Cliniko en HubSpot: Rapportage van behandelaars en locaties voor een multidisciplinaire kliniek

Zodra een kliniek meer dan een dozijn behandelaars in verschillende disciplines telt, is het antwoord op de vraag "wie presteert er?" niet langer iets wat je zomaar even kunt vaststellen. Dezelfde vraag wordt wekelijks gesteld door de praktijkmanager, maandelijks door de COO en elk kwartaal door de raad van bestuur, en het antwoord zou niet telkens een nieuwe spreadsheet moeten vereisen.

Neem bijvoorbeeld Harbourview Allied Health Collective, een hypothetische organisatie met 4 locaties en 22 behandelaars op het gebied van fysiotherapie, ergotherapie, diëtetiek en inspanningsfysiologie. De praktijkmanager kan niet zomaar eenvoudige vragen beantwoorden die meerdere disciplines omvatten. Hoeveel patiënten worden er maandelijks doorverwezen van fysiotherapeut naar diëtist? Welke behandelaar heeft het hoogste percentage herboekingen? Welke locatie drukt het netwerkgemiddelde naar beneden? Elke vraag vereist een nieuwe export, een nieuwe draaitabel en een nieuwe ronde van handmatige matching van patiënten.

De vragen die een multidisciplinaire kliniek daadwerkelijk beantwoord moet hebben.

Een kliniek met 22 behandelaars functioneert als een klein netwerk, niet als één enkele praktijk. Het management heeft antwoorden nodig op vragen als:

• Welke zorgverleners zitten vol en welke zitten er ruim onder?
• Welke combinaties van disciplines leiden tot de meeste interne verwijzingen (fysiotherapie naar diëtetiek, ergotherapie naar inspanningsfysiologie)?
• Welke locatie genereert de hoogste levenslange waarde per nieuwe patiënt, en waarom?
• Welke zorgverlener is het best in staat om een eerste beoordeling om te zetten in een doorlopend zorgplan?

Geen van deze gegevens blijft behouden in een platte spreadsheetexport. Elke patiënt, afspraak, behandelaar, locatie en zorgplan moet met elkaar verbonden zijn, zodat je de cijfers vrij kunt filteren.

Wat het handmatige rapportageproces u kost

De ingebouwde rapporten van Cliniko geven antwoord op de basisvragen, zoals omzet per behandelaar en afspraken per dag, maar ze leggen niet de verbanden die nodig zijn voor rapportages over verschillende disciplines heen. Een rapportagetool die is gebaseerd op een verouderde export verliest de link tussen verwijzingen van patiënten onderling en vereist een analist om de gegevens actueel te houden. Een gekopieerde spreadsheet werkt prima bij 6 behandelaars, maar is onbruikbaar bij 22. De praktijkmanager blijft de rapporten dus handmatig opnieuw opbouwen, de COO wacht dagen op een antwoord en beslissingen worden genomen op basis van onvolledige informatie.

Hoe automatische rapportage werkt

Wanneer CRMConnect Cliniko koppelt aan HubSpot, worden uw afspraken, patiënten, facturen, behandelaars, locaties en zorgplannen allemaal bouwstenen voor rapportages die automatisch actueel blijven, met behoud van de onderlinge relaties. Elke afspraak heeft al de bijbehorende behandelaar en locatie, zodat u elk rapport zonder extra werk kunt uitsplitsen op basis van een van beide. En omdat patiëntendossiers binnen het netwerk met elkaar verbonden blijven, blijft de verwijzingsketen behouden, zelfs wanneer een patiënt meerdere behandelaars in verschillende disciplines bezoekt.

Dit is de manier waarop je kunt rapporteren:

Prestaties van de behandelaar. Voor elke behandelaar: aantal afspraken dat in de afgelopen 30 dagen is nagekomen, no-showpercentage, herboekingspercentage (het percentage van de nagekomen afspraken dat binnen 28 dagen tot een nieuwe afspraak leidt) en gemiddelde afspraakwaarde.

Locatieprestaties. Voor elke locatie: de bezettingsgraad van de agenda ten opzichte van de beschikbare behandeluren, het aantal nieuwe patiënten dat in die periode is verworven en de gemiddelde levenslange waarde van patiënten op die locatie.

Interne doorverwijzingen. Identificeer patiënten die afspraken hebben bij meerdere disciplines en groepeer ze op basis van de herkomst en bestemming van de verwijzing. Dit rapport laat zien of uw multidisciplinaire model daadwerkelijk multidisciplinair is, of dat het slechts individuele praktijken zijn die onder één dak werken.

Beperkte toegang op basis van locatie. Elke kliniekmanager ziet alleen zijn of haar eigen patiënten en activiteiten, terwijl de COO het hele netwerk overziet. De locatie die op elke afspraak staat vermeld, maakt deze scheiding duidelijk en afdwingbaar.

Wat je doorgaans ontdekt

Een kliniek met het profiel van Harbourview merkt doorgaans binnen de eerste maand dat twee of drie behandelaars op 95 procent van hun capaciteit draaien, terwijl twee anderen onder de 55 procent zitten; dat één locatie verantwoordelijk is voor 80 procent van alle interne verwijzingen van fysiotherapeuten naar diëtisten, terwijl de andere drie locaties bijna geen verwijzingen ontvangen; en dat de locatie met de hoogste levenslange waarde niet de locatie is met het hoogste marketingbudget. Elk van deze punten is een beslissing die nog genomen moet worden. De rapporten worden automatisch bijgewerkt, de operationeel directeur hoeft niet meer om "het spreadsheet" te vragen en de kwartaalrapportage aan de raad van bestuur duurt nu 20 minuten in plaats van twee dagen.

Hoe je op een eerlijke manier gebruik kunt maken van rapportages van zorgverleners

Het aantal behandelaars is een managementinstrument, geen openbaar scorebord. Twee belangrijke aandachtspunten:

• Maak van het aantal afspraken geen ranglijst die in de chat voor medewerkers wordt geplaatst. Verschillende disciplines hebben verschillende afspraakduur en verschillende complexiteit van casussen. Een bekkenfysiotherapie-onderzoek van 75 minuten is niet dezelfde werkeenheid als een vervolgconsult van 20 minuten.
• Voeg geen klinische details (patiëntendossier, diagnoses, behandelspecificaties) toe aan managementdashboards. De structuur van het zorgplan, zoals sessielimieten en mijlpalen, is operationeel en kan wel worden gerapporteerd. Het klinische verslag blijft in Cliniko.

Waarom dit belangrijk is voor uw kliniek

Wanneer je met meer dan twaalf behandelaars te maken hebt, is een onderbuikgevoel niet meer voldoende en zijn handmatige rapporten niet snel genoeg. Live rapportage over behandelaars, locaties en interne verwijzingen maakt van "wie presteert" een vraag die je binnen enkele seconden kunt beantwoorden, op basis van concrete cijfers, elke keer dat die vraag gesteld wordt. Met name het rapport over interne verwijzingen is iets wat de meeste multidisciplinaire klinieken nooit opstellen, terwijl het juist dat rapport is dat je laat zien of je model daadwerkelijk werkt.

Wil je CRMConnect Cliniko met HubSpot in actie zien? Bekijk de API-apppagina.