Mindbody и Zoom: Zoom-конференция для любых занятий, без ручной настройки.

Почему предтренировочная суматоха незаметно истощает вашу команду

В гибридной йога-студии проводится примерно 35 виртуальных занятий в неделю. Для каждого из них необходима онлайн-встреча в Zoom с нужным ведущим, в нужное время, с правильным названием занятия и ссылкой для подключения, которую следует отправить клиентам, записавшимся на занятие, до его начала. Менеджер студии тратит около десяти минут на ручную настройку всего этого для каждого занятия. Это почти шесть часов административной работы каждую неделю, и так бесконечно, без каких-либо результатов, кроме встречи, которая должна была бы состояться сама собой.

Кроме того, это ненадежная система. Менеджер пропускает занятие в оживленное вторничное утро, преподаватель подключается в 6:55 утра, но встречи нет, а клиенты сидят и ждут комнату, которой не существует. Это приводит к разговору о возврате денег и к тому, что клиент начинает сомневаться, стоит ли продолжать пользоваться вашей виртуальной программой.

Есть и более скрытая цена. Когда встречи создаются вручную, названия получаются непоследовательными. «Виньяса 7 утра» на одной неделе, «виньяса-флоу 7 утра» на следующей. Некоторые содержат имя инструктора, некоторые — нет. Клиенты видят в своей почте беспорядочный, импровизированный шаблон, и студия начинает выглядеть неорганизованной, что незаметно снижает удержание клиентов.

Во сколько на самом деле обходится ручной процесс

Очевидные затраты составляют шесть часов в неделю. Скрытые затраты значительно выше.

Каждый шаг, выполняемый вручную, — это шанс что-то забыть. Пропущенная встреча означает, что занятие не может начаться вовремя. Перенос занятия, который не был перенесен в Zoom, означает, что клиенты приходят по неправильной ссылке. Замена преподавателя в последнюю минуту означает электронное письмо, в котором указан не тот человек. Сами по себе эти проблемы не являются критической, но в совокупности они создают ощущение ненадежности виртуальной программы, а именно ненадежность является причиной того, что клиенты перестают записываться на занятия.

Кроме того, существует ловушка со временем, которая никому не нравится. Местное время вашей студии, время встречи и время, когда каждый клиент читает напоминание, должны совпадать, а они сдвигаются дважды в год при переводе часов. Если это не удастся, клиенты будут получать напоминания на час раньше в течение двух недель подряд.

Как это работает после того, как классы создают свои собственные встречи

ZoomConnect автоматически создает конференцию Zoom в момент планирования занятия в Mindbody. Конференция содержит название занятия, имя преподавателя в качестве организатора и правильное местное время. Если занятие переносится, отменяется или назначается другому преподавателю, конференция Zoom автоматически переносится на это время.

Распределение происходит аналогичным образом. Забронировавшие занятие клиенты получают ссылку для присоединения в выбранное вами время: за 24 часа, за час до занятия или и то, и другое. Клиент, забронировавший занятие в 6:58 утра на 7:00, всё равно получает ссылку сразу, как и клиент, повторно забронировавший занятие после отмены. Именно в таких случаях, когда ручные процессы дают сбой, они работают безотказно.

В электронных письмах со ссылками присутствует ваш фирменный стиль, а не вид стандартного приглашения на Zoom, поэтому то, что попадает в почтовый ящик клиента, выглядит так, будто оно пришло из вашей студии.

Запись занятий и обмен инструкторами были организованы.

Две повторяющиеся головные боли исчезают при использовании той же самой системы.

Записи: многие студии записывают виртуальные занятия для клиентов, которые не смогли присутствовать в прямом эфире. ZoomConnect может получить запись после окончания занятия, прикрепить ее к записи занятия и отправить по электронной почте клиентам, пропустившим прямую трансляцию. Преподаватель не трогает Zoom после занятия, и письма с вопросом «Я пропустил занятие, могу ли я получить запись?» перестают приходить.

Смена преподавателя: когда преподаватель объявляет об отмене занятия, и занятие переназначается замещающему преподавателю в Mindbody, ZoomConnect обновляет информацию у организатора встречи и повторно отправляет электронные письма со ссылками на занятия с правильным именем преподавателя. Замещающего преподавателя не нужно предварительно регистрировать в вашей учетной записи Zoom.

Настройка

Начало работы — это короткая, одноразовая настройка:

1. Подключите Mindbody и Zoom в настройках ZoomConnect. Мастер настройки проведет вас через весь процесс.
2. Выберите, для каких типов занятий будут доступны ссылки Zoom. Гибридная студия отмечает только свои виртуальные и гибридные занятия.
3. Установите время напоминания один раз: за 24 часа, за час до отправления, а также мгновенная отправка всем, кто забронирует номер в течение последнего часа.
4. Выберите адрес отправителя и фирменный стиль, чтобы письма для регистрации выглядели так же, как ваша студия.
5. Решите, что произойдет, если занятие будет отменено: полностью удалить Zoom-конференцию или оставить ее в статусе «отменено», чтобы у вас осталась запись. Большинство студий сохраняют записи.
6. Примите решение по поводу записи: следует ли автоматически записывать виртуальные занятия и отправлять ссылку клиентам, пропустившим онлайн-сессию.

После этого менеджер студии просто перестает назначать встречи в Zoom. 35 еженедельных занятий получают свои встречи, ссылки и напоминания, и никому не нужно прикасаться к Zoom.

Как могут выглядеть цифры

Рассмотрим показательный пример: гипотетическая гибридная студия йоги, расположенная в одном месте, с примерно 220 участниками, проводящая 35 виртуальных занятий в неделю.

• Менеджер студии экономит примерно 5,5 часов в неделю, то есть весь подготовительный период.
• Количество занятий, начинающихся без работающей ссылки на Zoom, сокращается с одного-двух в месяц до нуля.
• Количество посетителей, забронировавших место в последний момент, увеличивается, потому что тот, кто забронировал в 6:58 утра, сразу получает ссылку и действительно приходит.

Спустя несколько месяцев проявляется эффект удержания. Количество неявок на виртуальные занятия снижается, поскольку напоминания рассылаются регулярно, а фирменные электронные письма выглядят профессионально. Клиенты, которые раньше пропускали занятия, потому что «не получили ссылку», теряют это оправдание. Показатели заполняемости виртуальных занятий стабилизируются в более узком и предсказуемом диапазоне, что упрощает планирование и заставляет преподавателей чувствовать, что их виртуальные занятия стоят затраченных усилий. Эти цифры являются иллюстративными, а не отражают реальные результаты работы с клиентами.

Почему это важно для вашей студии

• Все действия, которые ваша команда выполняет вручную один и тот же способ каждую неделю, могут быть исключены из списка. Шесть часов в неделю — это 300 часов в год.
• Самой сложной задачей никогда не было создание отдельных встреч в Zoom. Сложнее был весь жизненный цикл: переносы, отмены, повторные бронирования, бронирования в последнюю минуту и изменение времени. Автоматизация всего этого делает программу надежной.
• Фирменные письма со ссылками — это не тщеславие. Именно они отличают письмо, которому клиент доверяет, от письма, попавшего в спам.

Попробуйте!

Интересно, как это будет работать с вашим расписанием занятий? Перейти на страницу приложения API.