Mindbody och Calendly: Släpp receptionsrusningen med bokningssynkronisering i realtid

Ett medicinskt spa använder Calendly för konsultationer med nya kunder eftersom webbplatsteamet älskar bokningswidgeten. Själva bokade tider finns i Mindbody, där vårdgivarna har sina scheman, rum och behandlingslängder. Överlämningen sker manuellt: någon i receptionen tittar på Calendly-notiser och matar in varje bokning i Mindbody igen.

Resultatet är precis vad du kan förvänta dig. Två klienter bokar samma tid i Calendly innan receptionen hinner ikapp, och nu har du en dubbelbokning. Vårdgivarna blir överraskade av tider de inte visste om. En avbokning samma dag i Calendly tar timmar för Mindbody att nå, och ett rum står tomt som kunde ha varit fyllt.

Det finns också ett klientorienterat problem. Calendly skickar sin egen bekräftelse. Mindbody skickar sin egen bekräftelse. Klienten får två bekräftelser för ett möte, ibland med motstridiga detaljer om receptionen redigerat något i efterhand. Klienten undrar vilken som är riktig, och vissa dyker upp vid fel tidpunkt.

Vad den manuella överlämningen kostar dig

Att få en person att skriva om varje bokning från ett system till ett annat är långsamt, och ännu värre, det är opålitligt på sätt som direkt kostar dig pengar och goodwill. Varje dubbelbokning tvingar fram ett ursäktande telefonsamtal och vanligtvis en förlorad kund. Varje överraskad leverantör förlorar förtroendet för schemat. Varje avbokning som tar timmar att dyka upp är ett tomt rum som du kunde ha bokat om. Och varje dubbel, motstridig bekräftelse får dig att se oorganiserad ut för en kund som inte ens har anlänt än.

Det är vid ombokning som detta gör mest ont. När en klient bokar om i Calendly avbokas den gamla tiden och en ny skapas. Om dessa hanteras som två orelaterade ändringar, slutar det med en avbokning på Mindbody-sidan följt av en helt ny tid, och länken till den ursprungliga bokningen bryts. Anteckningarna, svaren på intaget och historiken överförs inte. Behandlaren ser en tid utan kontext bakom sig.

Hur det fungerar istället

CalendarConnect vänder relationen i rätt form. Calendly äger den offentliga bokningsupplevelsen. Mindbody äger schemat. Varje Calendly-bokning blir en korrekt utformad Mindbody-tid inom några sekunder, med rätt tjänst, leverantör, plats och längd. Receptionen slutar vara en återinträdesstation och återgår till att vara en reception.

Ombokningar behandlas som en enda ren ändring. När en klient flyttar sin tid uppdateras den ursprungliga Mindbody-tiden med den nya tiden, den nya längden eller den nya leverantören. Historiken förblir intakt. Svaren på intagningen bifogas. Leverantören öppnar en enda post, inte en avbokning i kombination med en mystisk ny bokning.

Avbokningar hanteras i realtid. En avbokad tid frigörs i Mindbody inom några sekunder, så den kan bokas om medan dagen fortfarande är ung. Er avbokningspolicy respekteras också: sena avbokningar och utebliven ankomst flaggas så att ni kan dra av era avgifter, och en klient som bokar om inom 24 timmar kan matchas med sin ursprungliga avsikt. För en enda tid spelar inget av detta någon roll. För 80 i veckan spelar det stor roll.

Vad du konfigurerar

Installationen är kort. Du kopplar ihop Calendly och Mindbody, matchar varje Calendly-bokningstyp med dess Mindbody-tjänst, leverantörspool och plats, och aktiverar direktbokningssynkronisering så att nya bokningar publiceras inom några sekunder, plus synkronisering av ombokning och avbokning så att ändringar sker utan dubbletter. Från den tidpunkten kan receptionen stänga Calendly-fliken och behandla Mindbody som det enda schemat.

Två inställningar är värda att få rätt. För det första, minska eller inaktivera Calendly-bekräftelsemejlet så att Mindbody-bekräftelsen är den enda klienten får, vilket stoppar problemet med duellerande bekräftelser. För det andra, se till att dina leverantörers bufferttider, rensningstiden mellan möten, är inställda i Mindbody och respekterade av Calendly-formuläret, så att inget av systemen överbokar en leverantör.

Några situationer värda att känna till

Leverantörer ändrar sin tillgänglighet mitt på dagen hela tiden. En leverantör förlänger sitt skift eller tar ledigt på eftermiddagen, och Calendly-formuläret återspeglar det omedelbart, så en klient kan inte boka en tid då leverantören inte längre är ledig.

Om en vårdgivare sjukanmäler sig med kort varsel, markerar du henne i Mindbody, och hennes Calendly-bokade tider för dagen avbokas med ditt valda meddelande. De frigjorda tiderna blir bokningsbara av en ersättningsvårdgivare om din policy tillåter det.

Och återkommande möten, som en stående ansiktsbehandling varje vecka, görs bäst direkt i Mindbody. Calendly är rätt verktyg för både första bokningar och engångsmöten. Att använda varje verktyg för det det gör bäst håller hela upplevelsen ren.

Vad detta innebär för ditt spa

Ta ett hypotetiskt exempel. Ett medicinskt spa med en enda plats, fem vårdgivare och ungefär 80 konsultationer i veckan via Calendly. Efter att ha infört realtidssynkronisering minskar dubbelbokningarna från cirka fyra i veckan till noll. Receptionens tid som läggs på att återinföra bokningar minskar med ungefär sex timmar i veckan. Avbokningar samma dag frigör ombokningsbara tider inom några sekunder istället för timmar, så tomma rum fylls.

Nöjdheten bland leverantörer förbättras på ett sätt som ägaren märker. Leverantörer slutar klaga på oväntade möten. Schemat de ser på morgonen är det schema de faktiskt kör. Nya leverantörer kommer igång snabbare, eftersom de bara behöver lära sig Mindbody, inte Mindbody, plus en vana att kolla en aviseringsinkorg före varje arbetspass. Hela verksamheten blir enklare, och en enklare verksamhet är lättare att utveckla.

Vill du se CalendarConnect Mindbody till Calendly i aktion? Visa API-appens sida.