Mindbody och Calendly: Skicka remissbokningar utan att behöva rensa receptionen

Ett dagspa använder Calendly för att samla in remissbokningar. Spaet erbjuder 14 olika tjänster från tre leverantörer, och varje tjänst har sin egen längd, pris, rum och leverantör. Du kan inte rimligen be remisskällan, ofta ett annat lokalt företag, att välja rätt leverantör, rum och varaktighet åt dig.

Så idag kör spaet en generisk Calendly-länk som heter "Remissbokning", och receptionen omdirigerar varenda länk manuellt. Det motverkar hela poängen med att ha onlinebokning.

Dina remisspartners har också en del i detta. En lokal läkarmottagning som skickar patienter till ert spa vill att överlämningen ska kännas smidig: patienten klickar, bokar och dyker upp. När patienten blir ombokad till en annan tid eftersom er reception var tvungen att boka tid, får läkarmottagningen höra talas om det. Nog med grova överlämningar och de slutar helt enkelt remittera.

Vad den manuella rengöringen kostar dig

Att manuellt omdirigera varje remissbokning är inte bara långsamt, det är också ömtåligt. Receptionen måste tolka en generisk bokning, lista ut rätt tjänst och leverantör, hitta en riktig ledig plats och skriva in den igen, allt medan den ursprungliga bekräftelsen som patienten fick nu är felaktig. Varje steg är en chans att göra ett misstag som patienten kommer att märka.

Det finns också ett tillgänglighetsproblem som döljer sig under. En enda generisk bokningslänk måste visa tider som skulle kunna fungera för vilken som helst av dina 14 tjänster. Den där minsta gemensamma nämnarens tillgänglighet är fel för de flesta av dem. Du kan inte få plats med en 30-minuters ansiktsbehandling i en tid som bara dina 90-minuters massageleverantörer har ledigt. Så generiska upplägg antingen överbokar specifika leverantörer eller döljer den kapacitet du faktiskt har. Hur som helst förlorar du bokningar och receptionen betalar för det i städning.

Hur det fungerar istället

CalendarConnect läser den tjänst som remissen valde i Calendly-formuläret och dirigerar den resulterande bokade tiden automatiskt till rätt tjänst, leverantör, plats och längd i Mindbody. Den väljer en tillgänglig leverantör från poolen som är berättigad till den tjänsten. Och om du kör olika bokningsflöden, remisser kontra direktbokningar kontra paketkonsultationer, kan var och en dirigeras till sin egen logik.

Tillgängligheten fungerar också korrekt. När hänvisningen väljer en tjänst visar formuläret de tider som faktiskt är bokningsbara för den tjänsten, med en kvalificerad leverantör, på den platsen, inte en urvattnad bild. Du exponerar din fulla kapacitet utan att överboka någon.

Rum och utrustning respekteras. En laserbehandling behöver laserrummet. En massage behöver ett massagerum. Din Mindbody-installation vet redan vilken behandling som behöver vilket rum, och CalendarConnect respekterar det, så receptionen behöver aldrig ändra bokningen för att systemet försökte lägga en laserbehandling i en manikyrstation.

Vad du konfigurerar

Enkelt uttryckt är hela upplägget så här. Du behåller en Calendly-bokningslänk med en enkel rullgardinsmeny för tjänsteväljare som listar dina 14 tjänster, och en platsväljare om du har mer än en plats. Bakom kulisserna matchas varje alternativ i den rullgardinsmenyn en gång med sin Mindbody-tjänst, leverantörspool, rum och varaktighet.

Efter det är arbetet osynligt. En remisspartner delar en länk. Patienten väljer sin tjänst, ser faktisk tillgänglighet och bokar. Tiden hamnar i Mindbody som en korrekt, fullständig bokning, utan omdirigering till receptionen. Ditt team kan föra ett kort referensblad som visar vilket rullgardinsmenyalternativ som kopplas till vilken tjänst, men de kommer sällan att behöva det.

Du bestämmer också vad som händer i det sällsynta fall då den valda tjänsten inte har någon ledig leverantör vid den begärda tiden. Formuläret kan föreslå nästa öppning, erbjuda en alternativ leverantör eller återgå till ett generellt intag. Du väljer det beteende som passar ditt spa.

Några situationer värda att känna till

Om en hänvisning väljer en tjänst du inte längre erbjuder, till exempel ett gammalt paket, kan det gamla alternativet mappas till dess ersättningstjänst så att historiska hänvisningslänkar fortsätter att fungera medan du själv avbryter det gamla alternativet.

Du väljer också hur leverantörer väljs ut från den kvalificerade poolen: round-robin i hela teamet, lastbalanserad efter vem som är mest hektisk, eller seniora leverantörer först för konsultationer med nya kunder. Vad som än passar hur du driver spat.

Och en kombinationsbehandling, till exempel manikyr i kombination med pedikyr, kan vara ett enda bokningsalternativ som skapar två bokade tider efter varandra med rätt leverantörskontinuitet och rätt total längd.

Vad detta innebär för ditt spa

Ta ett hypotetiskt exempel. Ett dagspa med en enda plats, tre leverantörer och 14 behandlingar, som har ungefär 25 remissbokningar i veckan. Efter att denna ombokning har införts minskar tiden för ombokning i receptionen från cirka tre timmar i veckan till noll. Remisskonverteringen förbättras något, eftersom remisskunder bokar rätt behandling första gången istället för att bli ombokade en dag senare.

Den större effekten är på själva remissprogrammet. Remisspartners är nöjdare eftersom deras patienter får en bra upplevelse, så befintliga partners remitterar oftare. Och eftersom en remitterad patient nu på ett tillförlitligt sätt landar, bokar, dyker upp och konverterar, blir ekonomin bakom remissmarknadsföring äntligen begriplig, vilket innebär att det blir en kanal värd att investera i.

Vill du se CalendarConnect Mindbody till Calendly i aktion? Visa API-appens sida.