Mindbody en Zoom: een Zoom-vergadering voor elke les, geen handmatige installatie nodig.

Waarom de hectiek vóór de les je team stilletjes uitput

Een hybride yogastudio geeft ongeveer 35 online lessen per week. Voor elke les is een Zoom-vergadering nodig met de juiste host, op het juiste tijdstip, met de juiste lesnaam en de link om deel te nemen, die vóór aanvang van de les naar de deelnemers wordt gestuurd. De studiomanager besteedt ongeveer tien minuten per les aan het handmatig instellen van dit alles. Dat is bijna zes uur administratie per week, voor altijd, zonder dat het iets oplevert behalve een vergadering die zichzelf had moeten aanmaken.

Het is ook een kwetsbaar systeem. De manager mist een les op een drukke dinsdagochtend, de docent logt om 6:55 uur in en ziet dat er geen vergadering is, en klanten zitten te wachten op een virtuele ruimte die niet bestaat. Dat leidt tot een gesprek over terugbetalingen en een klant die zich afvraagt of uw online programma de moeite waard is.

Er zijn ook verborgen kosten. Wanneer afspraken handmatig worden aangemaakt, krijgen ze inconsistente namen. De ene week "Vinyasa 7 uur", de volgende week "7 uur vinyasa flow". Sommige afspraken bevatten de naam van de instructeur, andere niet. Klanten zien een rommelig, geïmproviseerd patroon in hun inbox en de studio komt daardoor rommelig over, wat de klanttevredenheid en -binding ondermijnt.

Wat het handmatige proces daadwerkelijk kost

De zichtbare kosten zijn de zes uur per week. De verborgen kosten zijn hoger.

Elke handmatige stap is een kans om er eentje te vergeten. Een gemiste vergadering betekent dat een les niet op tijd kan beginnen. Een verplaatste afspraak die niet in Zoom is doorgevoerd, betekent dat cursisten op de verkeerde link terechtkomen. Een lastminute wisseling van docent betekent dat er een e-mail met de verkeerde naam wordt verstuurd. Op zichzelf is dit geen ramp, maar samen zorgen ze voor een virtueel programma dat onbetrouwbaar aanvoelt, en onbetrouwbaarheid is de reden waarom cursisten niet meer boeken.

Dan is er nog de valkuil van de timing waar niemand van houdt. De lokale tijd van je studio, de tijd van de vergadering en het tijdstip waarop elke klant zijn of haar herinnering leest, moeten allemaal op elkaar aansluiten. Bovendien verschuiven ze twee keer per jaar wanneer de klokken worden verzet. Als dat niet klopt, krijgen klanten twee weken lang een uur te vroeg een herinnering.

Hoe het werkt zodra klassen hun eigen bijeenkomsten aanmaken

ZoomConnect maakt automatisch een Zoom-vergadering aan zodra een les in Mindbody wordt ingepland. De vergadering bevat de naam van de les, de docent als host en de juiste lokale tijd. Als een les wordt verplaatst, geannuleerd of aan een andere docent wordt toegewezen, wordt de Zoom-vergadering automatisch voortgezet.

De distributie verloopt op dezelfde manier. Klanten die geboekt hebben, ontvangen de link om deel te nemen volgens het door u gekozen schema: 24 uur van tevoren, een uur van tevoren of beide. Een klant die om 6:58 uur boekt voor een les van 7:00 uur, ontvangt de link direct, net als een klant die opnieuw boekt na een annulering. Juist in die gevallen op het laatste moment schieten handmatige processen tekort, maar hier werkt het gewoon.

De e-mails met de link bevatten uw huisstijl in plaats van een generieke Zoom-uitnodiging, waardoor de e-mail die in de inbox van een klant terechtkomt, eruitziet alsof deze van uw studio afkomstig is.

Opnames en wisseling van instructeurs, afgehandeld.

Twee terugkerende hoofdpijnklachten verdwijnen met dezelfde behandeling.

