Mindbody и Calendly: бронирование по маршруту без уборки на стойке регистрации.

Спа-салон использует Calendly для сбора заявок от клиентов, пришедших по рекомендации. Спа-салон предлагает 14 различных услуг от трех разных поставщиков, и каждая услуга имеет свою продолжительность, цену, помещение и поставщика. Вы не можете разумно просить источник рекомендации, которым часто является другой местный бизнес, выбрать подходящего поставщика, помещение и продолжительность от вашего имени.

Сегодня в спа-салоне используется одна стандартная ссылка Calendly под названием «Реферальное бронирование», и администратор на ресепшене вручную перенаправляет все остальные запросы. Это сводит на нет весь смысл онлайн-бронирования.

Ваши партнеры по направлению пациентов тоже заинтересованы в этом. Местная врачебная клиника, которая направляет пациентов в ваш спа-салон, хочет, чтобы передача информации происходила плавно: пациент кликает, записывается на прием и приходит. Когда пациента переносят на другое время, потому что администратору пришлось корректировать запись, об этом узнает врачебная клиника. Достаточное количество некачественных передач информации приведет к тому, что они просто перестанут направлять к вам пациентов.

Во сколько вам обойдется ручная уборка

Переадресация каждого направления на прием вручную — это не только медленно, но и крайне рискованно. Администратору приходится интерпретировать стандартное направление, определять нужную услугу и врача, находить реальное свободное время и вносить данные заново, при этом первоначальное подтверждение, полученное пациентом, оказывается неверным. Каждый шаг — это шанс совершить ошибку, которую пациент обязательно заметит.

Также существует скрытая проблема с доступностью. Единая стандартная ссылка для бронирования должна показывать время, подходящее для любой из ваших 14 услуг. Эта «наивысшая» доступность неверна для большинства из них. Вы не можете вписать 30-минутную процедуру по уходу за лицом в слот, свободный только для ваших 90-минутных массажистов. Таким образом, стандартные настройки либо приводят к перебронированию определенных специалистов, либо скрывают реальную доступность. В любом случае, вы теряете бронирования, а администратор оплачивает это в виде дополнительных расходов.

Как это работает вместо этого

CalendarConnect считывает услугу, выбранную пользователем по рекомендации в форме Calendly, и автоматически направляет полученную запись на соответствующую услугу, к нужному специалисту, в нужное место и на нужную продолжительность в Mindbody. Он выбирает доступного специалиста из пула, подходящего для данной услуги. И если вы используете разные сценарии бронирования — по рекомендациям, по прямым заказам или по пакетным консультациям — каждый из них может работать по своей собственной логике.

Функция отображения доступности также работает корректно. Когда пользователь выбирает услугу, в форме отображается реально доступное время для этой услуги у соответствующего поставщика услуг в данном месте, а не упрощенный список. Вы используете весь свой потенциал, не допуская перебронирования.

При выборе помещения и оборудования соблюдаются правила. Для лазерной процедуры необходимо специальное помещение для лазерной процедуры. Для массажа — массажный кабинет. Ваша система Mindbody уже знает, для какой процедуры требуется какое помещение, и CalendarConnect это учитывает, поэтому администратору никогда не приходится переназначать бронирование из-за того, что система попыталась назначить лазерную процедуру на маникюрный стол.

Что вы настроили

Проще говоря, вся схема работает следующим образом. У вас есть одна ссылка для бронирования в Calendly с простым выпадающим списком выбора услуг, в котором перечислены 14 услуг, и списком выбора местоположения, если у вас несколько площадок. За кулисами каждый вариант в этом выпадающем списке сопоставляется один раз с соответствующей услугой Mindbody, пулом поставщиков услуг, номером комнаты и продолжительностью.

После этого работа становится незаметной. Партнер по направлению делится одной ссылкой. Пациент выбирает услугу, видит реальное наличие мест и бронирует. Запись на прием автоматически сохраняется в Mindbody как корректная и полностью оформленная, без необходимости переадресации на ресепшен. Ваша команда может вести краткую справочную таблицу, показывающую, какой пункт выпадающего списка соответствует какой услуге, но она им редко понадобится.

Вы также решаете, что произойдет в редком случае, когда для выбранной услуги нет свободного поставщика в запрошенное время. Форма может предложить ближайшее свободное время, предложить альтернативного поставщика или вернуться к общему опросу. Вы выбираете вариант, который подходит для вашего спа-салона.

Несколько ситуаций, о которых стоит знать.

Если клиент по рекомендации выбирает услугу, которую вы больше не предлагаете, например, старый пакет услуг, то старый вариант можно сопоставить с заменяющей его услугой, чтобы исторические ссылки на реферальные ссылки продолжали работать, пока вы сами решаете, отключать ли старый вариант.

Вы также выбираете способ отбора специалистов из числа подходящих кандидатов: поочередно по всей команде, с распределением нагрузки в зависимости от загруженности или с приоритетным привлечением опытных специалистов для консультаций с новыми клиентами. Выберите тот вариант, который подходит именно вам.

А комбинированная услуга, например, маникюр в сочетании с педикюром, может быть вариантом бронирования в один сеанс, что позволяет получить два последовательных визита с подходящим специалистом и оптимальной общей продолжительностью.

Что это значит для вашего спа-салона?

Рассмотрим гипотетический пример. Спа-салон с одним филиалом, тремя специалистами и 14 услугами, обрабатывающий примерно 25 заказов по рекомендациям в неделю. После внедрения этой системы маршрутизации время, затрачиваемое на переадресацию заказов на ресепшене, сокращается с примерно трех часов в неделю до нуля. Конверсия по рекомендациям немного улучшается, поскольку клиенты, привлеченные по рекомендации, бронируют нужную услугу с первого раза, а не перебронируются на следующий день.

Наибольшее влияние это оказывает на саму программу реферальных ссылок. Партнеры по реферальной программе довольны, потому что их пациенты получают положительный опыт, поэтому существующие партнеры чаще рекомендуют вас другим. А поскольку пациент, рекомендованный вами, теперь гарантированно попадает на сайт, записывается на прием, приходит и совершает покупку, экономика реферального маркетинга наконец-то становится понятной, а значит, это канал, в который стоит инвестировать.

Хотите увидеть CalendarConnect Mindbody в действии? Перейти на страницу приложения API.