Aparte welkomstprogramma's voor sponsors en nieuwe donateurs met DonorPerfect en Keap.

Een eerste donatie van $25 door een particulier en een sponsor van $25.000 zouden niet dezelfde welkomstmail moeten ontvangen. Toch is dat precies wat er gebeurt bij de meeste fondsenwervende organisaties voor de volksgezondheid. Nieuwe donateurs komen in uw e-mailprogramma terecht als één ongedifferentieerde groep, waardoor iedereen dezelfde generieke welkomstmail krijgt. Donateurs die voor het eerst doneren voelen zich niet gezien, het aantal donateurs dat blijft doneren daalt en sponsors wachten stilletjes op een bevestiging die nooit komt.

Dit lijkt een technologisch probleem, maar het is eigenlijk een probleem met het beheer van donaties. Je weet al wanneer er een gift binnenkomt, of die nu van een particulier, een bedrijf, een stichting of een herdenkingsfonds afkomstig is. Die informatie bereikt alleen nooit de plek waar je welkomstmails naartoe worden gestuurd. Handmatig sorteren werkt de eerste maand wel, maar loopt in de tweede maand vast.

Wat een standaard welkomstpakket u kost.

Een algemene welkomstboodschap werkt niet voor iedereen tegelijk. Een eerste donateur wil voelen dat zijn of haar gift ertoe doet en de missie begrijpen waar hij of zij zich bij heeft aangesloten. Een zakelijke sponsor wil formele erkenning, mogelijkheden tot waardering en een echte relatie met een contactpersoon. Eén e-mail kan niet aan beide eisen voldoen, dus doet hij geen van beide goed.

De langzaamste en duurste mislukking is het uitstellen van een bedankje van een bedrijf. Een sponsor die maandagochtend een toezegging doet, zou niet anderhalve dag op een reactie moeten wachten. Voor een sponsor van $ 25.000 die overweegt om volgend jaar te verlengen, is de periode tussen de gift en de eerste bevestiging een van de belangrijkste signalen die je afgeeft. Laat die periode open en je geeft de goodwill voor een verlenging gratis weg.

Daarnaast is er het langzame verval van handmatige sortering. Wanneer je team een nieuwe sponsorcategorie of donateurscategorie toevoegt, weet je e-mailtool daar niets van. Een paar maanden later zijn je categorieën verouderd, worden welkomstberichten naar de verkeerde ontvangers doorgestuurd en moet iemand een hele vrijdag besteden aan het opruimen ervan. En dan gebeurt het weer.

Een betere manier om nieuwe supporters te verwelkomen.

CRMConnect koppelt DonorPerfect aan Keap, zodat het donortype dat u al registreert, daadwerkelijk bepalend is voor de manier waarop elke supporter wordt verwelkomd.

Donortype, donatiebestemming en donorkenmerken zoals 'in aanmerking komend voor matching gifts' of 'bedrijfssponsor' worden automatisch in Keap ingevoerd en blijven synchroon lopen wanneer u nieuwe categorieën toevoegt. Zodra een eerste donatie is geregistreerd, wordt de juiste welkomstboodschap weergegeven. Geen handmatig sorteren meer, geen verouderde categorieën, geen bedrijfssponsor die in stilte wacht.

Hoe het werkt voor jouw team

Neem bijvoorbeeld Westside Community Health Alliance, een illustratief voorbeeld van een fondsenwervend gezondheidscentrum met 3.400 individuele donateurs en 60 bedrijfssponsors. Hier is de onboarding-fork in eenvoudige bewoordingen uitgelegd.

Wanneer een eerste gift binnenkomt, bepaalt het type donateur het verdere traject. Particuliere donateurs doorlopen een welkomstprogramma van vijf stappen verspreid over 21 dagen: een bedankje met hun fiscaal aftrekbare donatiebewijs, een bericht van de oprichter, een verhaal over de impact, een uitnodiging om vrijwilligerswerk te doen en een vriendelijke uitnodiging om opnieuw te doneren. Bedrijfssponsors doorlopen een traject van drie stappen verspreid over 14 dagen: een formele bevestiging met verschillende erkenningsmogelijkheden, een kennismaking met hun toegewezen fondsenwerver en een uitnodiging voor een persoonlijk gesprek.

