Snellere kwartaalrapportages voor het bestuur van uw fonds met DonorPerfect en Keap

Het rapporteren van donaties voor beurzen is de meest arbeidsintensieve taak bij het werven van fondsen voor beurzen, en vrijwel geen van de werkzaamheden vereist echt denkwerk. Een medewerker fondsenwerving besteedt elk kwartaal twee volle dagen aan het verzamelen van de donatietotalen per fonds, het handmatig vergelijken ervan met gegevens over betrokkenheid uit een ander systeem, het opmaken van een overzicht voor elke beurs en het versturen van pdf's naar de commissievoorzitters. Dertien weken later doen ze het allemaal opnieuw.

Uw bestuur heeft geen behoefte aan een zware taak. Het belangrijkste is dat de cijfers kloppen. De reden dat het moeilijk is, is simpel: het ene systeem weet wat mensen hebben gedoneerd en aan welk fonds, en het andere systeem weet wat ze hebben gelezen, geopend en bijgewoond. Het handmatig samenvoegen van die twee gegevensbestanden elk kwartaal is de grootste belemmering.

Wat een handgeschakelde kwartmijl nu echt kost

Twee dagen aan gekwalificeerde medewerkers, vier keer per jaar, betekent zestien werkdagen per jaar die besteed worden aan kopiëren en plakken. Dat is tijd die uw medewerker fondsenwerving niet kan besteden aan contact met donateurs, bezoeken aan relatiebeheerders of het opbouwen van relaties die daadwerkelijk bijdragen aan de groei van het fonds.

Het is ook een kwetsbaar systeem. Elk rapport wordt handmatig opnieuw opgesteld, wat betekent dat elk rapport een nieuwe kans biedt om een cijfer te verwisselen, een gift verkeerd te registreren of het cijfer van het vorige kwartaal in het huidige kwartaal te plakken. Aan beurzen uit schenkingen zijn wettelijke beperkingen verbonden die correct in elk rapport moeten worden opgenomen. Een beheersrapport dat een beperking onjuist weergeeft, is geen budgetprobleem, maar een nalevingsprobleem, en dat kan carrières beëindigen.

Ook de timing speelt een rol. Beleggingscommissies komen vaak aan het einde van een kwartaal bijeen, wanneer de gegevens van de afgelopen twee weken het meest relevant zijn: een gift van een grote donor, een toezegging ter nagedachtenis, een bezoek van de voorzitter van de raad van bestuur aan een relatiebeheerder. Een rapport gebaseerd op de gegevens van vorige week geeft simpelweg geen goed beeld van de huidige stand van zaken binnen het fonds.

Een betere manier om het rapport op te stellen

CRMConnect koppelt DonorPerfect aan Keap, zodat fondsinformatie en donorbetrokkenheid samen worden beheerd in hetzelfde donorprofiel en automatisch worden bijgewerkt.

Elke gift krijgt automatisch de bijbehorende fondsbestemming, beperkingen en het doel toegewezen. Elk van uw beurzen wordt een overzichtelijke, selecteerbare categorie in plaats van een vrije tekstnotitie. De donatiegeschiedenis per donateur per fonds staat direct naast het profiel dat Keap al bijhoudt: geopende e-mails, klikken op links, aanwezigheid bij evenementen. Omdat beide delen van het donatieverhaal op één plek staan, is de kwartaalafsluiting die u voorheen handmatig deed, nu automatisch gedaan.

Hoe het werkt voor jouw team

Stel je het Summit Scholars Fund voor, een illustratief voorbeeld van een aan een universiteit verbonden beurzenfonds met 38 permanente beurzen en 5.200 alumni-donateurs. Hier volgt het rapport in begrijpelijke taal.

Elke beurs krijgt een eigen opgeslagen weergave: alle donateurs van dat fonds, hun totale bijdragen, de datum van hun laatste gift, hun meest recente betrokkenheid en hun laatste evenementbezoek, allemaal op één scherm. De wettelijke bepalingen met betrekking tot die beurs staan ook in de weergave, zodat commissievoorzitters de context direct kunnen zien zonder ernaar te hoeven zoeken.

