Toewijzing van peer-to-peer fondsenwerving met DonorPerfect en Keap

Een peer-to-peer fondsenwerving is als een stortvloed. Een hardloopwedstrijd van 5 kilometer in het weekend levert 300 tot 800 donaties op in 48 uur, elk gekoppeld aan een specifieke teamcaptain, een specifiek kanaal (een Instagram-story, een groepsapp, een e-mail van de captain) en een specifieke oproep. Tegen maandagochtend zou je precies moeten kunnen zien waar elke donatie vandaan komt. In de praktijk heb je een stapel half gelabelde records en een medewerker van de fondsenwerving die een draaitabel aan het maken is op basis van een export.

Het volume is niet het probleem. Het probleem is dat alles wat je nodig hebt om een gift te registreren – de campagne, de oproep, de contactpersoon, het kanaal – in één systeem wordt vastgelegd, terwijl de opvolging van de donateur in een ander systeem plaatsvindt. Wanneer die twee systemen niet met elkaar verbonden zijn, valt de registratie van een gift direct na de registratie volledig weg.

Wat kost een rommelige toewijzing van bronvermelding u?

Als je niet kunt zien welke kapitein welk geschenk heeft vervoerd, lijden drie dingen daaronder.

Je kunt donateurs niet goed bedanken. Een donateur die gaf omdat zijn buurman daarom vroeg, moet de reactie snel in de stem van die buurman horen. Als de verbinding met de donateur verloren gaat, klinkt elke bedankboodschap alsof die van een vreemde komt.

Je kunt het klassement niet zomaar beheren, behalve de captains. Captains die hun positie elke 30 minuten tijdens de run op zaterdag bijwerken, zullen merken dat ze naar de cijfers van gisteren kijken. Captains die zich genegeerd voelen tijdens hun eigen evenement, zullen veel minder snel volgend jaar terugkomen, en het werven en trainen van nieuwe captains is een van de duurste terugkerende kostenposten bij peer-to-peer fondsenwerving.

En je kunt er niets van leren. Zonder betrouwbare kanaaldata is "we denken dat Instagram gewerkt heeft" de beste conclusie die je na afloop kunt trekken, wat betekent dat de coaching voor volgend jaar puur giswerk is.

Een betere manier om elk cadeau bij te houden.

CRMConnect koppelt DonorPerfect aan Keap, zodat de campagne-, actie-, kanaal- en teamcaptaingegevens van elke donatie automatisch worden overgedragen en op tijd beschikbaar zijn om te worden gebruikt.

Elke captain wordt een categorie die je kunt gebruiken in je rapporten en bedankmails. Nieuwe captains die vóór het evenement worden toegevoegd, verschijnen automatisch, zonder dat iemand ze opnieuw hoeft in te voeren. Donaties worden binnen enkele minuten verwerkt tijdens het evenementweekend, waardoor het klassement continu actueel blijft. Wanneer het evenement is afgelopen, worden de definitieve totalen per captain automatisch teruggestuurd naar DonorPerfect, zodat je jaarverslag er meteen goed uitziet zonder een tweede controle.

Hoe het werkt voor jouw team

Stel je voor: Patriot Bridge Veterans Foundation, een representatieve nationale non-profitorganisatie die veteranen ondersteunt en een virtueel peer-to-peer-programma van meer dan 5000 deelnemers runt. Hieronder een eenvoudige uitleg van de aanpak.

Voorafgaand aan het evenement stel je een duidelijke naamgevingsstructuur op, zodat elke gift kan worden gekoppeld aan een campagne, een kanaal en een aanvoerder. Tijdens het evenement worden deze gegevens automatisch aan elke gift gekoppeld.

De teamcaptains zien een live scorebord via een gedeelde link, dat gedurende het weekend elke paar minuten wordt vernieuwd. Elke donatie leidt tot een persoonlijk bedankje met de naam van de captain: "John heeft deze donatie voor ons team ingezameld. Dit is waarom jouw steun zo belangrijk is." Een kanaaloverzicht laat zien of sociale media, e-mail of groepsberichten per captain het meeste geld hebben opgeleverd. Deze informatie vormt de basis voor de coaching voorafgaand aan het evenement volgend jaar.