Zodra een bedrijfsdonatie is verwerkt, wordt er een taak met een deadline van 48 uur naar de medewerker bedrijfsdonaties gestuurd, zodat geen enkele sponsor in de vergetelheid raakt in afwachting van een reactie. Donateurs van wie de werkgever donaties verdubbelt, ontvangen een berichtje met de tekst "Uw werkgever verdubbelt mogelijk ook deze donatie" in hun welkomstbericht. Donaties ter nagedachtenis en eerbetoon worden op een respectvolle en respectvolle manier verwerkt, in plaats van in een commerciële welkomstboodschap.

Wat dit betekent voor uw fondsenwerving

Representatieve resultaten van vergelijkbare middelgrote zorgstelselstichtingen na toepassing van deze aanpak:

• Het percentage individuele donoren dat na 12 maanden nog steeds doneert, stijgt van ongeveer 23 procent naar 38 procent (de sectornorm voor dit percentage ligt rond de 20 procent).
• De tijd tussen het moment dat een bedrijfsdonatie wordt geregistreerd en het eerste contact met de begunstigde daalt van ongeveer 36 uur naar minder dan 10 minuten.
• Het sorteren van de nieuwe cadeaus is niet langer een maandagochtendritueel, maar een realtime takenlijst.
• Het aantal donaties dat via een matching gift-programma wordt binnengehaald, verdubbelt ongeveer wanneer donateurs voor het eerst over deze mogelijkheid horen via de welkomstmail, in plaats van via de eindejaarsactie.
• De medewerker die voorheen op maandagen bezig was met het sorteren van nieuwe schenkingsgegevens, heeft nu ongeveer zes uur per week over die hij kan besteden aan het onderhouden van contacten met donateurs uit het middensegment.

Maak geen overdreven beweringen. Niets van dit alles verhoogt de klantretentie als de inhoud zwak is. De integratie neemt de operationele reden weg voor het versturen van generieke welkomstberichten; de boodschap moet nog steeds de tweede gift rechtvaardigen. Sommige stichtingen implementeren dit en zien slechts bescheiden verbeteringen omdat hun welkomstcontent al sterk was en het echte knelpunt elders lag. Andere stichtingen zien juist enorme verbeteringen omdat ze jarenlang ongedifferentieerde welkomstberichten verstuurden. Evalueer uw huidige onboardingproces voordat u ervan uitgaat dat de fork alleen al de gewenste resultaten zal opleveren.

Een belangrijk detail: het retentiepercentage van 38 procent gaat ervan uit dat de twee tracks daadwerkelijk op een zinvolle manier van elkaar verschillen. Als de zakelijke en persoonlijke welkomstberichten alleen in de onderwerpregel verschillen, valt het effect weg. Plan de inhoud voor elke track tegelijk met de voorbereiding, en niet als een later project.

Een paar dingen om in de gaten te houden

Test de afhandeling van herdenkingsgeschenken voordat je de welkomstreeks start. Eén onbedoelde, commerciële welkomstboodschap aan een rouwende familie kan een jaar van zorgvuldig opgebouwde relaties tenietdoen.

Houd rekening met de uitzonderlijke gevallen binnen het bedrijfsleven. De eerste gift van een nieuwe sponsor komt soms via een onverwachte weg binnen, bijvoorbeeld een persoonlijke kaart van de CEO of een cheque, en wordt mogelijk niet automatisch als zakelijke gift geregistreerd. Een wekelijkse controle van recente eerste giften voorkomt foutieve registraties voordat de verkeerde welkomstboodschap wordt verstuurd.

Zorg ervoor dat de optie voor een matching gift concreet is en niet slechts een label. In de welkomstmail moet aan donateurs worden uitgelegd hoe ze kunnen controleren of hun werkgever een matching gift aanbiedt, zodat ze er gebruik van kunnen maken.

Wil je CRMConnect DonorPerfect to Keap in actie zien?

Bekijk de API-apppagina.