Separata välkomstspår för givare för sponsorer och nya givare med DonorPerfect och Keap

En förstagångsgivare för en individuell donator på 25 dollar och en företagssponsor på 25 000 dollar borde inte få samma välkomstmejl. Ändå är det precis vad som händer i de flesta insamlingsbutiker för samhällshälsovård. Nya givare landar i ert e-postverktyg som en enda odifferentierad grupp, så alla får samma generiska välkomnande. Förstagångsdonatorer känner sig inte sedda, kundlojaliteten minskar och företagssponsorer väntar tyst på en bekräftelse som aldrig kommer.

Det här ser ut som ett teknikproblem, men det är egentligen ett förvaltningsproblem. Du vet redan, när en gåva kommer in, oavsett om den är från en individ, ett företag, en stiftelse eller ett minnesmärke. Den kunskapen når helt enkelt aldrig fram till den plats där dina välkomstmejl skickas. Att sortera det manuellt fungerar under den första månaden och avbryts under den andra.

Vad ett välkomstpaket i en storlek kostar dig

Ett generiskt välkomnande fungerar inte bra för alla samtidigt. En förstagångsgivare vill känna att deras gåva var viktig och förstå vilket uppdrag de just anslutit sig till. En företagssponsor vill ha ett formellt erkännande, alternativ för erkännande och en verklig relation med en namngiven kontaktperson. En e-postadress kan inte göra båda uppgifterna, så den gör ingetdera bra.

Det långsammaste och dyraste misslyckandet är det försenade tacket från företaget. En företagssponsor som lovar att förnya sitt abonnemang på måndag morgon bör inte vänta en och en halv dag på svar. För en sponsor på 25 000 dollar som bestämmer sig för att förnya sitt abonnemang nästa år är gapet mellan gåvan och det första tacket en av de starkaste signalerna du skickar. Lämna det gapet öppet och du ger bort goodwill för förnyelse gratis.

Det finns också den långsamma manuella sorteringen. När ditt team lägger till en ny sponsornivå eller givarkategori vet inte ditt e-postverktyg om det. Några månader senare är dina kategorier inaktuella, välkomstsekvensen hamnar i fel ordning och någon lägger ner en hel fredag på att städa upp dem. Sedan händer det igen.

Ett bättre sätt att välkomna nya supportrar

CRMConnect kopplar DonorPerfect till Keap så att den givartyp du redan registrerar faktiskt formar det välkomnande varje supporter får.

Givartyp, givandebeteckning och givarflaggor som matchningsberättigad eller företagssponsor överförs automatiskt till Keap och håller sig uppdaterade när du lägger till nya kategorier. I samma ögonblick som en första gåva registreras är välkomnandet det rätta. Ingen manuell sortering, inga inaktuella kategorier, ingen företagssponsor som väntar i tystnad.

Hur det fungerar för ditt team

Föreställ dig Westside Community Health Alliance, en illustrativ gren av insamlingsverksamheten för hälsocenter med 3 400 individuella givare och 60 företagssponsorer. Här är introduktionsgaffeln i enkla ordalag.

När en första gåva kommer in är det givarens typ som avgör deras väg. Enskilda givare får ett välkomnande med fem beröringar under 21 dagar: ett tack med sitt skattekvitto, ett meddelande från grundaren, en berättelse om hur de påverkat oss, en inbjudan till volontärarbete och en vänlig inbjudan att ge igen. Företagssponsorer får ett välkomnande med tre beröringar under 14 dagar: ett formellt erkännande med alternativ för erkännande, en introduktion till sin utsedda utvecklingsansvarige och en inbjudan att träffas personligen.

I samma ögonblick som en företagsgåva publiceras skickas en uppgift till den ansvarige för företagets gåvor med en deadline på 48 timmar, så att ingen sponsor får vänta i väntan på att någon ska märka det. Donatorer vars arbetsgivare matchar gåvor får en kommentar med texten "din arbetsgivare kan matcha detta" i sitt välkomstmeddelande. Minnes- och hyllningsgåvor skickas till ett känsligt och respektfullt spår snarare än en välkomstserie i försäljningsstil.

Vad detta innebär för din insamling

Representativa resultat från jämförbara medelstora hälso- och sjukvårdsstiftelser efter att ha antagit denna metod:

• Retention av individuella donatorer för första gången efter 12 månader ökar från ungefär 23 procent till 38 procent (sektorns riktmärke för retention av första gången ligger runt 20-talet).
• Tiden från att en företagsgåva skickas till dess första kontakt minskar från cirka 36 timmar till under 10 minuter.
• Att prioritera kön för nya presenter slutar vara en måndagsmorgonritual och blir en lista över uppgifter i realtid.
• Antalet matchande gåvor fördubblas ungefär när välkomstmejlet är det första stället givare hör talas om alternativet, snarare än vädjan i slutet av året.
• Medarbetaren som brukade spendera måndagar med att sortera nya gåvoregister får tillbaka ungefär sex timmar i veckan och återinvesterat i förvaltningssamtal till medelstora givare.

Överdriv inte. Inget av detta ökar retentionen om innehållet är svagt. Integrationen tar bort den operativa anledningen till att skicka generiska välkomstmeddelanden; budskapet måste fortfarande förtjäna den andra gåvan. Vissa stiftelser anammar detta och ser bara blygsamma vinster eftersom deras välkomstinnehåll redan var starkt och den verkliga flaskhalsen fanns någon annanstans. Andra ser enorma vinster eftersom de har skickat odifferentierade välkomstmeddelanden i åratal. Granska din nuvarande onboarding innan du antar att forken ensam kommer att leverera det högsta betyget.

En nyans: siffran på 38 procent antar att de två spåren faktiskt skiljer sig åt på ett meningsfullt sätt. Om företagets och den individuella välkomsttexten bara skiljer sig åt i ämnesraden, kollapsar lyftet. Planera innehållet för varje spår i samband med upplägget, inte som ett senare projekt.

Några saker att titta på

Testa hanteringen av minnesgåvor innan du aktiverar välkomstserien. Ett oavsiktligt säljande välkomnande till en sörjande familj förstör ett år av noggrant relationsbyggande.

Planera för företagsfördelar. En ny sponsors första gåva kommer ibland via en oväntad kanal, ett personligt kort från VD:n eller en skickad check, och kanske inte automatiskt kategoriseras som företagsgåva. En veckogranskning av de senaste första gåvorna upptäcker felkodade poster innan fel välkomstmeddelanden utlöses.

Se till att alternativet för matchande gåvor är handlingsbart, inte bara en etikett. Välkomstmejlet bör informera givare om hur de kan kontrollera om deras arbetsgivare matchar, så att de kan agera utifrån det.

Vill du se CRMConnect DonorPerfect fortsätta arbeta?

Visa API-appens sida.