Peer-to-Peer-insamlingsattribution med DonorPerfect och Keap

En peer-to-peer-insamling är en blixtöversvämning. Ett 5K-lopp under helgen ger 300 till 800 gåvor på 48 timmar, var och en knuten till en specifik lagkapten, en specifik kanal (en Instagram-story, ett gruppmeddelande, en lagkaptenens e-post) och en specifik vädjan. På måndag morgon borde du kunna se exakt var varje gåva kommer ifrån. I praktiken har du en hög med halvtaggade poster och en utvecklingsmedarbetare som bygger en pivottabell från en export.

Volymen är inte problemet. Problemet är att allt du behöver för att kreditera en gåva, kampanjen, insamlingen, kaptenen, kanalen, registreras i ett system, medan din givaruppföljning finns i ett annat. När dessa två aldrig kopplas samman faller krediteringen isär i samma ögonblick som en gåva registreras.

Vad en rörig attribution kostar dig

När man inte kan avgöra vilken kapten som körde vilken gåva, lider tre saker.

Man kan inte tacka givare ordentligt. En givare som gav för att grannen bad dem om det borde snabbt få höra av grannens röst. Om kontakten med kaptenen bryts, läss varje tack som om det kom från en främling.

Du kan inte springa på den topplista som kaptenerna förväntar sig. Kaptener som uppdaterar sin placering var 30:e minut under lördagens lopp kommer att märka om de tittar på gårdagens siffror. Kaptener som känner sig ignorerade under sin egen tävling är mycket mindre benägna att komma tillbaka nästa år, och att rekrytera och utbilda nya kaptener är en av de dyraste återkommande kostnaderna i peer-to-peer-insamlingar.

Och man kan inte lära sig någonting. Utan ren kanaldata är "vi tror att Instagram fungerade" den bästa slutsatsen man kan dra efter evenemanget, vilket innebär att nästa års coachning är en gissning.

Ett bättre sätt att spåra varje gåva

CRMConnect kopplar DonorPerfect till Keap så att information om kampanj, vädjan, kanalen och lagkaptenen för varje gåva överförs automatiskt och anländer i tid för att vara användbar.

Varje kapten blir en kategori som dina rapporter och tackmeddelanden kan använda. Nya kaptener som läggs till före evenemanget visas utan att någon behöver lägga in dem igen. Gåvor flödar över inom några minuter under evenemangshelgen, så topplistan förblir aktiv. När evenemanget avslutas flödar de slutliga summorna per kapten tillbaka till DonorPerfect, så din årsrapport blir ren utan en andra avstämningsrunda.

Hur det fungerar för ditt team

Föreställ dig Patriot Bridge Veterans Foundation, en illustrativ nationell ideell organisation för veteranstöd som driver ett virtuellt peer-to-peer-program på över 5 000 meter. Här är tillvägagångssättet i enkla ordalag.

Innan evenemanget skapar ni ett tydligt namnschema så att varje gåva kan spåras till en kampanj, en kanal och en kapten. Under evenemanget följer dessa detaljer automatiskt med varje gåva.

Kaptener ser en live-topplista på en delad länk som uppdateras med några minuters mellanrum under helgen. Varje gåva utlöser ett personligt tack som namnger kaptenen: ”John samlade in den här gåvan till vårt lag. Här är varför ditt stöd är viktigt.” En kanalvy visar om sociala medier, e-post eller gruppmeddelanden genererade mest pengar per kapten, vilket blir grunden för coachning före evenemanget nästa år.

När evenemanget avslutas skrivs de slutliga summorna per kapten tillbaka så att årsrapporten kommer direkt från DonorPerfect utan extra avstämning.

Vad detta innebär för din insamling

Representativa resultat från jämförbara nationella peer-to-peer-program efter att denna metod antagits:

• Kaptenens topplista går från en ombyggnad på måndagsmorgonen till en livevy som uppdateras med några minuters mellanrum under evenemanget.
• Kanalinsikten går från ”vi tycker att Instagram fungerade” till ”Instagram levererade en genomsnittlig gåva på 42 dollar, grupp-sms:ande levererade 68 dollar, så flytta nästa års coachning mot sms.”
• Tacktiden per kapten minskar från "inom en vecka" till under 15 minuter från det att en present skickas.
• Antalet kaptener som behåller sina anställda under nästa evenemangsår ökar vanligtvis med 15 till 25 procent, eftersom kaptenerna ser realtidserkännande och får personliga rapporter efter evenemanget.
• Årsrapportens omsättning minskar från en avstämning som tar flera veckor till en export samma dag, eftersom den slutliga attributionen finns tydligt i DonorPerfect i samma ögonblick som evenemanget avslutas.

Den ärliga varningen: detta kan inte åtgärda slarviga vanor vid donationsformuläret. Om kaptener delar generiska länkar istället för sina egna personliga, fungerar tillskrivningen fortfarande inte. Utbilda kaptenerna först, sätt sedan in resten.

En andra varning: en live-topplista kan skapa ohälsosam konkurrens om den inte utformas väl. Några organisationer har sett lagkaptener bli utbrända i jakten på topplaceringen på sätt som skadat nästa års rekrytering. Rama in topplistan kring lagbidrag och personlig utveckling, inte individuell ranking, annars kan den långsiktiga kostnaden överväga den kortsiktiga ökningen.

Givarnas integritet gäller fortfarande. Kaptener bör se aggregerade siffror och totalsummor för sitt team, inte identiteten på enskilda givare om inte dessa givare har valt att vara synliga. Kaptener behöver inte veta vilka av deras personliga kontakter som gav 500 dollar respektive 50 dollar.

Veckan efter händelsen

Helgens rusning är bara hälften så värdefull. Veckan som följer är där kundlojalitet byggs upp eller förloras.

Donatorer som donerat till ett lagkaptenslag bör höra från lagkaptenen, eller ett meddelande med lagkaptenens namn, inom fem dagar. Personer som deltog men inte gav något bör reserveras för en försiktig uppföljning inför nästa år. De som donerar till ett evenemang för första gången bör gå in i ett separat utvecklingsspår som syftar till att göra dem till supportrar året runt, inte bara deltagare på evenemangsdagen.

Allt detta blir möjligt eftersom detaljerna om kapten, kanal och gåva kontra närvaro bevaras. Utan dem är uppföljningen efter evenemanget en manuell övning som läggs på is på onsdag. Med dem på plats är det tre sparade sekvenser som utlöses på söndag kväll och körs under den följande veckan utan att någon rör dem.

Vill du se CRMConnect DonorPerfect fortsätta arbeta?

Visa API-appens sida.