Mindbody en Calendly: verwijs elke consultatie automatisch door naar de juiste spa-locatie.

Een spaketen met vier vestigingen gebruikt één Calendly-funnel voor consultaties. Een potentiële klant kiest een behandeling, een locatie en een tijdstip. Momenteel wordt die boeking als een algemene afspraak geregistreerd, die een regionale manager handmatig moet doorsturen naar de juiste locatie. Soms gaat het mis en komt de klant bij de verkeerde spa terecht voor een afspraak die in de agenda van een andere vestiging staat.

Een verkeerd doorgestuurde boeking is de ergste vorm van een blunder aan de receptie. Iedereen blijft beleefd. Niemand boekt een tweede bezoek.

Ook uw merk lijdt eronder. Elke spa in de groep heeft zijn eigen sfeer, zijn eigen behandelaars en zijn eigen specialiteiten. Een klant die naar de verkeerde locatie wordt gestuurd, krijgt een andere ervaring dan verwacht, vaak met een behandelaar die ze niet heeft aangevraagd. Zelfs als de afspraak doorgaat, voelt het niet goed. Al snel verschijnen er recensies met opmerkingen als: "Ik dacht dat ik naar een bepaalde plek ging, maar ik kwam ergens anders terecht", en het kwaliteitsimago dat u zo zorgvuldig hebt opgebouwd, begint af te brokkelen.

Wat kost een verkeerde routering u?

Elke verkeerd doorgestuurde boeking kost je dubbel. Ten eerste verlies je die klant, want bijna niemand vergeeft het als je op de verkeerde plek aankomt en een nieuwe afspraak maakt. Ten tweede verlies je de tijd van de regiomanager, omdat ze wekelijks uren besteedt aan het controleren en corrigeren van boekingen in plaats van aan de zaken die de groei van het bedrijf bevorderen.

Het proberen dit op te lossen met aan elkaar geplakte routeringsregels ruilt het ene probleem in voor het andere. Adresgebaseerde gissingen werken niet voor clients zonder een correct adres. Een terugval naar een standaardlocatie leidt iedereen stilletjes naar één site. Providergebaseerde routering werkt niet meer zodra een provider van locatie verandert. Elke oplossing creëert een nieuw probleemgeval en de lijst met mogelijke fouten blijft groeien.

Hoe correcte routering werkt

CalendarConnect leest de locatie die de klant op het Calendly-formulier heeft gekozen en maakt de afspraak aan op de juiste Mindbody-locatie, met de juiste service, de juiste behandelaar en de juiste ruimte. Het selecteert een beschikbare behandelaar uit de lijst met geschikte behandelaars van die specifieke locatie en kiest een alternatief volgens uw regels als de eerste keuze niet beschikbaar is.

De opzet is een eenvoudige set regels die u eenmalig definieert: elke locatieoptie wordt gekoppeld aan een locatie, elke service wordt gekoppeld aan de juiste service op die locatie, en u bepaalt wat er gebeurt in gevallen waarin er onduidelijkheden zijn. Het later toevoegen van een nieuwe locatie betekent het toevoegen van één regel aan die kaart, zonder dat er iets opnieuw hoeft te worden opgebouwd. De opzet groeit mee met uw bedrijf.

Het systeem is ook geschikt voor aanbieders die op meer dan één locatie werken. Een aanbieder die twee dagen per week op elk van twee locaties werkt, kan voor beide locaties in de kandidatenpool worden opgenomen. Boekingen worden dan doorgestuurd naar de locatie waar ze op de gekozen dag aanwezig is. Ze hoeft dus niet met twee agenda's te jongleren.

Wat je instelt

Het hele proces is eenvoudig. Je koppelt alle vier de spa-locaties, maakt één Calendly-boekingslink aan met een servicekiezer en een locatiekiezer, en koppelt elke locatieoptie aan de bijbehorende spa en elke service aan de juiste service in die spa. Vervolgens voer je per locatie één testboeking uit om te controleren of alles correct werkt, en rol je de link uit naar de marketing van alle vier de locaties.

Vanaf dat moment beheert uw marketingteam nog maar één boekingslink in plaats van vier. Locatiespecifieke campagnes kunnen allemaal dezelfde link gebruiken, omdat de selectietool in het formulier elke boeking naar de juiste locatie doorstuurt. Laat voor elke locatie maandelijks een snelle testboeking uitvoeren om te controleren of alles nog steeds correct werkt, zodat eventuele afwijkingen vroegtijdig worden opgemerkt.

Enkele situaties die het waard zijn om te kennen

Soms kiest een klant per ongeluk de verkeerde locatie. De boeking wordt geregistreerd met de opgegeven locatie, en de regiomanager kan duidelijk foute gevallen zien, bijvoorbeeld een klant met een adres in New York die een afspraak in Miami boekt, en contact opnemen met de klant voordat deze op reis gaat.

Wanneer een zorgverlener permanent van de ene locatie naar de andere verhuist, verandert haar Mindbody-toewijzing en worden de beschikbare zorgverleners automatisch bijgewerkt. De oude locatie biedt haar niet langer aan, de nieuwe locatie neemt het aanbod over. Handmatige herconfiguratie is niet nodig.

En wanneer een locatie tijdelijk sluit, bijvoorbeeld voor een verbouwing of personeelstraining, markeer je deze in Mindbody als niet beschikbaar. Het Calendly-formulier verbergt die locatie dan voor de selectie totdat deze weer open is. Klanten kunnen geen reserveringen maken bij een gesloten locatie.

Wat dit betekent voor uw spa-groep

Neem een hypothetisch voorbeeld. Een spa-groep met vier vestigingen en ongeveer 40 consulten per week die over meerdere locaties verspreid zijn. Nadat de routering correct is ingesteld, daalt het aantal verkeerd gerouteerde boekingen van ongeveer drie per week naar nul. De tijd die de regionale manager besteedt aan het corrigeren van de routering daalt naar nul. Het aantal afspraken dat wordt nagekomen verbetert, omdat de bevestigingsmails vanaf het begin het juiste adres van de betreffende locatie bevatten.

Rapportage op groepsniveau wordt eindelijk zinvol. Boekingsvolume, conversieratio, no-showrpercentage en omzet per boeking zijn allemaal vergelijkbaar voor uw vier locaties, omdat de gegevens overal op dezelfde manier zijn gestructureerd. De regiomanager krijgt één overzichtelijk dashboard in plaats van vier onoverzichtelijke, en kan eindelijk zien welke locaties goed presteren en welke verbetering nodig hebben.

Wil je CalendarConnect Mindbody met Calendly in actie zien? Bekijk de API-apppagina.