Mindbody och Calendly: Skicka varje konsultation automatiskt till rätt spa-lokal

En spa-grupp med fyra olika platser driver en enda Calendly-funnel för konsultationer. En potentiell kund väljer en tjänst, väljer en plats och väljer en tid. Idag hamnar den bokningen som en generisk tid som en regional chef manuellt måste omdirigera till rätt plats. Ibland gör hon fel, och klienten dyker upp på fel spa för en tid som ligger i en annan platss schema.

En felbokning är det värsta slags misslyckande i receptionen. Alla är artiga när det gäller det. Ingen bokar ett andra besök.

Ert varumärke lider också. Varje spa i gruppen har sin egen känsla, sina egna leverantörer, sina egna specialiteter. En kund som skickas till fel plats får en annan upplevelse än hon förväntat sig, ofta med en leverantör hon inte begärt. Även om bokad tid blir av känns det konstigt. Snart börjar era recensioner nämna "Jag trodde att jag skulle till ett ställe men hamnade på ett annat", och den kvalitetshistoria ni har arbetat med att bygga börjar urholkas.

Vad felaktig routing kostar dig

Varje felbokning kostar dig dubbelt. Först förlorar du den klienten, eftersom nästan ingen förlåter att dyka upp på fel ställe och boka om. Sedan förlorar du regionchefens tid, eftersom hon lägger timmar varje vecka på att kontrollera och korrigera bokningar istället för att arbeta med de saker som får verksamheten att växa.

Att försöka fixa detta med hopfogade routingregler byter bara ut ett problem mot ett annat. Adressbaserad gissning misslyckas för klienter utan en ren adress. En standardplats-reserv kanaliserar tyst alla till en plats. Leverantörsbaserad routing bryts i det ögonblick en leverantör flyttar mellan platser. Varje fix skapar ett nytt edge-fall, och listan över saker som kan gå fel fortsätter att växa.

Hur korrekt routing fungerar

CalendarConnect läser av platsen som klienten valde i Calendly-formuläret och skapar bokad tid på rätt Mindbody-plats, med rätt tjänst, rätt leverantör och rätt rum. Den väljer en tillgänglig leverantör från den specifika platsens kvalificerade pool och använder ett alternativ enligt dina regler om det första valet inte är ledigt.

Installationen är en enkel uppsättning regler som du definierar en gång: varje platsalternativ mappas till en plats, varje tjänst mappas till rätt tjänst på den platsen, och du bestämmer vad som händer vid tvetydiga fall. Att lägga till en ny plats senare innebär att man lägger till en rad på den kartan, inte bygger om något. Arrangemanget växer med din verksamhet.

Den hanterar även leverantörer som arbetar på mer än en plats. En leverantör som arbetar två dagar i veckan på var och en av två platser kan finnas med i den berättigade poolen för båda, och bokningar dirigeras till vilken plats hon än befinner sig på den valda dagen. Hon behöver inte jonglera med två kalendrar.

Vad du konfigurerar

Hela upplägget är enkelt. Du kopplar samman alla fyra spa-platser, kör en Calendly-bokningslänk med en tjänsteväljare och en platsväljare, och matchar varje platsalternativ med dess spa och varje tjänst med rätt tjänst på det spaet. Sedan kör du en testbokning per plats för att bekräfta att var och en landar korrekt, och rullar ut den enda länken i alla fyra platsers marknadsföring.

Från och med då behåller ert marknadsföringsteam en bokningslänk istället för fyra. Webbplatsspecifika kampanjer kan alla använda samma länk, eftersom väljaren i formuläret dirigerar varje bokning till rätt plats. Låt varje plats som vana köra en snabb testbokning en gång i månaden för att bekräfta att allt fortfarande dirigeras korrekt, så att eventuella avvikelser upptäcks tidigt.

Några situationer värda att känna till

Ibland väljer en klient fel plats av misstag. Bokningen loggas med den plats den fick, och den regionala chefen kan se uppenbart felaktiga fall, en klient med en adress i New York som bokar en tid i Miami, och kontakta dem innan klienten reser.

När en leverantör flyttar permanent från en plats till en annan ändras hennes Mindbody-tilldelning och de berättigade poolerna uppdateras av sig själva. Den gamla platsen slutar erbjuda henne, den nya startar. Ingen manuell omkonfiguration.

Och när en plats stänger tillfälligt, för en ombyggnad eller personalutbildning, markerar du den helt enkelt som otillgänglig i Mindbody, och Calendly-formuläret döljer platsen från väljaren tills den öppnar igen. Kunder kan inte boka en stängd plats.

Vad detta innebär för din spa-grupp

Ta ett hypotetiskt exempel. En spa-grupp med fyra olika kliniker och ungefär 40 konsultationer mellan olika kliniker i veckan. Efter att korrekt rutning har införts minskar antalet felaktigt ruttade bokningar från cirka tre i veckan till noll. Den tid som regionchefen lägger på att fixa rutten sjunker till noll. Andelen besökare förbättras eftersom bekräftelsemejlen innehåller rätt adress från början.

Rapportering på gruppnivå blir äntligen meningsfull. Bokningsvolym, konverteringsfrekvens, andel utebliven ankomst och intäkter per bokning är alla jämförbara mellan era fyra platser, eftersom informationen är strukturerad på samma sätt överallt. Regionchefen får en enda riktig instrumentpanel istället för fyra röriga, och kan äntligen se vilka platser som går bra och vilka som behöver hjälp.

Vill du se CalendarConnect Mindbody till Calendly i aktion? Visa API-appens sida.