Minska antalet kiropraktorer som inte dyker upp med tidsbokningspåminnelser från Clinico och HubSpot

En "Did Not Anlände"-frekvens på 14 procent känns som ett disciplinärt problem i receptionen. Det är det oftast inte. Om ditt team bara skickar påminnelser när de kommer ihåg det, och bara jagar patienter som inte kommit i tid när det råkar vara lugnt i schemat, är det verkliga problemet att ingenting händer automatiskt. Behandla det som ett disciplinärt problem så kommer du att köpa mer påminnelseprogram, ha fler personalmöten och stanna kvar på 14 procent för alltid.

Tänk på ett illustrativt exempel: Cedar Park Chiropractic, en hypotetisk praktik med två kliniker och sex kiropraktorer. Deras reception skickar manuella påminnelser när de får en ledig tid. Återuppringningssamtal till patienter som inte har bokat tid sker endast när det är lugnt i schemat, vilket är precis fel tidpunkt, eftersom schemat är lugnt eftersom patienter inte bokar om tid. Andelen "did not anlände" ligger på 14 procent och stannar där.

Vad manuella påminnelser egentligen kostar dig

Att en receptionist ringer patienter är den dyraste påminnelsemetoden en klinik kan ha. En receptionist kostar 20 till 30 dollar i timmen när man räknar allt, och under den timmen kan de nå 25 patienter, varav hälften går till röstbrevlådan. Det är mer än 2 dollar per kontaktförsök för ett jobb som kan göras automatiskt för en bråkdels cent.

Fristående påminnelseappar är billigare men raka på sak. De använder ett fast schema (24 timmar före, 2 timmar före) utan någon aning om vilken typ av möte som är kommande, vem behandlaren är eller om patienten har missat tidigare. De kan inte skicka ett meddelande till en helt ny patient och ett annat till någon på deras fjärde besök i en vårdplan. Och de kan inte nå ut i samma ögonblick som en patient faktiskt inte dyker upp, eftersom de aldrig ser att det har hänt.

Hur ett ständigt påslaget påminnelsesystem fungerar

När CRMConnect kopplar Cliniko till HubSpot blir ditt liveschema motorn bakom varje påminnelse och återkallelsemeddelande. Patientens nästa mötesdatum, tid, behandlare och mötestyp läggs automatiskt till i deras marknadsföringsjournal. När en tid ändrar status i Cliniko (bokad, anländ, anlände inte, avbokad) återspeglas den ändringen direkt. Dina påminnelser körs alltid enligt det verkliga schemat, aldrig en dagsgammal kopia, och ingen behöver hålla en separat lista synkroniserad.

Här är vad det möjliggör, och vad din reception ser.

Påminnelser före bokning som faktiskt låter personliga. Varje patient med en bokad tid får en sekvens: 48 timmar innan besöket, ett sms som anger deras kiropraktor och typ av besök; 24 timmar innan besöket, ett bekräftelsemejl med en länk som bara klickar på en länk; 2 timmar innan besöket, ett sista sms. Receptionen gör ingenting. De ser bara bekräftelser som kommer in.

Återhämtning vid utebliven ankomst samma dag. I samma ögonblick som Cliniciko markerar en tid som utebliven händer två saker automatiskt. Patienten får ett varmt och avslappnat meddelande ("vi märkte att du missade idag, vill du att vi ska hitta en ny tid?"), och en uppgift landar som receptionen ska följa upp inom några timmar. En kort serie uppföljningsmejl skickas ut under den kommande veckan om patienten inte bokar om.

En mild knuff för patienter som har drivit av. När en patient inte har varit inne på 45 dagar och inte har något bokat får de automatiskt en inbjudan att boka om med två knapptryckningar, med en direktlänk till din Cliniko-bokningssida online. Ingen behöver köra en rapport för att hitta dem.

Skyddade patienter håller sig borta från marknadsföringsbudskap. Patienter som flaggats i Cliniko med en reservation eller status som känsligt fall hålls automatiskt utanför dessa automatiserade sekvenser. Flaggan du redan har satt i Cliniko gör jobbet.

Hur detta ser ut i intäkter

I en illustrativ implementering som matchar Cedar Parks profil drar en klinik vanligtvis ner andelen utebliven ankomst från 14 procent till 7 till 9 procent under första kvartalet enbart tack vare påminnelsesekvensen. "Nudge" till patienter som lämnat kliniken brukar resultera i att 12 till 18 procent av patienterna som varit tysta i de senaste 45 dagarna återfår sina intäkter. Med ett genomsnittligt besök på 90 dollar och 200 patienter som lämnat kliniken i månaden är det en verklig återvunnen intäkt. Receptionens tid som läggs på påminnelse-SMS och återkallelsesamtal minskar med 6 till 10 timmar per mottagning och vecka. Inget av detta kräver en nyanställd. Det behövs ett system som alltid vet vad som står på schemat.

Var gränsen går: administrativ kontra klinisk

Påminnelserna och återkallelserna som beskrivs här är administrativa. De är inte klinisk vård, och linjen spelar roll. Allt som berör den kliniska relationen hör hemma hos läkaren, inte ett automatiskt meddelande:

• En uppföljning efter en akut episod bör komma direkt från den behandlande kiropraktorn, inte en generisk e-postserie efter besöket.
• Specifika uppgifter om en patients klagomål, diagnos eller behandlingsplan ska aldrig förekomma i ett marknadsföringsmeddelande. Det stannar i Clinico.
• Patienter i skyddade kategorier (arbetsskadeförsäkring, trafikolyckor, minderåriga) bör som standard utelämnas från automatiserad marknadsföring, med uttrycklig möjlighet att delta endast om det någonsin är lämpligt.

Varför detta är viktigt för din praktik

Utebliven dök inte upp är inte ett tecken på att ditt team saknar disciplin. Det är ett tecken på att ditt schema inte driver dina påminnelser. När dina live-möten i Clinico automatiskt styr påminnelser, återhämtning efter utebliven dök och uppsökande av patienter som inte dök upp, sker de obekväma, lättglömda uppgifterna helt enkelt, varje gång, för varje patient. Din reception får tillbaka timmar. Ditt schema fylls på. Och du håller en tydlig linje mellan rutinmässiga administrativa påminnelser och de kliniska samtal som alltid borde tillhöra dina läkare.

Vill du se CRMConnect Cliniko till HubSpot i aktion? Visa API-appens sida.