Cliniko en HubSpot: een omzetprognose waarop een sportgeneeskundige kliniek kan vertrouwen.

In elke groeiende kliniek komt er een moment waarop de prognosespreadsheet van maandagochtend geen hulpmiddel meer is, maar een last wordt. De eigenaar of financieel directeur maakt hem handmatig opnieuw. De behandelaars zijn niet meer op één lijn met wat erin staat. De leiding discussieert over de onjuiste cijfers, omdat de juiste cijfers al vier dagen oud zijn. Beslissingen worden op gevoel genomen.

Neem een illustratief voorbeeld. Northpoint Sports Medicine is een hypothetische, grote kliniek met 8 behandelaars en een jaaromzet van ongeveer $ 2,4 miljoen. De facturering gebeurt in Cliniko. De prognoses en dashboards staan in HubSpot. Elke maandag exporteert de financieel directeur beide gegevens, voegt ze samen in een spreadsheet, maakt het 30/60/90-overzicht en verstuurt het per e-mail. Op woensdag kloppen de cijfers niet meer. Op vrijdag vertrouwt niemand ze meer.

Waarom de gebruikelijke oplossingen niet werken

Het standaardadvies in deze situatie is om boekhoudsoftware, zoals Xero of QuickBooks, tussen Cliniko en HubSpot te plaatsen en daar bovenop een prognose te bouwen. Dat werkt voor de belastingaangifte. Maar het werkt niet voor de aansturing van het bedrijf, omdat de boekhouding registreert wat al gefactureerd of geïncasseerd is, niet wat er nog op de planning staat. Tegen de tijd dat de inkomsten in het boekhoudsysteem staan, is er geen mogelijkheid meer om er iets aan te doen.

Een andere veelgebruikte aanpak is een apart rapportagedashboard, gebouwd op basis van Cliniko-gegevens. Dat levert het management een mooie grafiek op, maar geen concrete actiepunten. HubSpot is de plek waar je patiëntactiviteiten, marketing en pipeline daadwerkelijk worden beheerd. Het uitsplitsen van de prognose naar een tweede systeem creëert slechts twee sets cijfers die niemand volledig vertrouwt.

Hoe werkt het als Cliniko en HubSpot synchroon blijven werken?

CRMConnect Cliniko naar HubSpot zorgt ervoor dat uw afspraken en facturen automatisch synchroon lopen met HubSpot, als twee aparte gegevensstromen. Afspraken zijn uw belangrijkste indicator: ze laten zien welke omzet er in de agenda staat. Facturen zijn uw bevestigde omzet: ze laten zien wat er gefactureerd, betaald of afgeschreven is. Door de twee te combineren, krijgt u een realistische 30/60/90-prognose die wordt bijgewerkt telkens wanneer er iets verandert in Cliniko, en niet telkens wanneer iemand een spreadsheet opent.

Dit is wat je daarmee bereikt:

• Elke Cliniko-factuur wordt in HubSpot weergegeven met de factuurdatum, status, nettobedrag, btw, totaalbedrag, eventuele kortingen en de patiënt, zodat de bevestigde omzet altijd actueel is.
• Elke Cliniko-afspraak wordt weergegeven met de datum, de behandelaar, de locatie van de kliniek, het type afspraak en de verwachte waarde, zodat u de geboekte omzet in de kalender kunt zien oplopen.
• De details van het zorgplan van elke patiënt, zoals het aantal sessies en de resterende capaciteit, zijn ook zichtbaar. Dit voorkomt dat de prognose een patiënt dubbel telt wiens zorgverzekering bijna afloopt.

Van daaruit wordt de 30/60/90-prognose de som van drie dingen: reeds betaalde omzet in de periode, gefactureerde en nog te ontvangen omzet in de periode, en geboekte afspraken in de periode, gecorrigeerd met uw historische conversieratio. U kunt de gegevens uitsplitsen per behandelaar en per servicecategorie, eerste consulten, vervolgconsulten, behandelblokken, pakketbezoeken, en de ontwikkeling ten opzichte van de prognose week na week volgen. En omdat aan elk patiëntendossier de campagne is gekoppeld die hen heeft binnengebracht, kunt u eindelijk een echt marketingrendementsrapport genereren: advertentiebudget, gefactureerde omzet.

Hoe de cijfers er doorgaans uitzien

Een kliniek die aan het profiel van Northpoint voldoet, ziet de nauwkeurigheid van de prognoses doorgaans verbeteren van de basislijn van 75 tot 80 procent in het spreadsheet naar een percentage in de lage 90 procent, zodra afspraken en facturen binnenkomen. Deze cijfers zijn illustratief, maar het patroon blijft hetzelfde.

Belangrijker dan de nauwkeurigheid is de timing. De prognose wordt gedurende de week bijgewerkt, waardoor het management niet langer hoeft te discussiëren over de cijfers van afgelopen maandag, maar donderdagochtend al actie kan ondernemen. De financieel directeur bespaart vier tot zes uur per week die voorheen besteed werd aan het handmatig heropbouwen van de cijfers. En in marketinggesprekken wordt eindelijk de gefactureerde omzet als maatstaf gebruikt, in plaats van ingevulde formulieren.

Terugkerende zorgpakketten zonder dubbele telling

In de sportgeneeskunde worden veel pakketten met meerdere behandelingen verkocht: een pakket van 6 sessies, een programma van 12 weken om terug te keren naar de sport, een revalidatieblok na een operatie. Omdat de details van het behandelplan van elke patiënt, inclusief het aantal sessies en de resterende capaciteit, zichtbaar zijn in HubSpot, kan de prognose de pakketinkomsten herkennen op het moment dat deze daadwerkelijk worden gefactureerd, meestal vooraf, en wordt voorkomen dat er inkomsten worden voorspeld voor toekomstige sessies waarvoor al is betaald. Zonder die transparantie over het behandelplan worden patiënten met een pakket vaak dubbel geteld: eenmaal bij de verkoop en nogmaals bij elke geboekte sessie.

Waarom dit belangrijk is voor uw praktijk

Een betrouwbare prognose is gebaseerd op twee factoren: geboekte afspraken als belangrijkste indicator en facturen als bevestigde omzet, waarbij de capaciteit van het zorgplan van elke patiënt als controle dient. Zorg dat alle drie kloppen voordat u zich zorgen maakt over dashboards.

Spreadsheets zijn niet traag omdat spreadsheets slecht zijn. Ze zijn traag omdat iemand ze moet vernieuwen. Verplaats die vernieuwing naar de integratie en het maandagritueel verdwijnt. En gesprekken over marketingrendement worden pas serieus als de meting gebaseerd is op gefactureerde omzet, niet op ingevulde formulieren.

Wil je CRMConnect Cliniko met HubSpot in actie zien? Bekijk de API-apppagina.