Wanneer het evenement is afgesloten, worden de eindtotalen per kapitein teruggeschreven, zodat het jaarverslag direct vanuit DonorPerfect kan worden gegenereerd zonder verdere afstemming.

Wat dit betekent voor uw fondsenwerving

Representatieve resultaten van vergelijkbare nationale peer-to-peer-programma's na toepassing van deze aanpak:

• Het klassement voor de captains wordt niet alleen op maandagochtend opnieuw opgebouwd, maar ook live weergegeven en tijdens het evenement elke paar minuten vernieuwd.
• De inzichten binnen het kanaal verschuiven van "we denken dat Instagram werkte" naar "Instagram leverde een gemiddelde donatie van $42 op, groepsberichten leverden $68 op, dus verschuif de coaching van volgend jaar naar sms'en."
• De tijd die nodig is om een bedankje per kapitein te versturen, daalt van "binnen een week" naar minder dan 15 minuten nadat een cadeau is verzonden.
• Het percentage captains dat terugkeert naar het volgende evenementjaar stijgt doorgaans met 15 tot 25 procent, omdat captains realtime erkenning krijgen en gepersonaliseerde rapporten na afloop van het evenement ontvangen.
• De doorlooptijd van het jaarverslag daalt van een afstemmingsproces van meerdere weken naar een export op dezelfde dag, omdat de definitieve toewijzing direct na afloop van het evenement correct in DonorPerfect is opgeslagen.

De eerlijke kanttekening: dit lost slordige gewoonten bij het donatieformulier niet op. Als aanvoerders generieke links delen in plaats van hun eigen, gepersonaliseerde links, klopt de bronvermelding nog steeds niet. Train eerst de aanvoerders, en zorg daarna voor de rest.

Een tweede waarschuwing: een live scorebord kan ongezonde concurrentie creëren als het niet goed is vormgegeven. Sommige organisaties hebben gezien dat aanvoerders uitgeput raakten door de jacht op de eerste plaats, wat de werving van spelers voor het volgende jaar negatief beïnvloedde. Richt het scorebord op teamprestatie en persoonlijke groei, niet op individuele rankings, anders kunnen de kosten op de lange termijn de voordelen op de korte termijn overschaduwen.

De privacy van donateurs blijft gewaarborgd. Teamcaptains moeten de totale bedragen en totalen voor hun team kunnen zien, niet de identiteit van individuele donateurs, tenzij die donateurs ervoor hebben gekozen om hun gegevens openbaar te maken. Teamcaptains hoeven niet te weten welke van hun persoonlijke contacten $500 heeft gedoneerd en welke $50.

De week na het evenement

De drukte tijdens het evenementweekend is slechts de helft van de waarde. De week erna is cruciaal voor het opbouwen of verliezen van klantloyaliteit.

Donateurs die aan een team van een aanvoerder hebben gedoneerd, zouden binnen vijf dagen bericht van die aanvoerder moeten ontvangen, of een bericht met de naam van de aanvoerder. Mensen die aanwezig waren maar niet hebben gedoneerd, dienen apart te worden benaderd voor een vriendelijke herinnering voor volgend jaar. Donateurs die voor het eerst deelnemen aan een evenement, dienen een apart traject te volgen om hen te stimuleren het hele jaar door te doneren, en niet alleen op de dag van het evenement.

Dit alles wordt mogelijk doordat de details over de kapitein, het kanaal en de verdeling tussen cadeaus en aanwezigheid bewaard blijven. Zonder deze gegevens is de nazorg na het evenement een handmatig proces dat woensdag alweer wordt afgedaan. Dankzij deze gegevens zijn er drie vooraf ingestelde sequenties die op zondagavond worden uitgezonden en de hele volgende week automatisch doorlopen zonder dat iemand er iets aan hoeft te doen.

Wil je CRMConnect DonorPerfect to Keap in actie zien?

Bekijk de API-apppagina.