸, 그리고 줌: 모든 수업을 위한 줌 미팅, 별도의 설정 필요 없음

수업 전 허둥지둥하는 것이 왜 팀원들을 조용히 지치게 만드는 걸까요?

하이브리드 요가 스튜디오는 매주 약 35개의 온라인 수업을 운영합니다. 각 수업마다 적절한 호스트, 정확한 시간, 수업 이름, 그리고 수업 시작 전에 예약 고객에게 전송될 참여 링크가 포함된 Zoom 회의가 필요합니다. 스튜디오 매니저는 수업당 약 10분을 이 모든 것을 수동으로 설정하는 데 소비합니다. 이는 매주 거의 6시간을 행정 업무에 허비하는 셈인데, 결국 아무런 성과도 없이 자동으로 생성되어야 할 회의를 만드는 데만 매달리는 것입니다.

하지만 온라인 교육은 취약하기도 합니다. 관리자가 바쁜 화요일 아침에 수업을 놓치고, 강사가 오전 6시 55분에 접속했지만 회의 일정이 없고, 고객들은 존재하지도 않는 회의실을 기다리며 시간을 허비하게 됩니다. 이런 상황은 환불 요청으로 이어지고, 고객은 온라인 교육 프로그램을 계속 운영할 가치가 있는지 의문을 품게 됩니다.

눈에 띄지 않는 비용도 있습니다. 수동으로 일정을 잡으면 일정이 일관성 없이 정해집니다. 어떤 주에는 "오전 7시 빈야사"이고, 다음 주에는 "오전 7시 빈야사 플로우"입니다. 강사 이름이 들어가는 일정도 있고, 없는 일정도 있습니다. 고객들은 받은 편지함에서 뒤죽박죽이고 즉흥적인 패턴을 보게 되고, 스튜디오는 어수선하다는 인상을 받게 되어 결국 고객 유지율에 조용히 악영향을 미칩니다.

수동 프로세스의 실제 비용은 얼마일까요?

눈에 보이는 비용은 주당 6시간이지만, 숨겨진 비용은 훨씬 더 큽니다.

수동으로 처리하는 모든 단계는 누락될 가능성을 높입니다. 회의에 불참하면 수업이 제시간에 시작되지 못하고, 변경된 일정이 Zoom에 반영되지 않으면 고객이 잘못된 링크로 접속하게 됩니다. 강사가 갑자기 바뀌면 이메일 수신자가 잘못 지정될 수도 있습니다. 이러한 사소한 문제들은 개별적으로는 심각해 보이지 않지만, 모두 합쳐지면 온라인 프로그램이 불안정하게 느껴지고, 결국 고객들이 예약을 중단하는 이유가 됩니다.

그다음은 누구도 좋아하지 않는 시간 함정입니다. 스튜디오의 현지 시간, 회의 시간, 그리고 각 고객이 알림을 확인하는 시간이 모두 일치해야 하는데, 이 시간들은 일 년에 두 번 서머타임이 적용될 때마다 바뀝니다. 이 시간을 잘못 맞추면 고객은 2주 동안 계속해서 한 시간 일찍 알림을 받게 됩니다.

수업에서 자체 회의를 생성하면 어떻게 작동하나요?

ZoomConnect는 Mindbody에서 수업이 예약되는 순간 자동으로 Zoom 회의를 생성합니다. 회의에는 수업 이름, 호스트 강사, 그리고 정확한 현지 시간이 포함됩니다. 수업 일정이 변경되거나, 취소되거나, 다른 강사에게 배정되는 경우에도 Zoom 회의는 자동으로 변경됩니다.

배포 방식도 동일합니다. 예약 고객은 원하는 일정에 따라 수업 참여 링크를 받게 됩니다. 24시간 전, 1시간 전, 또는 두 시간 모두 가능합니다. 오전 7시 수업을 오전 6시 58분에 예약한 고객도 즉시 링크를 받을 수 있으며, 취소로 인해 재예약한 고객도 마찬가지입니다. 이러한 막바지 예약 건들은 수동 프로세스로는 처리하기 어려운 부분인데, 이 시스템에서는 원활하게 작동합니다.

링크가 포함된 이메일은 일반적인 Zoom 초대처럼 보이지 않고 브랜드 이미지가 반영되어 있으므로, 고객의 받은 편지함에 도착했을 때 마치 스튜디오에서 보낸 것처럼 보입니다.

녹화 및 강사 교체는 처리됩니다.

두 가지 만성 두통이 같은 방법으로 사라졌습니다.

