Панели мониторинга для сбора средств на общественном радио, готовые к использованию советом директоров, с помощью DonorPerfect и Mailchimp.

Генеральный директор общественной радиостанции не должен заниматься подготовкой презентации для совета директоров в субботу днем. Однако каждый квартал именно это и происходит. Финансовые показатели хранятся в одной системе, а показатели вовлеченности аудитории — в другой, и их ручное объединение занимает целые выходные. В итоге презентация представляет собой один и тот же переработанный макет с вручную обновленными ячейками, представленный на собрании, а затем забытый до следующего цикла.

Вашему совету директоров не нужны сложные системы. Вашему совету директоров нужны точные, актуальные и согласованные данные. Квартальная отчетность отнимает у сотрудников гораздо больше времени, чем следовало бы, потому что сверка двух систем выполняется вручную, а ручная сверка — ненадежный процесс.

Во сколько вам обойдется гонка выходного дня

Колода карт, перестраиваемая вручную каждый квартал, — это колода, которой никто полностью не доверяет. Каждая цифра копируется с одного места на другое, а это значит, что каждая цифра — это шанс переставить местами цифры или вставить устаревшее число. Когда член команды замечает одну ошибку, доверие ко всей колоде падает.

Вторая проблема — это нехватка времени. Отчет, составленный на основе данных прошлой недели, подходит для планового ежемесячного обзора, но бесполезен во время 72-часовой кампании по сбору пожертвований. Во время такой кампании вашему генеральному менеджеру необходимо знать, сколько новых сторонников поступило сегодня утром, а не сколько — вчера.

Есть и цена стабильности. Количество пользователей, поддерживающих систему, зависит от стабильной и надежной категоризации. Если на панели управления вашего совета отображается 3412 пользователей, поддерживающих систему, в понедельник и 3408 во вторник, потому что кто-то вручную скорректировал категорию, совет перестает верить этим цифрам. Количество пользователей, обновляющихся самостоятельно, остается стабильным; количество пользователей, поддерживаемых вручную, — нет.

Более эффективный способ отчитываться перед советом директоров.

MailConnect соединяет DonorPerfect с Mailchimp, поэтому ваши финансовые показатели и показатели вовлеченности хранятся в одном месте и обновляются примерно каждые 15 минут.

Общие данные, которые запрашивает ваша доска объявлений — общий доход, количество постоянных доноров, средний размер пожертвования, количество доноров по группам — хранятся в записи контакта и автоматически суммируются. Разделение аудитории, например, новые постоянные доноры, существующие постоянные доноры, повышение уровня пожертвования, понижение уровня пожертвования и прекращение пожертвований, остается точным без повторной сортировки. Статус постоянного донора и назначение пожертвования передаются, поэтому панель управления может детализировать результаты по группам. Качество списка поддерживается автоматически, что обеспечивает достоверность показателей вовлеченности.

Как это работает для вашей команды

Представьте себе KCST Community Radio — типичную общественную радиостанцию с 8700 подписчиками и 3400 постоянными членами. Вот как выглядит панель управления в наглядном виде.

В разделе «Состояние постоянных доноров» отображается общее количество постоянных доноров, чистое изменение за этот месяц, средняя ежемесячная сумма и медианный срок сотрудничества, обновляемый каждые 15 минут. В течение 72-часовой кампании отдельный почасовой раздел показывает пожертвования за последний час, новых постоянных доноров, среднюю ежемесячную сумму и процент достижения цели, с разбивкой по способам связи с донорами.

Сравнение данных за разные годы позволяет сопоставить один и тот же квартал или один и тот же тип диска, и, поскольку базовые поля стабильны, это сравнение сохраняется, а не восстанавливается вручную.

В верхней части панели управления расположены пять показателей, которые действительно интересуют членов совета директоров: общий доход за год, чистое изменение числа постоянных доноров, средний размер пожертвования, чистое изменение числа доноров и стоимость привлечения одного донора. Все остальное находится ниже. Члены совета директоров получают ссылку только для чтения, поэтому ежеквартальное собрание начинается с отображения панели управления в режиме реального времени, а не со статичного слайда.

Что это значит для вашей деятельности по сбору средств?

Репрезентативные результаты, полученные на аналогичных общественных станциях после применения данного подхода:

• Время, затрачиваемое на подготовку палубы к спуску на воду в течение квартала, сокращается с примерно 12-15 часов до менее чем двух.
• Решения о проведении благотворительных акций принимаются на основе почасовых данных, а не данных следующего дня, что во время 72-часовой акции может означать разницу между корректировкой ваших презентаций в прямом эфире и усвоением урока в следующем году.
• Активность совета директоров при использовании информационной панели становится полезным ранним сигналом вовлеченности совета директоров в деятельность организации в целом.
• Сравнения показателей за разные годы перестают быть качественными и становятся количественными, что меняет ход стратегического обсуждения.
• Андеррайтеры, которые время от времени запрашивают информацию о ходе привлечения средств, получают понятный и доступный для обмена материал, вместо многочасовой переписки по электронной почте, которая отнимает у генерального менеджера много времени.

Важное замечание: информационная панель не исправит плохую чистоту данных. Если ваши базовые категории несогласованы, информационная панель выявит эти несоответствия, а не предоставит ценную информацию. Сначала очистите категории, а затем создавайте информационную панель.

Конфиденциальность данных о донорах распространяется даже на внутренние данные совета директоров. Совокупные данные и общая сумма доходов подходят для контроля со стороны совета директоров; информация об отдельных донорах и суммах пожертвований, как правило, недопустима, если донор явно не дал согласия на упоминание. Панель мониторинга, на которой перечислены «10 крупнейших доноров по объему пожертвований за всю жизнь» с указанием имен, переходит грань, которую большинство доноров не ожидают. Создавайте панель мониторинга таким образом, чтобы для идентификации отдельных доноров требовалась целенаправленная детализация с надлежащим контролем доступа, а не стандартный вид.

Что не следует показывать на доске объявлений

Панели мониторинга чаще терпят неудачу из-за избытка информации, чем из-за ее недостатка. Панель с 20 графиками теряет фокус; та же панель с пятью графиками и индикатором состояния, позволяющим быстро оценить ситуацию, вызывает дискуссию.

Избегайте показателей, отвлекающих внимание. Общее количество открытий электронных писем, показы в социальных сетях, количество загрузок подкастов: они никого не впечатляют и вытесняют цифры, на основе которых совет директоров может принимать решения. Время эфирного времени, затраченное на сбор пожертвований, стоимость привлечения спонсоров, стоимость привлечения одного постоянного клиента: вот цифры, заслуживающие внимания совета директоров.

Для генерального менеджера и директора по развитию следует предусмотреть отдельный, более подробный обзор, а для совета директоров необходимо придерживаться жесткой позиции в отношении масштаба проекта. Если показатель не влияет на решение совета директоров, ему не место в обзоре совета. Эта дисциплина становится еще сложнее, когда добавление «еще одной диаграммы» осуществляется одним щелчком мыши, поэтому решение должно исходить от генерального менеджера, а не от инструмента.

Хотите увидеть, как работает интеграция MailConnect DonorPerfect с Mailchimp?

Перейти на страницу приложения API.