심신과 줌: 스스로 출석률을 추적하는 가상 수업 출석 관리 시스템

하이브리드 출석 관리 시스템에 휴식 시간이 필요한 이유는 무엇일까요?

한 하이브리드 필라테스 스튜디오에서는 스튜디오 수업과 Zoom 온라인 수업을 병행합니다. 강사는 Mindbody iPad를 사용하여 스튜디오 수업 참석자들의 출석을 확인합니다. Zoom 온라인 수업 참석자들은 회의에 접속하여 수업을 듣고 나가지만, Mindbody에서는 아무도 출석을 표시하지 않습니다. 그 결과, 출석 보고서가 잘못되고, Mindbody 팩 방문 횟수가 제대로 계산되지 않으며, 온라인 수업을 네 번 수강한 고객은 한 달이 지난 후에도 팩 방문 횟수가 총 열 번으로 표시되는 문제가 발생합니다.

보통 사업주는 월말에 이 사실을 알게 되면 줌(Zoom) 로그와 마인드바디(Mindbody) 예약 내역을 대조하여 수십 건의 출석 기록을 일일이 입력해야 합니다. 이는 몇 시간씩 걸리는 지루한 작업이며, 이미 받았어야 할 수익이 몇 주 동안 미수금으로 남아 있다는 것을 의미합니다.

이러한 기록 오류는 마케팅에도 악영향을 미칩니다. 예를 들어, 온라인 강의에 네 번이나 참석했지만 기록상으로는 한 번도 참석하지 않은 것으로 되어 있는 고객은 자동 이메일 시스템에서 이탈 직전의 회원으로 인식됩니다. 따라서 시스템은 꾸준히 참여해 온 고객에게 재가입 캠페인을 보내게 되고, 고객은 혼란스러워하며, 관련 없는 이메일을 받는 회원들은 결국 모든 이메일을 무시하게 됩니다.

출석률 격차가 실제로 발생시키는 비용은 얼마일까요?

가장 큰 손실은 매출 감소입니다. 패키지 가격에 영향을 주지 않는 모든 온라인 수업은 고객이 사실상 무료로 수강한 수업이며, 한 달 동안 진행되는 하이브리드 수업으로 계산하면 실제 수익 손실로 이어집니다.

눈에 잘 띄지 않는 또 다른 비용은 양방향 신뢰의 상실입니다. 보고서가 현실을 제대로 반영하지 못하게 되면 어떤 강좌를 계속 운영할지 확신 있는 결정을 내릴 수 없게 됩니다. 또한 회원들은 남은 방문 횟수가 기억과 일치하지 않는다는 것을 알아차리게 되고, 간단한 안내 데스크 확인조차 어색한 협상으로 이어지게 됩니다. 잘못된 출석 데이터는 단순한 정리 문제가 아닙니다. 수익 문제이자 관계 문제입니다.

출석 체크가 자동으로 실행되면 어떻게 작동할까요?

ZoomConnect는 예약한 모든 고객에게 Mindbody 예약과 연결된 고유한 참여 링크를 제공합니다. 고객이 수업에 참여하면 시스템은 해당 링크를 통해 고객을 정확히 식별할 수 있습니다. 수업이 끝나면 ZoomConnect는 Mindbody에서 해당 고객의 출석을 자동으로 표시하고 패키지 결제를 완료합니다. 강사의 추가적인 노력 없이 매 수업마다 이 과정이 자동으로 완료됩니다.

각 링크는 한 사람에게만 속하기 때문에, 시스템은 한 사용자가 자신의 링크를 친구에게 공유하는 것을 방지합니다. 링크는 한 번에 한 기기에서만 작동합니다. 예를 들어, 사용자가 휴대전화로 접속한 후 다른 사람이 노트북으로 같은 링크를 시도하면 두 번째 시도는 차단됩니다. 따라서 강사가 직접 관리할 필요 없이 온라인 수업 수익을 안전하게 보호할 수 있습니다.

수업에 늦게 합류하는 학생은 강사의 즉흥적인 판단이 아닌, 여러분이 정한 규칙에 따라 처리됩니다. 60분 수업에서 12분 후에 합류한 학생은 출석으로 간주될 가능성이 높지만, 마지막 5분에 합류한 학생은 출석으로 인정되지 않을 수 있습니다. 출석 기준은 수업 유형별로 한 번만 설정하면 모든 수업에 일관되게 적용됩니다.

