Cliniko och HubSpot Data Governance: Dela marknadsföringsdata, skydda PHI

Det finns en version av den här konversationen som sker på varje psykiatrisk klinik som någonsin har övervägt att lägga till ett marknadsföringsverktyg. Marknadsföringen vill skicka ett kvartalsvis e-postmeddelande med incheckning och en födelsedagshälsning. Den kliniska chefen påpekar korrekt att i det ögonblick som sessionsanteckningar, diagnoser eller behandlingsplaner lämnar det kliniska systemet har kliniken ett mycket större problem än en tyst e-postlista. Konversationen slutar vanligtvis med att marknadsföringen får höra "nej" och e-postlistan förblir tyst.

Ta ett illustrativt exempel: Wellspring Counseling Associates, en hypotetisk telehealth-mottagning med 12 licensierade terapeuter och cirka 5 500 aktiva klienter. Marknadsföringsavdelningen vill ha HubSpot. Den kliniska chefen har rätt i att vara försiktig. Det rätta svaret är inte "nej". Det är "ja, och här är exakt vad som lämnar och inte lämnar Cliniko".

Varför "dela allt" är fel standardinställning

Bekvämligheten med en "dela all min data"-inställning med ett enda klick är just det som gör det farligt för en rådgivningsmottagning. När sessionsanteckningar, diagnoser, behandlingsplaner eller klinisk berättelse landar i ett marknadsföringsverktyg händer tre dåliga saker samtidigt. Ditt marknadsföringsteam är nu inom ramen för den kliniska efterlevnadspolicy som mottagningen upprätthåller, även om de aldrig öppnar en enda post. Ett marknadsföringsverktygs användarbehörigheter, som aldrig är utformade för att skydda känslig hälsoinformation, blir i tysthet din kliniska åtkomstkontroll. Och alla tillägg som marknadsföringsteamet installerar i HubSpot ärver räckvidden till den informationen.

Rätt tillvägagångssätt väljer data punkt för punkt. Marknadsföringen ser vad marknadsföringen behöver. Kliniker förvarar allt annat, i Cliniko, där det hör hemma.

De tre hinkarna

All information i Cliniko faller inom en av tre kategorier. Att namnge dem högt, innan du aktiverar något, är det arbete som förhindrar framtida problem:

• Marknadsföring säker. Namn, e-postadress, telefonnummer, adress, marknadsföringspreferenser, datum och tid för mötet (inte information om vilken typ av session det är), fakturabelopp (inte radposter). Detta är vad som överförs till HubSpot.
• Säker drift. Tidsstatus (bokad, ankommen, utebliven, avbokad), vilken klinik klienten besöker, läkare, vårdmilstolpar, sessionsgränser. Detta kan endast överföras till HubSpot där kliniken har en tydlig operativ orsak för varje punkt.
• Endast kliniker. Sessionsanteckningar, behandlingsmål, diagnoser, bedömningspoäng, valfri klinisk berättelse, valfritt kliniskt område i fritext. Detta lämnar aldrig Clinico.

Integrationsägaren och den kliniska chefen bör skriftligen komma överens om vilken Clinico-detalj som ska placeras i vilken kategori innan något sätts på. Listan ska finnas i ett gemensamt dokument som compliance-ansvarig kan granska varje år.

Hur en noggrann installation fungerar

CRMConnect Cliniko till HubSpot är byggt för att dela data punkt för punkt, inte allt eller ingenting. Klientkontaktuppgifter, mötesstatus, fakturasummor och kommunikationspreferenser kan delas oberoende av varandra. Vårdplanstrukturen (milstolpar, sessionsgränser, status) kan delas utan att anteckningarna bakom den någonsin exponeras. Ingenting från Clinikos kliniska anteckningar är någonsin en del av det som delas. Marknadsföringspreferenser och samtycke flödar endast i en riktning, från Cliniko till HubSpot, så det kliniska systemet förblir alltid den enda sanningskällan.

Så här konfigurerar du det:

Skriv datamappningen först. Lista alla detaljer i Clinico som du planerar att dela, märk varje detalj med sin egen kategori och låt den kliniska chefen och compliance-ansvarige godkänna dem. Artiklar som endast är avsedda för kliniker ingår helt enkelt aldrig i upplägget.