녹화: 많은 스튜디오에서 실시간 수업에 참석하지 못한 고객을 위해 온라인 수업을 녹화합니다. ZoomConnect는 수업 종료 후 녹화 파일을 가져와 수업 기록에 첨부하고 실시간 수업을 놓친 고객에게 이메일로 전송할 수 있습니다. 강사는 수업 후 Zoom을 사용할 필요가 없으며, "수업을 놓쳤는데 녹화본을 받을 수 있을까요?"라는 이메일도 더 이상 오지 않습니다.

강사 교체: 강사가 결석하여 Mindbody에서 수업이 대리 강사에게 재배정되면 ZoomConnect는 회의 호스트에게 업데이트를 제공하고 올바른 강사 이름이 포함된 링크 이메일을 다시 전송합니다. 대리 강사는 Zoom 계정에 미리 등록할 필요가 없습니다.

설정하기

시작은 간단한 일회성 설정으로 완료됩니다.

1. ZoomConnect 설정에서 Mindbody와 Zoom을 연결하세요. 마법사가 단계별로 안내해 드립니다.
2. Zoom 링크를 받을 수업 유형을 선택하세요. 하이브리드 스튜디오는 가상 수업과 하이브리드 수업만 표시합니다.
3. 알림 시간은 한 번만 설정하세요: 24시간 전, 1시간 전, 그리고 마지막 1시간 이내에 예약하는 사람에게는 즉시 알림을 보낼 수 있습니다.
4. 가입 이메일이 스튜디오처럼 보이도록 발신 주소와 브랜딩을 선택하세요.
5. 수업이 취소되었을 때 어떻게 처리할지 결정하세요. 줌 회의를 완전히 삭제할지, 아니면 기록을 남기기 위해 취소 상태로 유지할지 정하세요. 대부분의 스튜디오는 기록을 보관합니다.
6. 녹화 여부를 결정하세요: 온라인 수업을 자동으로 녹화하여 실시간 수업에 참석하지 못한 고객에게 링크를 보낼지 여부를 정하세요.

그 후 스튜디오 매니저는 줌 회의 일정을 잡는 것을 중단합니다. 35개의 주간 수업은 아무도 줌을 건드리지 않아도 회의 일정, 링크 및 알림을 받게 됩니다.

수치는 어떻게 나올까요?

예를 들어 설명해 보겠습니다. 회원 수가 약 220명이고 주 35개의 온라인 수업을 운영하는 가상의 단일 장소 하이브리드 요가 스튜디오를 생각해 보세요.

• 스튜디오 매니저는 일주일에 약 5.5시간, 즉 전체 준비 시간을 절약합니다.
• 줌 링크가 작동하지 않아 시작하지 못하는 수업이 한 달에 한두 개에서 0개로 줄었습니다.
• 늦게 예약한 사람들의 참석률이 올라가는데, 오전 6시 58분에 예약한 사람이 바로 링크를 받고 실제로 참석하기 때문입니다.

몇 달 후, 고객 유지 효과가 나타납니다. 알림 메시지가 꾸준히 발송되고 브랜드 이메일이 전문적으로 느껴지면서 온라인 수업 불참률이 감소합니다. 예전에는 "링크를 받지 못했다"는 이유로 불참했던 고객들도 더 이상 그런 핑계를 댈 수 없게 됩니다. 온라인 수업 정원 충족률은 더욱 안정되고 예측 가능한 범위로 유지되어 수업 일정을 잡기가 쉬워지고 강사들은 온라인 수업에 투자하는 노력이 가치 있다고 느끼게 됩니다. 이 수치는 예시일 뿐 실제 고객의 결과는 아닙니다.

이것이 당신의 스튜디오에 중요한 이유

• 팀에서 매주 똑같은 방식으로 수작업하는 모든 것은 제거 대상이 될 수 있습니다. 주 6시간씩 하면 연간 300시간입니다.
• 줌 회의를 하나 만드는 것 자체는 어려운 일이 아니었습니다. 진짜 어려웠던 건 회의 진행 과정, 즉 일정 변경, 취소, 재예약, 막판 예약자, 시간 변경 등이었습니다. 이 모든 과정을 자동화하는 것이 바로 이 프로그램을 안정적으로 만드는 비결입니다.
• 브랜드 링크 이메일은 단순한 허영심이 아닙니다. 고객이 신뢰하는 이메일과 스팸 메일함으로 직행하는 이메일의 차이를 만들어내는 요소입니다.

한번 시도해 보세요

이것이 여러분의 수업 시간표에 어떻게 적용될지 궁금하신가요? API 앱 페이지를 보세요.