Mindbody и Calendly: покончите с хлопотами на ресепшене благодаря синхронизации бронирования в режиме реального времени.

Медицинский спа-салон использует Calendly для консультаций новых клиентов, потому что команде, отвечающей за сайт, очень нравится виджет бронирования. Сама запись о приеме хранится в Mindbody, где указаны расписания, кабинеты и продолжительность процедур. Передача данных осуществляется вручную: кто-то на ресепшене следит за уведомлениями Calendly и повторно вносит каждое бронирование в Mindbody.

Результат именно такой, как и следовало ожидать. Два клиента бронируют одно и то же время в Calendly, прежде чем администратор успевает обработать запрос, и в итоге получается двойное бронирование. Специалисты оказываются застигнуты врасплох записями о встречах, о которых они даже не подозревали. Отмена записи в тот же день в Calendly занимает несколько часов, прежде чем информация поступит в Mindbody, и комната остается пустой, хотя могла бы быть занята.

Существует также проблема, с которой сталкиваются клиенты. Calendly отправляет собственное подтверждение. Mindbody отправляет собственное подтверждение. Клиент получает два подтверждения на одну и ту же запись, иногда с противоречивыми данными, если администратор внес какие-либо изменения после записи. Клиент остается в недоумении, какое из них настоящее, и некоторые подтверждения приходят в неподходящее время.

Во сколько вам обойдется ручная передача данных

Перепечатывать каждое бронирование из одной системы в другую — это медленно, и, что еще хуже, ненадежно, что напрямую приводит к потере денег и репутации. Каждое двойное бронирование вынуждает к извинениям по телефону и, как правило, к потере клиента. Каждый удивленный поставщик услуг теряет доверие к расписанию. Каждая отмена, на выявление которой уходят часы, — это пустующий номер, который можно было бы забронировать повторно. И каждое дублирующееся, противоречащее друг другу подтверждение создает впечатление неорганизованности в глазах клиента, который еще даже не приехал.

Больше всего проблем возникает при переносе записи. Когда клиент переносит запись в Calendly, старое время аннулируется, и создается новое. Если эти два изменения рассматриваются как не связанные между собой, в Mindbody в итоге происходит аннулирование, за которым следует совершенно новая запись, и связь с исходным бронированием обрывается. Заметки, ответы на вопросы анкеты, история не переносятся. Специалист видит запись без контекста.

Как это работает вместо этого

CalendarConnect преобразует отношения в правильную форму. Calendly отвечает за публичный процесс бронирования. Mindbody отвечает за расписание. Каждое бронирование в Calendly за считанные секунды превращается в корректно оформленную запись в Mindbody с указанием услуги, специалиста, места и продолжительности. Стойка регистрации перестает быть просто пунктом повторного входа и снова становится стойкой регистрации.

Перенос записи рассматривается как одно единое изменение. Когда клиент переносит свою запись, первоначальная запись в Mindbody обновляется с указанием нового времени, продолжительности или нового специалиста. История остается неизменной. Ответы на вопросы анкеты остаются прикрепленными. Специалист открывает одну запись, а не отмену, связанную с новым неизвестным бронированием.

Отмена записи обрабатывается в режиме реального времени. Отмененное время освобождается в Mindbody за считанные секунды, поэтому его можно забронировать повторно, пока еще не поздно. Ваша политика отмены также соблюдается: поздние отмены и неявки отмечаются, чтобы вы могли применить свои сборы, а клиент, который перебронирует запись в течение 24 часов, может быть сопоставлен с его первоначальным намерением. Для одной записи все это не имеет значения. Но для 80 записей в неделю это имеет огромное значение.

Что вы настроили

Настройка проста. Вы подключаете Calendly и Mindbody, сопоставляете каждый тип бронирования в Calendly с соответствующей услугой Mindbody, пулом поставщиков услуг и местоположением, а также включаете мгновенную синхронизацию бронирований, чтобы новые бронирования отображались в течение нескольких секунд, плюс синхронизацию переноса и отмены, чтобы изменения не дублировались. После этого администратор может закрыть вкладку Calendly и использовать Mindbody как единое расписание.

Важно правильно настроить две параметры. Во-первых, сократите или отключите подтверждение в Calendly, чтобы клиент получал только подтверждение от Mindbody, что решит проблему с противоречивыми подтверждениями. Во-вторых, убедитесь, что время ожидания между приемами (время, необходимое для обработки записи) установлено в Mindbody и учитывается формой Calendly, чтобы ни одна из систем не перезаписывала клиента.

Несколько ситуаций, о которых стоит знать.

Поставщики услуг постоянно меняют свою доступность в середине дня. Если поставщик продлевает свою смену или берет выходной во второй половине дня, форма Calendly немедленно это отражает, поэтому клиент не может забронировать время, когда поставщик услуг уже не свободен.

Если специалист внезапно объявляет о болезни, вы отмечаете ее в Mindbody, и ее запланированные на день встречи в Calendly отменяются с выбранным вами сообщением. Освободившиеся места становятся доступными для бронирования другим специалистом, если это позволяет ваша политика.

А регулярные записи, например, еженедельный сеанс ухода за лицом, лучше всего оформлять непосредственно в Mindbody. Calendly — подходящий инструмент для первичных записей и разовых посещений. Использование каждого инструмента по назначению обеспечивает удобство и чистоту всего процесса.

Что это значит для вашего спа-салона?

Рассмотрим гипотетический пример. Медицинский спа-центр с одним местоположением, пятью специалистами и примерно 80 консультациями в неделю через Calendly. После внедрения синхронизации в режиме реального времени количество двойных бронирований сокращается с примерно четырех в неделю до нуля. Время, затрачиваемое на повторный ввод бронирований на ресепшене, сокращается примерно на шесть часов в неделю. Отмена бронирования в тот же день освобождает свободные места для повторного бронирования за считанные секунды, а не часы, поэтому пустые кабинеты заполняются.

Удовлетворенность врачей повышается, и это заметно владельцу бизнеса. Врачи перестают жаловаться на неожиданные приемы. Расписание, которое они видят утром, — это расписание, которое они фактически выполняют. Новые врачи быстрее осваивают систему, потому что им нужно изучить только Mindbody, а не Mindbody плюс привычку проверять почтовый ящик уведомлений перед каждой сменой. Вся работа упрощается, а более простая работа способствует ее развитию.

Хотите увидеть CalendarConnect Mindbody в действии? Перейти на страницу приложения API.