Mindbody och Calendly: Ha alla klienters intagssvar redo innan de anländer

En akupunkturklinik ställer fem frågor till nya klienter före sin första session: primärt besvär, tidigare behandlingar, graviditetsstatus, medicinlista och önskad behandlingsstil. Calendlys bokningsformulär samlar in allt detta tydligt. Behandlaren ser svaren i ett e-postmeddelande med bokningsmeddelande.

Sedan går hon in i behandlingsrummet, öppnar sitt klientschema och ser bara klientens namn och mötestid. Svaren från intagningen är begravda i ett mejl hon måste gräva igenom. Så antingen skriver hon ut alla bokningsmejl, ett pappersspår som ingen vill ha, eller ställer samma fem frågor igen personligen, vilket irriterar klienten och förbrukar sessionstid.

Ta ett hypotetiskt exempel. En akupunkturklinik med fyra vårdgivare som genomför ungefär 60 konsultationer med nya klienter i veckan. Detta var den dagliga verkligheten för var och en av dem.

Vad nedgrävt intag kostar dig

Att läsa ett bokningsmejl mitt under ett möte, eller att ställa frågor som klienten redan har besvarat, skickar ett tyst men tydligt budskap: vi har inte förberett oss för dig. För en klinisk tjänst som klienter ofta är nervösa inför är det första intrycket viktigt. Det är skillnaden mellan en klient som känner sig omhändertagen och en som undrar om du är tillräckligt organiserad för att lita på dig.

Det finns en praktisk kostnad utöver erfarenhetskostnaden. En vårdgivare som analyserar samma fem svar före varje session gör samma lågvärdiga uppgift hundratals gånger i månaden. Och det finns en compliance-vinkel för kliniska miljöer: intagsdata utspridda över e-postarkiv istället för att lagras i ditt kliniska journalsystem är ett problem om du någonsin granskas. Intag som finns kvar i klientjournalen fixar upplevelsen, den bortkastade tiden och compliance-historien på en gång.

Hur intagssvar når klientens journal

CalendarConnect tar varje svar från Calendlys intagsformulär och placerar det på en specifik plats i Mindbody-klientprofilen. Det primära klagomålet placeras i ett fält. Graviditetsstatus placeras i ett annat. Läkemedelslistan placeras i ett eget fält. Vårdgivaren öppnar klientprofilen och ser intagssvaren utlagda på samma förutsägbara platser varje gång, utan behov av att gräva i e-postmeddelanden.

Du bestämmer layouten en gång, och den kan variera beroende på typ av möte. En vanlig konsultation för nya klienter kan samla in fem svar. En konsultation som endast omfattar massage kan samla in tre. En konsultation med fokus på fertilitet kan ställa sina egna specifika frågor. Du konfigurerar den en gång, och strukturen förblir konsekvent för varje leverantör och varje session.

Vad du får utöver snabbare förberedelser

Eftersom svaren hamnar i verkliga, organiserade fält snarare än en klump fri text, kan du faktiskt köra rapporter om dem. Frågor som du aldrig skulle kunna besvara utan att manuellt skanna varje anteckning blir en snabb sökning: hur många klienter det här kvartalet som nämnde graviditet, hur många nya klienter den här månaden som kom in med ett specifikt klagomål, vilka vårdgivare ser mest av en given klienttyp. Kliniker använder just detta för att fatta bemanningsbeslut, marknadsföringsbeslut och beslut om specialistutbildning.

Det gör också din uppföljningsmarknadsföring skarpare. Med intagssvar organiserade i klienthistoriken kan du skicka en fertilitetsspecifik e-postserie till klienter som kom in för fertilitetsmål, och en återhämtningsspecifik serie till klienter i postoperativ återhämtning. Generiska e-postutskick ersätts med meddelanden som faktiskt passar klienten, och din öppnings- och svarsfrekvens ökar i enlighet därmed.

Vad du konfigurerar

Upplägget är kort. Du bygger dina fem intagningsfrågor på den nya klientens Calendly-bokningsformulär, bestämmer var varje svar ska finnas på Mindbody-klientprofilen och matchar dem en gång. Sedan kör du en testbokning och bekräftar att leverantören ser alla fem svar ifyllda på profilen, och rullar ut det till alla leverantörer.

Därefter minskar intagsläsningen före varje session till cirka 30 sekunder. Det är värt att noggrant bestämma layouten tillsammans med ägaren av kliniken: vissa svar hör hemma i standardfält, andra i anpassade fält, och kategoriska svar som du vill rapportera om hör hemma i fält som är utformade för sortering och filtrering. Ha en kort referens till vilken fråga som matar vilket fält, vilket gör både vårdgivarutbildning och eventuella framtida revisioner enkla.

Några situationer värda att känna till

Vissa Calendly-frågor visas bara beroende på ett tidigare svar. Om en fråga inte ställdes lämnas dess fält helt enkelt tomt, och du bestämmer om tomt betyder "inte ställd" eller om du behöver ett svar vid intagningen.

Flervalsfrågor, en kryssrutelista, visas som en tydlig lista med valda alternativ i klientprofilen, som förblir sorterbar och rapporterbar.

Och när en återkommande klients svar ändras, till exempel ett nytt läkemedel, uppdateras de aktuella svaren i profilen medan de tidigare värdena sparas i mötesanteckningen, så att vårdgivaren ser den aktuella bilden utan att förlora historiken.

Vad detta innebär för din klinik

I detta hypotetiska exempel, efter att svaren från intagningen började hamna i klientjournalen, minskade vårdgivarens förberedelsetid inför varje ny klient med ungefär fyra minuter per möte. Över 60 veckovisa konsultationer är det ungefär fyra timmar i veckan av återhämtad vårdgivarestid. Mer värdefullt än tiden är upplevelsen av det första mötet: vårdgivaren känner redan till klientens historia när hon kommer in, och klienten känner det.

Dessa siffror är illustrativa, men principen är solid. Din vårdgivares förberedelsetid är den dyraste minuten på kliniken. Svar på intagningen bör ligga i klientens journal, redo, inte vänta på att grävas fram ur en inkorg.

Vill du se CalendarConnect Mindbody till Calendly i aktion? Visa API-appens sida.