취소 처리도 가능합니다. 고객이 수업 직전에 취소하면 해당 고객의 링크는 더 이상 작동하지 않고 대기자 명단에 있는 고객에게 해당 링크가 제공됩니다. 출석 확인은 실제로 참석한 사람을 기준으로 하며, 예약자 정보와는 일치하지 않아 대부분의 정산 문제를 방지합니다.

설정하기

설정은 간단합니다.

1. ZoomConnect에서 고유 링크 기능을 활성화하세요. 기본적으로 각 링크는 하나의 기기에서만 작동합니다.
2. 하이브리드 수업은 평소처럼 진행합니다. 스튜디오 수업 수강생은 iPad로 출석 체크를 하고, 온라인 수업 수강생은 알림 이메일의 링크를 클릭합니다.
3. 수업이 끝나면 ZoomConnect는 Mindbody에 모든 가상 참석자를 표시하고 그들의 팩 개수를 세어줍니다.
4. 수업 유형별로 출석 기준을 설정하세요. 기본 설정은 수강생이 수업 시작 후 20분 이내에 참여하여 최소 15분 이상 머무른 경우 출석으로 간주합니다. 30분 속성 수업에는 더 엄격한 기준을, 90분 워크숍에는 더 유연한 기준을 적용하는 것이 좋습니다.
5. 첫 주 보고서를 수동으로 기록해 둔 자료와 대조하여 검토하고, 필요한 경우 임계값을 조정하십시오.

그 이후로 월말 보고서는 현실과 정확히 일치할 뿐입니다. 왜냐하면 보고서의 내용이 처음부터 계속 현실과 일치해왔기 때문입니다.

실제 사례 몇 가지

연결 끊김: 고객의 Wi-Fi 연결이 끊어졌다가 휴대폰으로 다시 연결하는 경우, 시스템은 동일 인물로 인식하여 출석을 한 번만 기록하고 중복 계산을 하지 않습니다.

가족 구성원 공동 시청: 하나의 유료 예약으로 두 명이 시청하는 경우, 참석 기록은 결제한 고객에게 귀속됩니다. 소정의 추가 요금을 받고 가족 구성원 두 명이 함께 시청할 수 있도록 설정할 수도 있습니다.

늦은 취소: 취소 가능 시간 내에 취소하는 경우, 이는 노쇼나 참석으로 처리되지 않고 늦은 취소로 기록되므로 보고서 및 늦은 취소 수수료가 정확하게 계산됩니다.

수치는 어떻게 나올까요?

예를 들어 설명해 보겠습니다. 가상의 하이브리드 필라테스 스튜디오에서 주 22회의 혼합 수업을 운영하고 있으며, 참석자의 약 40%가 온라인으로 참여한다고 가정해 봅시다.

• 온라인 참석률은 약 78%에서 약 99%로 상승했습니다.
• 방문은 했지만 횟수에 포함되지 않은 패키지 수익은 첫 달에 약 1,400달러에 달하며, 이후에는 손실이 전혀 발생하지 않습니다.
• 월말 출근 기록 정산에 소요되는 소유주의 시간이 0으로 줄어듭니다.

회원 경험 측면에서 주목할 만한 이점이 있습니다. 회원들은 스튜디오 기록이 자신의 기억과 일치하기 때문에 방문 횟수가 정확하게 집계되고 있다고 신뢰합니다. "남은 방문 횟수가 몇 회인가요?"라는 질문은 더 이상 협상이 아니라 간단한 확인 절차가 됩니다. 이 수치는 예시일 뿐, 실제 고객의 결과는 아닙니다.

이것이 귀사의 수익에 중요한 이유

• 가격이 절대 줄어들지 않는 패키지에서 발생하는 수익 누수는 직접 확인하기 전까지는 눈에 띄지 않습니다. 대부분의 하이브리드 스튜디오는 이러한 수익 누수를 겪고 있지만 그 규모를 파악하지 못하고 있습니다.
• 링크당 기기 한 대만 허용하는 것은 회원들을 처벌하려는 것이 아닙니다. 이는 온라인 수업이 가져다줄 수익을 보호하기 위한 기본 원칙입니다.
• 정확한 출석 데이터는 정확한 마케팅으로 이어집니다. 기록이 현실을 반영할 때, 회원 재가입 유도 이메일은 적절한 대상에게 전달되고 회원들은 여러분의 메시지를 계속 신뢰하게 됩니다.

한번 시도해 보세요

하이브리드 수업에서 이 방식이 어떻게 작동하는지 궁금하신가요? API 앱 페이지를 보세요.