Kant-en-klare fondsenwervingsdashboards voor lokale radiostations met DonorPerfect en Mailchimp.

De algemeen directeur van een lokale radiozender zou niet op een zaterdagmiddag de presentatie voor de raad van bestuur moeten samenstellen. Toch gebeurt dat elk kwartaal. De financiële gegevens staan in het ene systeem en de luistercijfers in het andere, en het handmatig samenvoegen ervan kost een heel weekend. De presentatie is uiteindelijk steeds dezelfde lay-out met handmatig bijgewerkte vakjes, wordt tijdens de vergadering gepresenteerd en vervolgens vergeten tot de volgende cyclus.

Uw bestuur heeft geen behoefte aan iets ingewikkelds. Uw bestuur heeft behoefte aan accurate, actuele en consistente informatie. Kwartaalrapportages kosten veel meer tijd van het personeel dan nodig is, omdat het afstemmen van de twee systemen handmatig gebeurt, en handmatige afstemming is niet altijd even betrouwbaar.

Wat de kosten van de weekend-scramble u bedragen

Een kaartspel dat elk kwartaal met de hand opnieuw wordt opgebouwd, is een spel dat niemand volledig vertrouwt. Elk cijfer wordt van de ene naar de andere plek gekopieerd, wat betekent dat elk cijfer een kans biedt om een cijfer te verwisselen of een verouderd getal te plakken. Wanneer een bestuurslid één fout ontdekt, daalt het vertrouwen in het hele spel.

Timing is de tweede kostenpost. Een rapport gebaseerd op de gegevens van vorige week is prima voor een routineuze maandelijkse evaluatie, maar nutteloos tijdens een inzamelingsactie van 72 uur. Tijdens zo'n actie moet je algemeen directeur weten hoeveel nieuwe donateurs er vanochtend zijn binnengekomen, niet hoeveel er gisteren binnenkwamen.

Er zijn ook kosten verbonden aan consistentie. Het aantal donateurs is afhankelijk van een stabiele en betrouwbare categorisatie. Als het dashboard van de raad van bestuur op maandag 3.412 donateurs toont en op dinsdag 3.408, omdat iemand handmatig een categorie heeft aangepast, gelooft de raad van bestuur het aantal niet meer. Aantallen die automatisch worden bijgewerkt, blijven stabiel; handmatig bijgehouden aantallen niet.

Een betere manier om aan uw raad van bestuur te rapporteren.

MailConnect koppelt DonorPerfect aan Mailchimp, zodat uw financiële gegevens en uw betrokkenheidscijfers op één plek worden weergegeven en ongeveer elke 15 minuten worden bijgewerkt.

De totalen waar uw bestuur naar vraagt, zoals totale omzet, aantal donateurs, gemiddelde gift en aantal donateurs per groep, worden opgeslagen in het contactrecord en automatisch samengevoegd. Gegevens over doelgroepen zoals nieuwe donateurs, bestaande donateurs, upgrades, downgrades en stopgezette donateurs blijven accuraat zonder dat opnieuw sorteren nodig is. De status van de donateur en de bestemming van de gift worden overgenomen, zodat het dashboard de resultaten per groep kan weergeven. De kwaliteit van de lijst wordt automatisch gewaarborgd, waardoor de betrokkenheidscijfers betrouwbaar blijven.

Hoe het werkt voor jouw team

Stel je KCST Community Radio voor, een representatief lokaal radiostation met 8.700 abonnees en 3.400 donateurs. Hier is het dashboard in eenvoudige bewoordingen weergegeven.

Een overzicht van de donatiestatus van vaste donateurs toont het totale aantal donateurs, de netto verandering deze maand, het gemiddelde maandelijkse bedrag en de mediane donatieduur, en wordt elke 15 minuten bijgewerkt. Tijdens een campagne van 72 uur toont een apart uuroverzicht de giften van het afgelopen uur, nieuwe donateurs, het gemiddelde maandelijkse bedrag en het percentage van het doel, uitgesplitst naar hoe donateurs zijn bereikt.

