Cliniko и HubSpot: прогноз доходов, которому может доверять клиника спортивной медицины

В каждой развивающейся клинике наступает момент, когда таблица прогнозов на утро понедельника перестает быть инструментом и превращается в обузу. Владелец или финансовый руководитель переделывают ее вручную. Врачи теряют связь с тем, что в ней написано. Руководство спорит из-за неверных цифр, потому что правильные данные устарели на четыре дня. Решения принимаются инстинктивно.

Рассмотрим показательный пример. Northpoint Sports Medicine — это гипотетическая клиника с большим потоком пациентов, 8 врачами и годовым доходом около 2,4 млн долларов. Выставление счетов происходит в Cliniko. Прогнозирование и панели мониторинга хранятся в HubSpot. Каждый понедельник руководитель финансового отдела экспортирует данные из обеих систем, объединяет их в электронной таблице, формирует представление за 30, 60 и 90 дней и рассылает по электронной почте. К среде цифры оказываются неверными. К пятнице им уже никто не доверяет.

Почему обычные решения не работают

В подобных ситуациях обычно советуют установить между Cliniko и HubSpot бухгалтерское программное обеспечение, например Xero или QuickBooks, и построить на его основе прогнозирование. Это работает для налогообложения. Но не подходит для управления бизнесом, поскольку бухгалтерский учет фиксирует уже выставленные счета или полученные средства, а не запланированные поступления. К тому моменту, когда выручка попадает в бухгалтерскую систему, возможность что-либо с ней сделать уже упущена.

Другой распространенный подход — это отдельная панель отчетности, созданная на основе данных Cliniko. Это дает руководству красивую диаграмму, но не дает возможности для принятия решений. Фактически, информация об активности пациентов, маркетинге и воронке продаж хранится в HubSpot. Выделение прогнозов во вторую систему просто создает два набора цифр, которым никто полностью не доверяет.

Как это будет работать, когда Cliniko и HubSpot будут действовать согласованно.

CRMConnect Cliniko to HubSpot автоматически синхронизирует ваши записи на прием и счета-фактуры с HubSpot, представляя их как два отдельных потока. Записи на прием — это ваш опережающий индикатор: они показывают, какой доход запланирован. Счета-фактуры — это подтвержденный доход: они показывают, что было выставлено к оплате, оплачено или списано. Объединив эти два показателя, вы получите реальный прогноз на 30/60/90 дней, который обновляется каждый раз, когда что-то меняется в Cliniko, а не каждый раз, когда кто-то открывает электронную таблицу.

Вот что это вам даёт:

• Каждый счет Cliniko отображается в HubSpot с указанием даты выставления, статуса, суммы без учета налогов, налога, общей суммы, любых скидок и имени пациента, поэтому подтвержденная выручка всегда актуальна.
• Каждая запись на прием в Cliniko отображается с указанием даты, врача, местоположения клиники, типа услуги и ожидаемой стоимости, поэтому вы можете отслеживать рост забронированного дохода в календаре.
• Также отображаются подробные сведения о плане лечения каждого пациента, такие как лимиты сеансов и оставшаяся вместимость, что предотвращает двойной учет пациента, чей страховой полис вот-вот закончится.

Таким образом, прогноз на 30/60/90 лет становится суммой трех составляющих: выручки, уже выплаченной за период, выручки, выставленной в счетах и ожидающей выставления в течение периода, и забронированных приемов за период, скорректированных с учетом вашего исторического соотношения посещений и выставленных счетов. Вы можете разделить его по врачам и по направлениям услуг, первичным осмотрам, последующим визитам, блокам лечения, пакетным посещениям и наблюдать за его изменением по сравнению с прогнозом неделя за неделей. А поскольку в записи каждого пациента указана кампания, которая привела его к врачу, вы, наконец, можете составить настоящий отчет об отдаче от маркетинга: вложенные средства на рекламу, выплаченная выручка.

Как обычно выглядят эти цифры

В клиниках, соответствующих профилю Northpoint, точность прогнозирования обычно повышается с базового уровня в 75-80 процентов, определяемого с помощью электронных таблиц, до уровня чуть более 90 процентов после начала приема пациентов и обработки счетов. Эти цифры являются иллюстративными, но закономерность сохраняется.

Важнее точности — своевременность. Прогноз обновляется в течение недели, поэтому руководство перестает спорить о цифрах прошлого понедельника и начинает действовать в четверг утром. Финансовый руководитель экономит от четырех до шести часов в неделю, которые раньше тратились на ручное пересчитывание данных. А в обсуждениях эффективности маркетинга наконец-то используется показатель выручки от продаж, а не количество заполненных форм.

Пакеты услуг по регулярному уходу без двойного учета

В спортивной медицине часто продаются пакеты услуг, состоящие из нескольких посещений: 6 сеансов лечения, 12-недельная программа возвращения к спорту, послеоперационный реабилитационный блок. Поскольку подробная информация о плане лечения каждого пациента, включая лимиты сеансов и оставшуюся вместимость, доступна в HubSpot, прогноз позволяет учитывать выручку от пакетных услуг в момент фактического выставления счета, обычно авансом, и избегать прогнозирования будущей выручки от сеансов, которые уже оплачены. Без такой прозрачности плана лечения пациенты, получающие пакетные услуги, как правило, учитываются дважды: один раз при продаже и еще раз при каждом забронированном сеансе.

Почему это важно для вашей практики

Надежный прогноз — это сочетание двух факторов: забронированных приемов в качестве опережающего индикатора и счетов-фактур в качестве подтвержденного дохода, при этом возможности плана лечения каждого пациента служат проверкой на адекватность. Прежде чем беспокоиться о панелях мониторинга, обеспечьте бесперебойную работу всех трех показателей.

Электронные таблицы работают медленно не потому, что сами электронные таблицы плохие. Они работают медленно потому, что их нужно обновлять вручную. Перенесите это обновление в интеграцию, и ритуал обновления по понедельникам исчезнет. А обсуждение эффективности маркетинга становится серьезным только тогда, когда в качестве показателя используется выручка от выставленных счетов, а не количество заполненных форм.

Хотите увидеть CRMConnect Cliniko в действии? Перейти на страницу приложения API.