Благодаря DonorPerfect и Keap отчеты Совета по управлению целевым капиталом стали готовиться быстрее каждый квартал.

Составление отчетов по целевым стипендиям — самая трудоемкая задача в сфере сбора средств на стипендии, и почти вся работа не требует особых размышлений. Сотрудник отдела развития тратит два полных дня каждый квартал на то, чтобы собрать данные о пожертвованиях по фондам, вручную сопоставить их с данными об участии в программе из другой системы, отформатировать таблицу для каждой стипендии и отправить PDF-файлы председателям комитетов по электронной почте. Тринадцать недель спустя им приходится делать все это снова.

Вашему совету директоров не нужна сложная работа. Им нужны правильные цифры. Сложность проста: одна система знает, сколько люди пожертвовали и в какой фонд, а другая — что они читали, открывали и посещали. Вся проблема заключается в том, что приходится каждый квартал вручную объединять эти две системы.

Сколько на самом деле стоит оплата за квартал, оплачиваемый вручную.

Два дня работы квалифицированного персонала четыре раза в год — это шестнадцать рабочих дней в году, потраченных на копирование и вставку. Это время, которое ваш специалист по развитию не тратит на звонки донорам, встречи с представителями фонда или работу по налаживанию отношений, которая действительно способствует росту фонда.

Кроме того, это хрупкий процесс. Каждый отчет перестраивается вручную, а это значит, что каждый отчет — это новый шанс переставить цифры, неправильно оформить пожертвование или вставить данные за прошлый квартал в текущий. В отношении целевых стипендий существуют юридические ограничения, которые должны корректно отображаться в каждом отчете. Отчет о распределении средств, в котором неверно указано ограничение, — это не проблема бюджета, это проблема соблюдения требований, а такие проблемы могут положить конец карьере.

Есть и временные издержки. Заседания комитетов по управлению целевым капиталом часто проходят ближе к концу квартала, когда наиболее важны данные за последние две недели: пожертвование крупного донора, обещание в память о ком-либо, визит председателя совета директоров для оценки работы фонда. Отчет, составленный на основе данных прошлой недели, просто не отражает текущее состояние фонда.

Более эффективный способ подготовки отчета

CRMConnect интегрирует DonorPerfect с Keap, благодаря чему информация о средствах и взаимодействии с донорами хранятся вместе в одной и той же базе данных доноров и поддерживаются в актуальном состоянии независимо друг от друга.

Каждое пожертвование автоматически сохраняет информацию о назначении фонда, ограничениях и цели. Каждая из ваших целевых стипендий становится удобной, выбираемой категорией, а не просто текстовой заметкой. История пожертвований для каждого донора и каждого фонда отображается рядом с данными о взаимодействии, которые уже отслеживает Keap: открытия электронных писем, клики, посещение мероприятий. Поскольку обе части истории донора находятся в одном месте, ежеквартальное объединение данных, которое вы раньше делали вручную, уже выполнено.

Как это работает для вашей команды

Представьте себе фонд Summit Scholars Fund, показательный пример университетского стипендиального фонда, в котором действуют 38 именных стипендий и который поддерживают 5200 выпускников-доноров. Вот отчет в доступной форме.

Для каждой стипендии создается отдельная сохраненная таблица: все жертвователи этого фонда, информация об их пожертвованиях за все время, дата последнего пожертвования, последнее участие и последнее посещение мероприятий — все на одном экране. Юридические ограничения для данной стипендии также отображаются в этой таблице, поэтому председатели комитетов видят контекст, не тратя время на его поиск.

В отдельном списке отслеживаются крупнейшие доноры каждого фонда в зависимости от того, сколько времени прошло с момента их последнего взаимодействия. Любой, кто замолкает на 90 дней, запускает задачу для назначенного сотрудника по развитию, поэтому ослабление отношений выявляется за несколько недель, а не на следующем ежеквартальном собрании.

Когда наступает день сдачи отчета, сотрудник отдела разработки открывает каждое сохраненное представление, экспортирует его и отправляет. Время подготовки сокращается с шестнадцати часов до трех-четырех.

Что это значит для вашей деятельности по сбору средств?

Репрезентативные результаты, полученные в аналогичных стипендиальных фондах после применения данного подхода:

• Время, затрачиваемое на подготовку квартального отчета, сокращается с примерно шестнадцати часов до четырех, что составляет уменьшение на 75 процентов.
• Председатели комитетов отмечают более высокий уровень удовлетворенности, поскольку впервые в каждом отчете о стипендиальной программе указывается контекст взаимодействия, а не только финансовые показатели.
• Охлаждение отношений с крупными донорами выявляется не за кварталы, а за недели, благодаря списку лиц, находящихся под наблюдением в течение 90 дней.
• Ежегодная проверка на соответствие требованиям становится быстрее, поскольку формулировки ограничений хранятся согласованно, а не скрыты в текстовом описании.
• Сообщения о привлечении средств, которые пишут ваши специалисты по развитию, становятся лучше, потому что данные о пожертвованиях и данные об участии отображаются вместе в одном окне, а не в папке с экспортированными данными.

Следует отметить одну важную оговорку: это не отменяет ежеквартальную оценку работы специалиста по развитию. Человек по-прежнему должен читать данные и писать отчет. Исчезает не суждение, а работа с электронными таблицами. Фонды, которые ожидали, что это заменит должность штатного сотрудника, были разочарованы; фонды, которые ожидали, что это освободит этого человека для большего количества звонков донорам и меньше работы с Excel, остались довольны.

Ответственное управление ресурсами и конфиденциальность заслуживают внимания. Получатели стипендий предъявляют иные требования к конфиденциальности, чем доноры. Истории получателей, используемые в отчетах, всегда должны предоставляться на добровольной основе с правом отзыва согласия. Многие университеты имеют конкретные правила относительно того, чем можно делиться с донорами и членами комитетов, и данные получателей должны по умолчанию оставаться вне поля зрения членов комитетов, если эти правила этого не допускают.

Что сохранить человечность

Возникает соблазн полностью автоматизировать отчет. Сопротивляйтесь этому. Автоматизируйте обработку цифр, сводки по взаимодействию, анализ по каждой стипендии, списки наблюдения. Оставьте пояснительный текст, объясняющий, почему одна стипендия показывает высокие результаты, а другая недофинансируется, вашему специалисту по развитию. Председатель совета директоров сможет отличить данные с контекстом от данных без него в течение первых тридцати секунд после открытия отчета.

Рекомендации по работе с донорами также должны быть человечными. Список «молчаливых» доноров на 90 дней — это сигнал тревоги, а не решение. Правильный следующий шаг для «молчаливого» крупного донора зависит от факторов, которые не видны в отчете: недавняя потеря, известные жизненные перемены, ранее обсуждавшиеся предпочтения по срокам. Это решение принимает ваш менеджер по развитию, а не панель управления.

Хотите увидеть CRMConnect DonorPerfect в действии?

Перейти на страницу приложения API.