Dela endast marknadsföringssäkra kontaktuppgifter. Bekräfta att inga kliniska detaljer visas någonstans på kartan.

Dela mötesstatus, inte mötesinnehåll. Om själva mötestypen avslöjar något kliniskt (till exempel "traumaintagsbedömning"), antingen behåll det eller ersätt det med en vanlig operationell etikett innan det når HubSpot.

Dela fakturasummor, inte radposter. Fakturanummer, datum, totalbelopp och status är okej. Radposter som visar typ av tjänst är det inte.

Håll samtycket igång i en riktning. Om en klient återkallar sitt marknadsföringssamtycke i Cliniko måste det nå HubSpot. En ändrad preferens i HubSpot får aldrig återföras till Cliniko.

Ställ in HubSpot-åtkomst så att den matchar. Marknadsföringspersonal ska inte se operativ information som de inte behöver, och operativ personal ska inte se innehåll från marknadsföringskampanjer som de inte har någon anledning att få tillgång till.

Ett fungerande exempel

En säker automatisering i den här upplägget: ett kvartalsvis e-postmeddelande med texten "vi finns här när du behöver oss" till klienter som samtyckt till marknadsföring och inte har någon bokad tid inom de närmaste 30 dagarna. Automatiseringen kan se att det inte finns någon bokad tid. Den kan inte se den kliniska anledningen till att det inte finns någon bokad tid. Den behöver inte göra det.

En osäker automatisering, däremot: ett e-postmeddelande med texten "vi märkte att du missade din senaste tid" som utlöses av en utebliven ankomst. I ett rådgivningssammanhang kan det vara olämpligt att skicka det via marknadsföringsinfrastrukturen överhuvudtaget. Det kliniska teamet bör äga den kontaktpunkten direkt i Cliniko och använda klinisk bedömning av om och hur uppföljning ska ske. Integrationen kan lyfta fram signalen, men din klinikpolicy bör avgöra vad som blir ett automatiserat e-postmeddelande och vad som förblir en klinikledd konversation.

Vad du får ut av detta

En rådgivningspraktik som följer detta mönster får vanligtvis den marknadsföringsfördel de önskar, en blygsam men verklig ökning på 5 till 8 procent i antalet klienter som återupptar sin engagemang när de upphör, utan den efterlevnadsexponering de med rätta oroade sig för. Den kliniska chefen kan i ett stycke beskriva exakt vad som går över gränsen och vad som inte gör det. Complianceansvarig har en datakarta som de kan granska på 20 minuter per kvartal snarare än en ogenomskinlig uppställning som de måste plocka isär detalj för detalj.

Den kvartalsvisa styrningsöversynen

Lägg in kalenderinbjudan nu. En gång i kvartalet granskar integrationsägaren, den kliniska chefen och complianceansvarig:

• Den aktuella datakartan och eventuella tillägg sedan förra gången.
• HubSpot-åtkomständringar, eventuella nya roller eller behörighetsändringar.
• Alla nya HubSpot-tillägg som marknadsföringsteamet installerat, eftersom dessa ärver räckvidden till den delade datan.
• Ett urval av delade journaler för att bekräfta att inget kliniskt innehåll av misstag har överskridit gränsen.

Tjugo minuter en gång i kvartalet. Alternativet är ett mycket längre samtal med en tillsynsmyndighet.

Varför detta är viktigt för din praktik

Rädslan bakom att "inga marknadsföringsverktyg" är verklig, och den är korrekt när det enda alternativet är att dela allt. Det slutar vara en rädsla när du kan välja, skriftligen och granskat varje kvartal, exakt vilka klientuppgifter marknadsföringen ser och vilka kliniska journaler som aldrig flyttas. Dina terapeuter behåller det som är deras. Ditt marknadsföringsteam får en lista som de kan använda ansvarsfullt. Din compliance officer får något kort och tydligt att godkänna.

Vill du se CRMConnect Cliniko till HubSpot i aktion? Visa API-appens sida.