Snabbare kvartalsrapporter från stiftelsestyrelsen med DonorPerfect och Keap

Rapportering av stipendier är den mest arbetsintensiva uppgiften inom stipendieinsamling, och nästan inget av arbetet kräver noggrant övervägande. En utvecklingsmedarbetare spenderar två hela dagar varje kvartal med att samla in gåvosiffror per fond, matcha dem manuellt med engagemangsdata från ett annat system, formatera ett ark för varje stipendium och skicka PDF-filer till kommittéordförandena via e-post. Tretton veckor senare gör de om alltihop.

Din styrelse behöver inte att arbetet är hårt. De behöver att siffrorna stämmer. Anledningen till att det är svårt är enkel: ett system vet vad folk donerade och till vilken fond, och ett annat system vet vad de läste, öppnade och deltog i. Att sammanfoga dessa två vyer manuellt varje kvartal är hela flaskhalsen.

Vad den manuella kvarten egentligen kostar

Två dagars yrkeskunnig personaltid, fyra gånger om året, är sexton arbetsdagar om året som läggs på kopiering och klistra in. Det är tid som din utvecklingsmedarbetare inte lägger på givarsamtal, besök i förvaltningen eller relationsarbete som faktiskt ökar fonden.

Den är också skör. Varje rapport byggs om för hand, vilket innebär att varje rapport är en ny chans att flytta in en siffra, felarkivera en gåva eller klistra in förra kvartalets siffra i detta kvartals rapport. Stipendier har juridiska restriktioner som måste anges korrekt på varje rapport. En förvaltningsrapport som felaktigt återger en begränsning är inte ett budgetproblem, det är ett efterlevnadsproblem, och de avslutar karriärer.

Det finns också en kostnad för tiden. Fondkommittéer möts ofta nära slutet av ett kvartal, när de senaste två veckorna är som viktigast: en gåva från en större givare, ett minneslöfte, en styrelseordförandens besök. En rapport som byggts upp utifrån förra veckans data återspeglar helt enkelt inte var fonden står idag.

Ett bättre sätt att förbereda rapporten

CRMConnect kopplar samman DonorPerfect med Keap så att fondinformation och givarkontakter finns tillsammans, på samma givarregister, och hålls aktuella separat.

Varje gåva förmedlar automatiskt sin fondbeteckning, begränsning och syfte. Vart och ett av dina stipendier blir en tydlig, valbar kategori snarare än en fritextanteckning. Gåvohistorik per givare per fond visas precis bredvid engagemangsbilden. Keep spårar redan: e-postöppningar, klick, deltagande i evenemang. Eftersom båda halvorna av givarberättelsen finns på ett ställe är den kvartalsvisa anmälan som du brukade göra manuellt redan klar.

Hur det fungerar för ditt team

Picture Summit Scholars Fund, en illustrativ universitetsansluten stipendiefond med 38 stipendier och 5 200 alumner som donatorer. Här är rapporten i enkla ordalag.

Varje stipendium får sin egen sparade vy: varje givare till fonden, deras livstidsgåva till den, deras senaste gåvodatum, deras senaste engagemang och deras senaste deltagande i evenemang, allt på en skärm. De juridiska begränsningarna för stipendiet finns inuti vyn, så kommittéordförandena ser sammanhanget utan att leta efter det.

En separat bevakningslista spårar de största givarna till varje fond utifrån hur länge det har gått sedan de senast engagerade sig. Den som är tyst i 90 dagar utlöser en uppgift för den tilldelade utvecklingsansvarige, så en kylig relation fastnar i veckor snarare än vid nästa kvartalsmöte.

När rapportdagen kommer öppnar utvecklingsassistenten varje sparad vy, exporterar den och skickar den. Förberedelsetiden minskar från sexton timmar till tre eller fyra.

Vad detta innebär för din insamling

Representativa resultat från jämförbara stipendiefonder efter att denna metod antagits:

• Förberedelsen av kvartalsrapporter minskar från cirka sexton timmar till ungefär fyra, en minskning med 75 procent.
• Kommittéordförandena rapporterar högre nöjdhet, eftersom varje stipendierapport för första gången inkluderar engagemangskontext, inte bara pengar.
• Avsvalnande relationer mellan stora givare fastnar i veckor istället för kvartal, tack vare den 90 dagar långa tysta bevakningslistan.
• Den årliga efterlevnadsgranskningen går snabbare eftersom begränsningstexter lagras konsekvent snarare än begravda i berättelsen.
• De berättelser per stipendium som era utvecklingsansvariga skriver förbättras, eftersom data för givande och engagemangsdata ligger sida vid sida i en vy istället för i en mapp med exporter.

Den ärliga varningen: detta eliminerar inte utvecklingsmedarbetarens kvartalsvisa granskning. En människa behöver fortfarande läsa data och skriva berättelsen. Det som försvinner är kalkylbladets rörmokeri, inte bedömningen. Fonder som förväntade sig att detta skulle ersätta en personalroll blev besvikna; fonder som förväntade sig att det skulle frigöra den personen för fler givarsamtal och mindre Excel var nöjda.

Förvaltarskap och integritet förtjänar uppmärksamhet. Stipendiaternas förväntningar på integritet är andra än donatorernas. Mottagarberättelser som används i rapporter bör alltid vara frivilliga, med rätt att dra tillbaka. Många universitet har specifika policyer för vad som kan delas med donatorer och kommittémedlemmar, och mottagaruppgifter bör som standard hållas utom synlighet för kommittéer, såvida inte dessa policyer tillåter det.

Vad man ska hålla mänsklig

Frestelsen är att satsa på en helt automatiserad rapport. Motstå den. Automatisera siffrorna, sammanfattningarna av engagemang, visningarna per stipendium och bevakningslistorna. Lämna den berättande kommentaren, den del som förklarar varför ett stipendium presterar överträffat och ett annat är underfinansierat, till din utvecklingsmedarbetare. En styrelseordförande kan se skillnaden mellan data med sammanhang och data utan sammanhang inom de första trettio sekunderna efter att rapporten öppnats.

Håll även rekommendationen om förvaltning mänsklig. 90-dagars tyst bevakningslista är en flagga, inte ett beslut. Rätt nästa steg för en tyst större givare beror på saker som en rapport inte kan se: en nyligen inträffad förlust, en känd livsförändring, en tidigare diskuterad tidpunktspreferens. Din utvecklingsansvarige gör det beslutet, inte instrumentpanelen.

Vill du se CRMConnect DonorPerfect fortsätta arbeta?

Visa API-appens sida.