Mindbody en Calendly: Maak een einde aan de hectiek aan de receptie met realtime boekingssynchronisatie

Een spa gebruikt Calendly voor consultaties met nieuwe cliënten, omdat het websiteteam erg enthousiast is over de boekingswidget. De daadwerkelijke afspraak wordt vastgelegd in Mindbody, waar behandelaars hun agenda's, behandelkamers en behandelingsduur bijhouden. De overdracht gebeurt handmatig: iemand aan de receptie houdt de Calendly-meldingen in de gaten en voert elke boeking handmatig in Mindbody in.

Het resultaat is precies wat je zou verwachten. Twee cliënten boeken dezelfde tijd in Calendly voordat de receptie het doorheeft, en nu heb je een dubbele boeking. Aanbieders worden verrast door afspraken waar ze niets van wisten. Een annulering op dezelfde dag in Calendly duurt uren voordat Mindbody deze verwerkt, en een ruimte blijft leeg staan die bezet had kunnen worden.

Er is ook een probleem voor de klant. Calendly verstuurt een eigen bevestiging. Mindbody verstuurt ook een eigen bevestiging. De klant ontvangt twee bevestigingen voor één afspraak, soms met tegenstrijdige gegevens als de receptie achteraf iets heeft aangepast. De klant weet dan niet welke bevestiging correct is, en soms verschijnen ze op het verkeerde tijdstip.

Wat de handmatige overdracht u kost

Het handmatig overtypen van elke boeking van het ene systeem naar het andere is traag en, erger nog, onbetrouwbaar, wat u direct geld en goodwill kost. Elke dubbele boeking leidt tot een verontschuldigend telefoontje en meestal tot een verloren klant. Elke verraste leverancier verliest het vertrouwen in de planning. Elke annulering die uren later pas aan het licht komt, betekent een lege kamer die u had kunnen herboeken. En elke dubbele, tegenstrijdige bevestiging geeft een ongeorganiseerde indruk op een klant die nog niet eens is gearriveerd.

Het verzetten van afspraken is waar dit het meest problemen veroorzaakt. Wanneer een cliënt een afspraak in Calendly verzet, wordt de oude afspraak geannuleerd en een nieuwe aangemaakt. Als deze twee wijzigingen als twee afzonderlijke acties worden verwerkt, krijgt Mindbody eerst een annulering en daarna een gloednieuwe afspraak te zien, waardoor de koppeling met de oorspronkelijke boeking verbroken wordt. De notities, de antwoorden op de intakevragen en de geschiedenis worden niet overgenomen. De behandelaar ziet een afspraak zonder context.

Hoe het in plaats daarvan werkt

CalendarConnect draait de relatie om. Calendly beheert de openbare boekingservaring. Mindbody beheert de officiële agenda. Elke boeking via Calendly wordt binnen enkele seconden omgezet in een correcte Mindbody-afspraak, met de juiste service, aanbieder, locatie en duur. De receptie is niet langer een doorgeefluik, maar weer een volwaardige receptie.

Het verzetten van een afspraak wordt als één nette wijziging behandeld. Wanneer een cliënt zijn of haar afspraak verplaatst, wordt de oorspronkelijke Mindbody-afspraak direct bijgewerkt met de nieuwe tijd, de nieuwe duur of de nieuwe behandelaar. De geschiedenis blijft intact. De antwoorden op de intakevragen blijven eraan gekoppeld. De behandelaar opent één dossier, niet een annulering gekoppeld aan een onbekende nieuwe boeking.

Annuleringen worden in realtime verwerkt. Een geannuleerde afspraak komt binnen enkele seconden vrij in Mindbody, zodat deze nog dezelfde dag opnieuw geboekt kan worden. Uw annuleringsbeleid wordt ook gerespecteerd: late annuleringen en no-shows worden gemarkeerd, zodat u de kosten kunt doorberekenen, en een klant die binnen 24 uur opnieuw boekt, kan worden gekoppeld aan zijn of haar oorspronkelijke afspraak. Voor één afspraak maakt dit allemaal niet uit. Maar voor 80 afspraken per week is het van groot belang.

Wat je instelt

De installatie is eenvoudig. Je koppelt Calendly en Mindbody, koppelt elk Calendly-boekingstype aan de bijbehorende Mindbody-service, providerpool en locatie, en schakelt directe boekingssynchronisatie in zodat nieuwe boekingen binnen enkele seconden worden verwerkt. Daarnaast synchroniseer je ook wijzigingen en annuleringen, zodat deze zonder duplicaten worden doorgevoerd. Vanaf dat moment kan de receptie het Calendly-tabblad sluiten en Mindbody als het centrale planningssysteem gebruiken.

Twee instellingen zijn belangrijk om goed te configureren. Ten eerste, verminder of schakel de bevestigingsmail van Calendly uit, zodat de klant alleen de bevestiging van Mindbody ontvangt. Dit lost het probleem van twee tegenstrijdige bevestigingen op. Ten tweede, zorg ervoor dat de buffertijden van je provider, de tijd tussen afspraken, correct zijn ingesteld in Mindbody en dat het Calendly-formulier hier rekening mee houdt. Zo voorkom je dat een provider door beide systemen overboekt raakt.

Enkele situaties die het waard zijn om te kennen

Aanbieders wijzigen hun beschikbaarheid vaak halverwege de dag. Als een aanbieder haar dienst verlengt of 's middags vrij neemt, wordt dit direct in het Calendly-formulier weergegeven. Een klant kan dus geen tijdstip boeken waarop de aanbieder niet meer beschikbaar is.

Als een zorgverlener zich op het laatste moment ziek meldt, markeer je haar in Mindbody en worden haar afspraken voor die dag, die via Calendly zijn ingepland, geannuleerd met de door jou gekozen melding. De vrijgekomen tijdsloten kunnen vervolgens door een vervangende zorgverlener worden geboekt, mits je polis dit toestaat.

En terugkerende afspraken, zoals een wekelijkse gezichtsbehandeling, kun je het beste rechtstreeks via Mindbody boeken. Calendly is de juiste tool voor eerste boekingen en eenmalige afspraken. Door elke tool te gebruiken waar hij het beste in is, blijft de hele ervaring overzichtelijk.

Wat dit betekent voor uw spa

Neem een hypothetisch voorbeeld. Een medische spa op één locatie met vijf behandelaars en ongeveer 80 consulten per week via Calendly. Na de implementatie van realtime synchronisatie daalt het aantal dubbele boekingen van ongeveer vier per week naar nul. De tijd die de receptie besteedt aan het opnieuw invoeren van boekingen daalt met ongeveer zes uur per week. Annuleringen op dezelfde dag maken binnen enkele seconden in plaats van uren herboekbare tijdsloten vrij, waardoor lege kamers direct weer bezet worden.

De tevredenheid van zorgverleners verbetert op een manier die de eigenaar opmerkt. Zorgverleners klagen niet meer over onverwachte afspraken. Het rooster dat ze 's ochtends zien, is het rooster dat ze daadwerkelijk volgen. Nieuwe zorgverleners zijn sneller ingewerkt, omdat ze alleen Mindbody hoeven te leren, in plaats van Mindbody én de gewoonte om voor elke dienst hun notificatie-inbox te controleren. De hele bedrijfsvoering wordt eenvoudiger, en een eenvoudigere bedrijfsvoering is makkelijker te laten groeien.

Wil je CalendarConnect Mindbody met Calendly in actie zien? Bekijk de API-apppagina.