Styrelseklara insamlingsdashboards för närradio med DonorPerfect och Mailchimp

En lokalradiostations VD borde inte sätta ihop styrelsemötet en lördagseftermiddag. Ändå är det precis vad som händer varje kvartal. De finansiella siffrorna finns i ett system och engagemangssiffrorna finns i ett annat, och att sammanfoga dem manuellt tar en hel helg. Det slutar med att mötet blir samma återvunna layout med handuppdaterade celler, presenterade på mötet och sedan glömda till nästa cykel.

Din styrelse behöver inget avancerat. Din styrelse behöver korrekt, aktuell och konsekvent rapportering. Kvartalsrapportering tar upp mycket mer personaltid än den borde, eftersom avstämning av de två systemen är manuell, och manuell avstämning är bräcklig.

Vad helgens kapplöpning kostar dig

En brädlek som byggs om för hand varje kvart är en lek som ingen helt litar på. Varje figur kopieras från en plats till en annan, vilket innebär att varje figur är en chans att transponera en siffra eller klistra in ett gammalt nummer. När en brädmedlem upptäcker ett fel, sjunker förtroendet för hela leken.

Timing är den andra kostnaden. En rapport byggd på förra veckans data är bra för en rutinmässig månadsöversyn och värdelös under en 72-timmars insamling av löfte. Under en insamling behöver din VD veta hur många nya stödjande medlemmar som kom in i morse, inte hur många som kom in igår.

Det finns också en kostnad för konsekvens. Antalet underhållare är beroende av en stabil och pålitlig kategorisering. Om din styrelse visar 3 412 underhållare på måndag och 3 408 på tisdag eftersom någon justerat en kategori manuellt, slutar styrelsen att tro på siffran. Antal som uppdateras av sig själva förblir stabila; antal som underhålls manuellt gör det inte.

Ett bättre sätt att rapportera till din styrelse

MailConnect kopplar samman DonorPerfect med Mailchimp så att dina finansiella siffror och engagemangssiffror finns samlade på ett ställe och uppdateras ungefär var 15:e minut.

De totala siffrorna som din anslagstavla frågar om, totala intäkter, antal givare, genomsnittlig gåva, antal givare per grupp, finns med i kontaktposten och summeras automatiskt. Målgruppsuppdelningar som ny givare, befintlig givare, uppgradering, nedgradering och bortfall förblir korrekta utan omsortering. Vårdarens status och gåvobeteckning visas så att instrumentpanelen kan dela upp resultaten per grupp. Listkvaliteten bibehålls på egen hand, vilket håller engagemangssiffrorna ärliga.

Hur det fungerar för ditt team

Föreställ dig KCST Community Radio, en illustrativ lokalradiostation med 8 700 prenumeranter och 3 400 stödjande medlemmar. Här är instrumentpanelen i enkla ordalag.

En vy över givares hälsa visar totalt antal givare, nettoförändringen denna månad, det genomsnittliga månadsbeloppet och mediananställningen, uppdaterat var 15:e minut. Under en 72-timmarsresa visar en separat timvy gåvor under den senaste timmen, nya givare, genomsnittligt månadsbelopp och procentandel av målet, uppdelat efter hur givare nåddes.

En årsöversikt jämför samma kvartal eller samma enhetstyp över flera år, och eftersom de underliggande fälten är stabila är jämförelsen en sparad vy snarare än en manuell ombyggnad.

Högst upp på instrumentpanelen finns de fem siffror som din styrelse faktiskt frågar om: totala intäkter hittills i år, nettoförändring i antal givare, genomsnittlig gåva, nettoförändring i antal givare och kostnad per förvärvad givare. Allt annat finns nedanför. Styrelsemedlemmarna får en skrivskyddad länk, så kvartalsmötet öppnas med en live-instrumentpanel på skärmen istället för en statisk bild.

Vad detta innebär för din insamling

Representativa resultat från jämförbara lokala stationer efter att ha använt denna metod:

• Kvartalsvis förberedelse av brädparkering minskar från ungefär 12 till 15 timmar till under två.
• Beslut som styr löftena fattas baserat på timdata istället för data från nästa dag, vilket under ett 72-timmarsevenemang är skillnaden mellan att justera sina presentationer mitt i evenemanget och att lära sig läxan nästa år.
• Styrelsens engagemang med instrumentpanelen blir en användbar tidig tecken på styrelsens engagemang med organisationen som helhet.
• Jämförelser mellan år slutar vara kvalitativa och blir kvantitativa, vilket förändrar det strategiska samtalet.
• Underwriters som då och då frågar efter sammanhang kring insamlingar får en tydlig och delbar vy istället för en e-posttråd som binder upp VD:n i timmar.

Den ärliga varningen: en dashboard åtgärdar inte dålig datahygien. Om dina underliggande kategorier är inkonsekventa kommer dashboarden att avslöja inkonsekvensen snarare än insikten. Rensa kategorierna först, bygg sedan dashboarden.

Givarnas integritet gäller även för interna styrelsevyer. Aggregerade siffror och intäktstotaler är lämpliga för styrelsetillsyn; individuella givares identiteter och belopp är det i allmänhet inte, såvida inte en givare uttryckligen har valt att bli erkänd. En instrumentpanel som listar "topp 10 givare baserat på livstidsgåvor" med bifogade namn går över en gräns som de flesta givare inte förväntar sig. Bygg instrumentpanelen så att individuell identifiering kräver en avsiktlig detaljgranskning med korrekta åtkomstkontroller, inte standardvyn.

Vad som ska hållas borta från tavlan

Instrumentpaneler misslyckas oftare på grund av för mycket än för lite. En anslagstavla med 20 diagram förlorar fokus; samma vy med fem diagram och en snabb hälsoindikator driver samtalet.

Håll fåfängastatistik borta. Totalt antal e-postöppningar, sociala visningar, antal nedladdningar av poddar: de imponerar inte på någon och de tränger undan de siffror en styrelse kan agera på. Löftesdrivna timmar i sändning, värde för underwriter-pipeline, kostnad per förvärvad underhållare: det är siffror som är värda en styrelse att uppmärksamma.

Håll en separat, djupare vy för VD och utvecklingschefen, och håll styrelsens syn hänsynslös när det gäller omfattning. Om ett mått inte ändrar ett beslut på styrelsenivå, hör det inte hemma i styrelsevyn. Den disciplinen blir svårare när man bara kan lägga till "bara ett diagram till" med ett enda klick, så det måste komma från VD:n, inte från verktyget.

Vill du se MailConnect DonorPerfect till Mailchimp i aktion?

Visa API-appens sida.