Een jaar-op-jaar-overzicht vergelijkt hetzelfde kwartaal of hetzelfde schijftype over meerdere jaren. Omdat de onderliggende velden stabiel zijn, is die vergelijking een opgeslagen weergave in plaats van een handmatige heropbouw.

Bovenaan het dashboard staan de vijf cijfers waar uw bestuur daadwerkelijk naar vraagt: totale omzet tot nu toe dit jaar, netto verandering in het aantal donateurs, gemiddelde gift, netto verandering in het aantal donateurs en kosten per verworven donateur. Alle andere gegevens staan eronder. Bestuursleden krijgen een link met alleen leesrechten, zodat de kwartaalvergadering begint met een live dashboard op het scherm in plaats van een statische dia.

Wat dit betekent voor uw fondsenwerving

Representatieve resultaten van vergelijkbare meetstations in de gemeenschap na toepassing van deze aanpak:

• De voorbereidingstijd voor het boarddeck per kwartaal daalt van ongeveer 12 tot 15 uur naar minder dan twee uur.
• Beslissingen over fondsenwervingscampagnes worden genomen op basis van uurlijkse gegevens in plaats van gegevens van de volgende dag. Tijdens een evenement van 72 uur kan dat het verschil betekenen tussen het aanpassen van je oproep tijdens de campagne en het leren van de les in het volgende jaar.
• De betrokkenheid van het bestuur bij het dashboard is een nuttige vroege indicator voor de betrokkenheid van het bestuur bij de organisatie als geheel.
• Jaar-op-jaarvergelijkingen zijn niet langer kwalitatief, maar kwantitatief, wat de strategische discussie verandert.
• Onderwriters die af en toe om context bij fondsenwerving vragen, krijgen een overzichtelijk en deelbaar beeld in plaats van een e-mailwisseling die de algemeen directeur urenlang bezighoudt.

Een belangrijke kanttekening: een dashboard lost geen problemen met datahygiëne op. Als uw onderliggende categorieën inconsistent zijn, zal het dashboard die inconsistentie eerder aan het licht brengen dan waardevolle inzichten bieden. Maak eerst de categorieën schoon en bouw daarna pas het dashboard.

De privacy van donateurs geldt zelfs voor interne weergaven binnen het bestuur. Totale aantallen en inkomsten zijn geschikt voor toezicht door het bestuur; individuele donateurs en hun donatiebedragen zijn dat over het algemeen niet, tenzij een donateur expliciet toestemming heeft gegeven voor vermelding. Een dashboard met een lijst van "top 10 donateurs op basis van totale donaties" inclusief namen gaat een grens over die de meeste donateurs niet verwachten. Ontwerp het dashboard zo dat individuele identificatie alleen mogelijk is door in te zoomen op een specifiek onderdeel met de juiste toegangscontrole, en niet via de standaardweergave.

Wat je niet op het bord moet zien

Dashboards falen vaker door te veel dan door te weinig informatie. Een overzichtsweergave met 20 grafieken verliest de focus; dezelfde weergave met vijf grafieken en een overzichtelijke gezondheidsindicator stimuleert de conversatie.

Vermijd ijdelheidsstatistieken. Totaal aantal geopende e-mails, sociale media-impressies, aantal podcastdownloads: die maken geen indruk en ze verdringen de cijfers waarop een bestuur wél kan reageren. Aantal zendtijd op de radio tijdens fondsenwervingscampagnes, de waarde van de pijplijn van potentiële sponsors, de kosten per verworven donateur: dát zijn de cijfers die de aandacht van een bestuur verdienen.

Houd een apart, gedetailleerder overzicht voor de algemeen directeur en de ontwikkelingsdirecteur, en wees meedogenloos in het overzicht voor de raad van bestuur wat betreft de reikwijdte. Als een meetwaarde geen invloed heeft op een beslissing van de raad van bestuur, hoort deze niet thuis in het overzicht voor de raad van bestuur. Die discipline wordt lastiger wanneer het toevoegen van "nog één grafiek" met één klik mogelijk is, waardoor het initiatief van de algemeen directeur moet komen, niet van de tool.

Wil je MailConnect DonorPerfect met Mailchimp in actie zien?

Bekijk de API-apppagina.