Een aparte lijst houdt de belangrijkste donateurs van elk fonds bij, op basis van hoe lang het geleden is dat ze voor het laatst contact hebben gehad. Iedereen die 90 dagen lang niets meer van zich laat horen, activeert een taak voor de toegewezen fondsenwerver. Zo wordt een afkoelende relatie binnen enkele weken opgemerkt in plaats van pas tijdens de volgende kwartaalvergadering.

Wanneer de rapportagedag aanbreekt, opent de ontwikkelingsmedewerker elke opgeslagen weergave, exporteert deze en verstuurt ze. De voorbereidingstijd daalt van zestien uur naar drie of vier uur.

Wat dit betekent voor uw fondsenwerving

Representatieve resultaten van vergelijkbare studiebeurzen na toepassing van deze aanpak:

• De voorbereidingstijd voor het kwartaalrapport daalt van ongeveer zestien uur naar circa vier uur, een reductie van 75 procent.
• Commissievoorzitters melden een hogere tevredenheid, omdat elk rapport over beurzen voor het eerst contextuele informatie over de betrokkenheid van de betrokkenen bevat, en niet alleen over de financiële aspecten.
• Afkoelende relaties met grote donateurs worden dankzij de 90-dagen-stille-lijst binnen enkele weken in plaats van kwartalen opgemerkt.
• De jaarlijkse nalevingscontrole verloopt sneller, omdat de beperkende bepalingen consistent worden opgeslagen in plaats van verborgen te zijn in de tekst.
• De verhalen die uw fondsenwervers per beurs schrijven, worden beter, omdat gegevens over donaties en betrokkenheid naast elkaar in één overzicht staan in plaats van in een map met exportbestanden.

De eerlijke kanttekening: dit vervangt niet de kwartaalbeoordeling van de medewerker fondsenwerving. Er is nog steeds een mens nodig om de gegevens te lezen en het verslag te schrijven. Wat verdwijnt, is de spreadsheet-engine, niet het beoordelingsvermogen. Fondsen die verwachtten dat dit een personeelsfunctie zou vervangen, waren teleurgesteld; fondsen die verwachtten dat die persoon hierdoor meer tijd zou hebben voor contact met donateurs en minder met Excel, waren tevreden.

Beheer en privacy verdienen aandacht. Beursontvangers hebben andere privacyverwachtingen dan donateurs. Verhalen van beursontvangers die in rapporten worden gebruikt, moeten altijd op basis van toestemming van de ontvanger worden gedeeld, met het recht om zich terug te trekken. Veel universiteiten hebben specifieke beleidsregels over wat er met donateurs en commissieleden mag worden gedeeld, en gegevens van beursontvangers moeten standaard buiten het zicht van commissieleden worden gehouden, tenzij die beleidsregels dit toestaan.

Wat is het belangrijk om de mens te behouden?

De verleiding is groot om te streven naar een volledig geautomatiseerd rapport. Weersta die verleiding. Automatiseer de cijfers, de samenvattingen van de betrokkenheid, de overzichten per beurs en de volglijsten. Laat het narratieve commentaar, het gedeelte dat uitlegt waarom de ene beurs bovengemiddeld presteert en de andere ondergefinancierd is, over aan uw medewerker fondsenwerving. Een bestuursvoorzitter kan binnen de eerste dertig seconden van het openen van het rapport het verschil zien tussen data met en zonder context.

Houd ook bij het geven van advies over de opvolging de menselijke factor. De 90-dagen-stille-lijst is een waarschuwing, geen definitieve beslissing. De juiste vervolgstap voor een stille, belangrijke donateur hangt af van factoren die niet in een rapport te zien zijn: een recent verlies, een bekende levensverandering, een eerder besproken voorkeur voor het moment van de donatie. Uw fondsenwerver neemt die beslissing, niet het dashboard.

Wil je CRMConnect DonorPerfect to Keap in actie zien?

Bekijk de API-apppagina.