Mindbody и Calendly: Автоматическая отправка каждой консультации в нужный спа-салон.

Сеть спа-салонов с четырьмя филиалами использует единую воронку Calendly для консультаций. Потенциальный клиент выбирает услугу, место и время. Сегодня эта запись отображается как стандартная, и региональному менеджеру приходится вручную перенаправлять её в нужный филиал. Иногда она ошибается, и клиент приходит не в тот спа-салон на приём, который есть в расписании другого филиала.

Неправильно оформленная бронь — это худший вид ошибки на ресепшене. Все ведут себя вежливо. Никто не бронирует второй визит.

Страдает и ваш бренд. Каждый спа-салон в группе имеет свою атмосферу, своих специалистов, свою специализацию. Клиент, которого направили не в тот салон, получает совсем не то, чего ожидал, часто с тем, кого не заказывал. Даже если визит проходит, ощущения не соответствуют ожиданиям. Вскоре в отзывах начинают появляться фразы типа: «Я думала, что пойду в одно место, а оказалась в другом», и история о качестве услуг, которую вы так долго создавали, начинает разрушаться.

Во сколько вам обходится неправильная маршрутизация

Каждая ошибочно оформленная бронь обходится вам вдвойне. Во-первых, вы теряете клиента, потому что почти никто не прощает несвоевременное прибытие и повторную бронь. Во-вторых, вы теряете время регионального менеджера, потому что она тратит часы каждую неделю на проверку и исправление бронирований вместо того, чтобы заниматься тем, что способствует росту бизнеса.

Попытки исправить это с помощью наспех составленных правил маршрутизации лишь заменяют одну проблему другой. Угадывание адреса не работает для клиентов, у которых нет корректного адреса. Резервный вариант с местоположением по умолчанию незаметно направляет всех на один сайт. Маршрутизация на основе провайдера перестаёт работать в тот момент, когда провайдер меняет местоположение. Каждое исправление порождает новый частный случай, и список возможных проблем постоянно растёт.

Как работает правильная маршрутизация

CalendarConnect считывает местоположение, выбранное клиентом в форме Calendly, и создает запись на прием в нужном филиале Mindbody, с нужной услугой, нужным специалистом и в нужном помещении. Он выбирает доступного специалиста из списка подходящих специалистов в этом конкретном филиале и, если первый выбор не свободен, переключается на альтернативного специалиста в соответствии с вашими правилами.

Настройка представляет собой простой набор правил, которые вы определяете один раз: каждый вариант местоположения соответствует определенному местоположению, каждая услуга соответствует нужной услуге в этом местоположении, и вы сами решаете, что делать в неоднозначных случаях. Добавление нового местоположения позже означает добавление одной строки к этой карте, а не перестройку всего остального. Эта система растет вместе с вашим бизнесом.

Система также учитывает поставщиков услуг, работающих в нескольких местах. Поставщик услуг, работающий два дня в неделю в каждом из двух мест, может быть включен в список подходящих кандидатов для обоих мест, и заказы будут направляться в то место, где он находится в выбранный день. Ему не нужно будет жонглировать двумя графиками.

Что вы настроили

Вся схема проста. Вы соединяете все четыре спа-салона, запускаете единую ссылку для бронирования в Calendly с выбором услуги и выбором местоположения, сопоставляя каждый вариант местоположения со спа-салоном, а каждую услугу — с соответствующей услугой в этом спа-салоне. Затем вы проводите одно тестовое бронирование для каждого местоположения, чтобы убедиться, что каждое из них корректно отображается, и внедряете единую ссылку в маркетинговые кампании всех четырех филиалов.

С этого момента ваша маркетинговая команда будет использовать одну ссылку для бронирования вместо четырех. Все кампании, ориентированные на конкретный сайт, могут использовать одну и ту же ссылку, поскольку средство выбора в форме направляет каждое бронирование в нужное место. Рекомендуется раз в месяц проводить в каждом филиале быструю тестовую проверку бронирования, чтобы убедиться, что все по-прежнему работает корректно, и выявлять любые отклонения на ранней стадии.

Несколько ситуаций, о которых стоит знать.

Иногда клиент по ошибке выбирает неправильное место. Бронирование регистрируется с указанием фактического местоположения, и региональный менеджер может увидеть явно ошибочные случаи, например, когда клиент с адресом в Нью-Йорке бронирует встречу в Майами, и связаться с ним до поездки.

Когда врач окончательно переходит из одного места в другое, ее назначение в Mindbody изменяется, и соответствующие пулы обновляются автоматически. В старом месте ее услуги перестают предоставляться, в новом — начинают. Ручная перенастройка не требуется.

Когда заведение временно закрывается на ремонт или обучение персонала, вы просто отмечаете его как недоступное в Mindbody, и форма Calendly скрывает это заведение от выбора до тех пор, пока оно не откроется снова. Клиенты не могут забронировать закрытое заведение.

Что это значит для вашей спа-группы?

Рассмотрим гипотетический пример. Группа из четырех спа-салонов, где проводится примерно 40 консультаций в неделю в разных местах. После внедрения правильной маршрутизации количество ошибочно перенаправленных бронирований сокращается с примерно трех в неделю до нуля. Время, затрачиваемое региональным менеджером на исправление маршрутов, сводится к нулю. Показатель явки улучшается, поскольку в подтверждающих письмах с самого начала указывается правильный адрес салона.

Наконец-то отчетность на уровне группы становится осмысленной. Объем бронирований, коэффициент конверсии, процент неявок и выручка с каждого бронирования сопоставимы по всем четырем вашим локациям, поскольку данные структурированы одинаково везде. Региональный менеджер получает одну полноценную панель мониторинга вместо четырех запутанных и наконец-то может видеть, какие локации показывают хорошие результаты, а каким требуется помощь.

Хотите увидеть CalendarConnect Mindbody в действии? Перейти на страницу приложения API.