Behåll krisgivarna efter att rubrikerna har försvunnit med DonorPerfect och Keap

Krisgivarna är den svåraste gruppen att behålla inom insamlingsverksamhet. Någon läser om en nödsituation för flyktingar att bosätta sig på tisdag, ger 100 dollar på onsdag och är borta till våren. Behovet har inte försvunnit. Nyhetsbevakningen har det. Utan en medveten brygga från det akuta ögonblicket till fortsatt engagemang får givaren aldrig en anledning att komma tillbaka.

Om din organisation är beroende av krisvädjanden för att få in nya givare är detta den enskilt största läckan i din källartratt. Du får hundratals givare på en vecka och förlorar de flesta av dem inom ett år. Den goda nyheten: du vet redan vilka givare som kom in genom en krisvädjan, och du kan nå dem igen vid exakt rätt tillfällen.

Vad den manuella metoden kostar dig

De flesta insamlingsteam hanterar givare som inte längre har givits in med en påminnelse en gång om året. Det misslyckas med krisgivare två gånger om.

För det första behandlas alla lika. En givare som donerade 25 dollar till en vinternödinsamling är inte samma sak som en givare som donerade 25 dollar i slutet av året eller deltog i er gala. De kom in av olika anledningar och de behöver olika uppföljningar. När ert e-postverktyg inte kan skilja en krisgivare från en återkommande månatlig givare, blir era meddelanden platt för båda.

För det andra ignorerar en kalenderbaserad påminnelse hur givare faktiskt ger. En givare som ger var 14:e månad blir inte borta vid månad 12, utan ett generellt årligt e-postmeddelande behandlar dem som om de vore det. Antingen tjatar man på personer som aldrig varit borta eller så väntar man för länge med att nå de personer som faktiskt har försvunnit.

Det finns en tredje kostnad som i tysthet urholkar förtroendet. Många vidarebosättningsorganisationer betjänar givare som själva anlände som flyktingar, inklusive supportrar som föredrar spanska, arabiska, ukrainska eller vietnamesiska framför engelska. När din uppföljning alltid går ut på engelska slutar dessa givare helt enkelt att öppna. Lösningen är liten i ansträngning och stor i effekt.

Ett bättre sätt att få tillbaka krisgivare

CRMConnect kopplar DonorPerfect till Keap så att den givarinformation du redan samlar in faktiskt driver din uppföljning. Arbetet som tidigare skedde i ett kalkylblad sker nu av sig självt.

Den vädjan som en givare svarade på, det språk de föredrar, deras senaste gåvodatum och gåvohistorik, och eventuella kommunikationspreferenser, överförs automatiskt till Keap. Det innebär att dina krisgivare blir en riktig, namngiven grupp som du kan prata direkt med. När en givare ger igen överförs det resultatet tillbaka till DonorPerfect, så nästa års uppsökande verksamhet blir ännu tydligare. Givare som bett om att inte bli kontaktade, styrelseledamöter och alla som ditt större gåvoteam aktivt bearbetar utelämnas från den automatiska uppsökande verksamheten utan att någon behöver komma ihåg det.

Hur det fungerar för ditt team

Föreställ dig New Roots Resettlement Services, ett exempel på en regional myndighet med 1 900 aktiva givare och en flerspråkig givarbas. Här är återhämtningsplanen i enkla ordalag.

Donatorer som kommit in genom en kris- eller nödvädjan grupperas automatiskt. Alla i den gruppen som inte har donerat på mer än sex månader, och som bara har donerat en eller två gånger, går in i en återhämtningssekvens i tre steg.

Vid sex månader får de en berättelsebaserad uppdatering från en familj som myndigheten har stöttat, delad med familjens uttryckliga samtycke. Vid nio månader får de ett meddelande om programmets effekt och en vänlig inbjudan att bli månatlig supporter. Vid tolv månader får de ett personligt meddelande från en namngiven medarbetare som erbjuder ett telefonsamtal.

Donatorer som föredrar spanska, arabiska eller ukrainska får samma sekvens på sitt eget språk, eftersom deras preferens följer med deras journal. När en återhämtningsgåva kommer in markeras givaren som återaktiverad, och den kvartalsvisa listan över förfallna givare uppdateras automatiskt utan manuell läsning.

Vad detta innebär för din insamling

Här är representativa resultat från jämförbara medelstora vidarebosättningsbyråer efter att detta har införts:

• Återhämtningsgraden på 12 månader för krisgivare ökar från ungefär 8 procent (branschens baslinje för engångsgivare i krissituationer) till 18 till 22 procent.
• Tvåårsvärdet för en krisförvärvad donator tredubblas ungefär när sexmånaderskonteringen inträffar innan donatorn helt har kopplat bort sig.
• Tiden som läggs på att hämta den kvartalsvisa listan över förfallna givare minskar från cirka sex timmar till noll, eftersom listan byggs upp av sig själv.
• Flerspråkiga givare slutar få uppföljningar endast på engelska, vilket i sig tenderar att höja öppningsfrekvensen med 30 till 40 procent i grupper som inte talar engelska.
• Donatorer som ignorerar sexmånadersuppdateringen men svarar på niomånadersuppdateringen blir identifierbara som responsiva på berättelser, vilket skärper framtida kampanjer.

Återhämtningsgraden på 18 till 22 procent är det realistiska taket, inte en garanti. Berättelser är viktigare än timing här. Skuldfyllt innehåll skadar aktivt; berättelselett innehåll med tydligt samtycke gör jobbet. Krisgivare som ger en gång och aldrig engagerar sig igen är i stort sett omöjliga att återvinna oavsett teknik. Lyftet kommer från att fånga de 15 till 20 procent som skulle ha förblivit engagerade med en enda aktuell, relevant touch och bara gått förlorade till tystnad.

Integritetsdimensionen är inte förhandlingsbar. Berättelser som används i återställningsmejl måste ha uttryckligt samtycke från de beskrivna personerna, med rätt att när som helst dra tillbaka samtycket. Identifierande detaljer som fullständiga namn, exakta platser eller foton av barn bör som standard anonymiseras om inte familjen aktivt har bett om annat. Bättre målgruppsinriktning minskar aldrig din skyldighet att skydda de människor du tjänar.

Några saker att titta på

Starta inte en återställningssekvens över ett betalningsfel. En återkommande debitering som misslyckas kort och sedan försvinner är inte ett avbrott. Bygg in en kort buffert så att tillfälliga fel löses innan någon sekvens utlöses.

Samordna kalendern. Om en krisgivare når tolv månader i början av december kan de få både återhämtningssekvensen och din allmänna årsslutsvädjan samma vecka. Bestäm vilken som vinner för den givaren och undertryck den andra.

Översätt kulturellt, inte bara bokstavligt. En familj från en del av världen kan ha helt andra förväntningar på synlighet än en familj från en annan. Samarbeta med kontaktpersoner i samhället innan du lanserar flerspråkiga sekvenser i stor skala.

Vill du se CRMConnect DonorPerfect fortsätta arbeta?

Visa API-appens sida.