Opnames: veel studio's nemen virtuele lessen op voor klanten die er niet live bij konden zijn. ZoomConnect kan de opname na afloop van de les downloaden, aan het lesverslag toevoegen en per e-mail naar klanten sturen die de live sessie hebben gemist. De docent hoeft Zoom na de les niet meer te gebruiken en de e-mails met vragen als "Ik heb het gemist, kan ik de opname krijgen?" komen niet meer binnen.

Docentwisselingen: wanneer een docent zich ziek meldt en een les in Mindbody wordt toegewezen aan een vervanger, werkt ZoomConnect de host van de vergadering bij en verstuurt de link-e-mails opnieuw met de naam van de juiste docent. De vervanger hoeft niet van tevoren in uw Zoom-account te worden ingesteld.

Het instellen

Aan de slag gaan is een korte, eenmalige installatie:

1. Verbind Mindbody en Zoom via de ZoomConnect-installatie. De installatiewizard begeleidt je door het proces.
2. Kies voor welke soorten lessen Zoom-links worden gebruikt. Een hybride studio markeert alleen de virtuele en hybride lessen.
3. Stel de herinneringstijd één keer in: 24 uur van tevoren, één uur van tevoren, plus een directe melding voor iedereen die binnen het laatste uur boekt.
4. Kies het afzenderadres en de huisstijl zodat de aanmeldingsmails eruitzien alsof ze bij jouw studio passen.
5. Bepaal wat er gebeurt als een les wordt geannuleerd: verwijder de Zoom-vergadering volledig, of laat deze als geannuleerd staan zodat je een registratie hebt. De meeste studio's bewaren de registratie.
6. Beslis over opnames: of virtuele lessen automatisch moeten worden opgenomen en de link moet worden verzonden naar cursisten die de live sessie hebben gemist.

Daarna stopt de studiomanager simpelweg met het inplannen van Zoom-vergaderingen. De 35 wekelijkse lessen ontvangen hun vergaderingen, links en herinneringen zonder dat iemand Zoom hoeft aan te raken.

Hoe de cijfers eruit zouden kunnen zien

Neem bijvoorbeeld een hypothetische hybride yogastudio op één locatie met ongeveer 220 leden die 35 virtuele lessen per week aanbiedt.

• De studiomanager bespaart ongeveer 5,5 uur per week, de volledige voorbereidingstijd.
• Het aantal lessen dat van start gaat zonder werkende Zoom-link daalt van één of twee per maand naar nul.
• Het aantal late aanmeldingen neemt toe, omdat degenen die om 6:58 uur aanmelden hun link meteen ontvangen en ook daadwerkelijk komen opdagen.

Een paar maanden later is er een positief effect op de retentie. Het aantal virtuele no-shows daalt, omdat de herinneringen consistent zijn en de e-mails met het logo van de organisatie professioneel overkomen. Klanten die voorheen lessen oversloegen omdat ze "de link nooit hadden ontvangen", hebben dat excuus niet meer. De bezettingsgraad van virtuele lessen stabiliseert zich in een strakker, voorspelbaarder bereik, waardoor het inplannen makkelijker wordt en docenten het gevoel hebben dat hun virtuele lessen de moeite waard zijn. Deze cijfers zijn illustratief en geven geen echte resultaten van een klant weer.

Waarom dit belangrijk is voor uw studio

• Alles wat je team elke week handmatig en op dezelfde manier doet, komt in aanmerking voor verwijdering. Zes uur per week is 300 uur per jaar.
• Het lastige was nooit het aanmaken van één Zoom-vergadering. Het zat hem in de hele cyclus: het verzetten, annuleren, opnieuw boeken, lastminuteboekingen en het wijzigen van de tijd. Door dit alles te automatiseren, wordt het programma betrouwbaar.
• E-mails met merklinks zijn geen ijdelheid. Ze maken het verschil tussen een e-mail die een klant vertrouwt en een e-mail die in de spamfolder belandt.

Probeer het eens

Benieuwd hoe dit werkt voor jouw lesrooster? Bekijk de API-apppagina.