Mindbody en Calendly: Routeer boekingen via verwijzingen zonder de receptie op te ruimen

Een dagspa gebruikt Calendly om boekingen via verwijzingen te verwerken. De spa biedt 14 verschillende behandelingen aan, verdeeld over drie aanbieders. Elke behandeling heeft zijn eigen duur, prijs, ruimte en aanbieder. Het is niet redelijk om van de verwijzende partij, vaak een ander lokaal bedrijf, te verwachten dat zij namens u de juiste aanbieder, ruimte en duur kiest.

De spa gebruikt momenteel één algemene Calendly-link genaamd "Referral Booking", en de receptie stuurt elke aanvraag handmatig door. Dat ondermijnt het hele nut van online boeken.

Ook uw verwijzingspartners hebben hier belang bij. Een lokale artsenpraktijk die patiënten naar uw spa doorverwijst, wil dat de overdracht soepel verloopt: de patiënt klikt, boekt en komt opdagen. Wanneer de patiënt vervolgens naar een andere tijd moet worden verplaatst omdat uw receptie de afspraak moest wijzigen, krijgt de artsenpraktijk daar bericht van. Te veel stroeve overdrachten en ze stoppen simpelweg met doorverwijzen.

Wat de handmatige schoonmaak u kost

Het handmatig opnieuw inplannen van elke verwijzing is niet alleen traag, maar ook kwetsbaar. De baliemedewerker moet een standaard boeking interpreteren, de juiste dienst en behandelaar achterhalen, een beschikbare plek vinden en de boeking opnieuw invoeren, terwijl de oorspronkelijke bevestiging die de patiënt ontving nu onjuist is. Elke stap is een kans op een fout die de patiënt zal opmerken.

Er schuilt ook nog een beschikbaarheidsprobleem onder. Een enkele generieke boekingslink moet tijden tonen die geschikt zijn voor elk van uw 14 diensten. Die laagste gemene deler qua beschikbaarheid klopt echter niet voor de meeste diensten. U kunt bijvoorbeeld geen gezichtsbehandeling van 30 minuten inplannen op een tijdstip dat alleen uw masseurs voor massages van 90 minuten beschikbaar hebben. Generieke boekingssystemen zorgen er dus voor dat specifieke masseurs overboekt worden of dat de beschikbare capaciteit wordt verhuld. In beide gevallen loopt u boekingen mis en betaalt de receptie de rekening met de extra kosten.

Hoe het in plaats daarvan werkt

CalendarConnect leest de dienst die de verwijzer op het Calendly-formulier heeft gekozen en koppelt de resulterende afspraak automatisch aan de juiste dienst, aanbieder, locatie en duur in Mindbody. Het selecteert een beschikbare aanbieder uit de pool die in aanmerking komt voor die dienst. En als u verschillende boekingsprocessen gebruikt, zoals verwijzingen, directe boekingen of consultenpakketten, kan elk proces zijn eigen logica volgen.

De beschikbaarheid werkt ook correct. Wanneer de doorverwezen gebruiker een dienst selecteert, toont het formulier de tijden waarop die dienst daadwerkelijk boekbaar is, bij een gekwalificeerde aanbieder en op die locatie, en niet een afgezwakte weergave. Je toont je volledige capaciteit zonder iemand te overboeken.

Kamers en apparatuur worden gerespecteerd. Een laserbehandeling hoort in de laserruimte. Een massage hoort in de massageruimte. Je Mindbody-systeem weet al welke behandeling in welke ruimte moet plaatsvinden, en CalendarConnect respecteert dit, zodat de receptie nooit een boeking hoeft te wijzigen omdat het systeem per ongeluk een laserbehandeling in een manicureruimte heeft geplaatst.

Wat je instelt

Simpel gezegd werkt het als volgt: je behoudt één Calendly-boekingslink met een eenvoudig keuzemenu voor je 14 aangeboden diensten, en een locatiekiezer als je meerdere locaties hebt. Achter de schermen wordt elke optie in dat keuzemenu eenmalig gekoppeld aan de bijbehorende Mindbody-dienst, de beschikbare aanbieders, de ruimte en de duur.

Daarna is het werk onzichtbaar. Een verwijzingspartner deelt één link. De patiënt kiest de gewenste dienst, ziet de daadwerkelijke beschikbaarheid en boekt. De afspraak komt in Mindbody terecht als de correcte, volledig ingevulde boeking, zonder verdere tussenkomst van de receptie. Uw team kan een kort overzicht bijhouden met de verschillende opties in het keuzemenu, maar dit zal zelden nodig zijn.

U bepaalt ook wat er gebeurt in het zeldzame geval dat de gekozen dienst op het gewenste tijdstip niet beschikbaar is. Het formulier kan de eerstvolgende beschikbare datum voorstellen, een alternatieve aanbieder aanbieden of terugvallen op een algemene intake. U kiest de werkwijze die het beste bij uw spa past.

Enkele situaties die het waard zijn om te kennen

Als een doorverwezen gebruiker kiest voor een dienst die u niet meer aanbiedt, bijvoorbeeld een oud pakket, kan de oude optie worden gekoppeld aan de vervangende dienst. Zo blijven bestaande doorverwijzingen werken, terwijl u de oude optie op uw eigen tempo uitfaseert.

Je kiest ook hoe de behandelaars uit de beschikbare kandidaten worden geselecteerd: roulerend binnen het team, op basis van wie het drukst is, of eerst de meest ervaren behandelaars voor consultaties met nieuwe klanten. Wat het beste bij jouw manier van werken in de spa past.

Een gecombineerde behandeling, bijvoorbeeld een manicure in combinatie met een pedicure, kan een enkele boekingsoptie zijn die zorgt voor twee afspraken direct na elkaar, met de juiste continuïteit van de behandelaar en de gewenste totale duur.

Wat dit betekent voor uw spa

Neem een hypothetisch voorbeeld. Een dagspa op één locatie met drie behandelaars en 14 behandelingen, die wekelijks ongeveer 25 boekingen via verwijzingen verwerkt. Na de implementatie van dit routeringssysteem daalt de tijd die de receptie besteedt aan het opnieuw doorverwijzen van klanten van ongeveer drie uur per week naar nul. De conversie van verwijzingen verbetert licht, omdat doorverwezen klanten de juiste behandeling meteen boeken in plaats van een dag later opnieuw te worden ingeboekt.

Het grootste effect is te zien op uw verwijzingsprogramma zelf. Verwijzingspartners zijn tevredener omdat hun patiënten een prettige ervaring hebben, waardoor bestaande partners vaker patiënten doorverwijzen. En omdat een doorverwezen patiënt nu betrouwbaar binnenkomt, een afspraak maakt, opdagen en een aankoop doet, wordt referral marketing eindelijk economisch aantrekkelijk. Dit betekent dat het een kanaal is waarin het de moeite waard is om te investeren.

Wil je CalendarConnect Mindbody met Calendly in actie zien? Bekijk de API-apppagina.