Cliniko och HubSpot: Rapportering av utövare och plats för en tvärvetenskaplig klinik

När en klinik har ett dussintal utövare inom flera discipliner, slutar svaret på "vem utför" att vara något man kan titta på. Samma fråga ställs varje vecka av klinikchefen, varje månad av operativ chef och varje kvartal av styrelsen, och svaret borde inte kräva att man skapar ett nytt kalkylblad varje gång.

Ta ett illustrativt exempel: Harbourview Allied Health Collective, en hypotetisk verksamhet med fyra kliniker och 22 utövare inom fysioterapi, arbetsterapi, dietetik och träningsfysiologi. Klinikchefen har inte lätt att svara på enkla frågor som omfattar flera ämnen. Hur många delade patienter hänvisar fysioterapeuten till dietetik under en månad? Vilken utövare har den högsta ombokningsfrekvensen? Vilken kliniks kalender drar ner nätverkets genomsnitt? Varje fråga behöver en ny export, en ny pivot och en ny omgång med manuella matchningar av patienter.

Frågorna som en multidisciplinär klinik faktiskt behöver få svar på

En klinik med 22 utövare fungerar som ett litet nätverk, inte en enda mottagning. Ledningen behöver svar som:

• Vilka utövare har sin kapacitet, och vilka ligger långt under den?
• Vilka disciplinparningar ger flest interna remisser (fysioterapeut till dietetik, arbetsterapeut till träningsfysiologi)?
• Vilken plats tjänar mest livstidsvärde per ny patient, och varför?
• Vilken utövare är bäst på att omvandla en första bedömning till en löpande vårdplan?

Inget av detta överlever i en export av platt kalkylblad. De behöver alla patienter, möten, läkare, platser och vårdplaner kopplade så att du kan sortera siffrorna fritt.

Vad den manuella rapporteringsprocessen kostar dig

Clinikos inbyggda rapporter svarar på grunderna, intäkter per läkare, besök per dag, men de kan inte koppla ihop de punkter som tvärvetenskaplig rapportering behöver. Ett rapporteringsverktyg som läggs ovanpå en inaktuell export förlorar länken mellan patientremisser och behöver en analytiker för att hållas vid liv. Ett inklistrat kalkylblad är okej med 6 läkare och omöjligt med 22. Så klinikchefen fortsätter att bygga om rapporterna manuellt, operativ chef väntar i dagar på svar och beslut fattas på ofullständig information.

Så här fungerar automatisk rapportering

När CRMConnect kopplar Cliniko till HubSpot blir dina möten, patienter, fakturor, läkare, mottagningar och vårdplaner alla rapporteringsbyggstenar som förblir aktuella automatiskt, med relationerna mellan dem intakta. Varje möte har redan sin läkare och sin mottagning, så du kan dela upp vilken rapport som helst efter endera utan extra arbete. Och eftersom patientjournaler förblir sammankopplade över nätverket behåller du remisstråden även när en patient träffar flera läkare inom flera discipliner.

Här är rapporteringen du kan stå upp för:

Utövarens prestation. För varje behandlare: anmälda tider under de senaste 30 dagarna, andel uteblivna besök, ombokningsfrekvens (andelen anmälda tider som leder till ytterligare en bokning inom 28 dagar) och genomsnittligt tidsbokningsvärde.

Platsprestanda. För varje plats: hur full kalendern är kontra tillgängliga praktiktimmar, nya patienter som vunnits under perioden och det genomsnittliga livstidsvärdet för patienter på den platsen.

Interna hänvisningar. Identifiera patienter som har bokade tider inom mer än en disciplin och gruppera dem efter varifrån remissen kom och vart den gick. Det här är rapporten som berättar om er tvärvetenskapliga modell är genuint tvärvetenskaplig eller bara om ni delar på ett tak.

Begränsad åtkomst efter plats. Varje klinikchef ser bara sina egna patienter och aktiviteter, medan operativa chefen ser hela nätverket. Platsen som stämplas på varje besök är det som gör den uppdelningen tydlig och verkställbar.

Vad man vanligtvis upptäcker

En klinik som matchar Harbourviews profil upptäcker vanligtvis, inom den första månaden, att två eller tre läkare har en kapacitet på 95 procent medan två andra har en kapacitet på under 55 procent, att en klinik står för 80 procent av alla interna remisser från fysioterapeut till dietist medan de andra tre har nära noll, och att den klinik med högst livstidsvärde inte är den med mest marknadsföringsutgifter. Var och en av dessa är ett beslut som väntar på att fattas. Rapporterna förblir aktuella av sig själva, verksamhetschefen slutar be om "kalkylbladet" och kvartalsvis styrelserapportering tar 20 minuter istället för två dagar.

Hur man använder rättvis rapportering för yrkesverksamma

Siffror för yrkesverksamma är ett ledningsverktyg, inte en offentlig resultattavla. Två varningar värda att nämna:

• Förvandla inte tidsbokningsvolymen till en topplista som publiceras i personalchatten. Olika discipliner har olika tidslängder och olika komplexitet i ärendet. En 75-minuters bäckenfysiobedömning är inte samma arbetsenhet som en 20-minuters uppföljning.
• Lägg inte in kliniska detaljer (fallanteckningar, diagnoser, behandlingsspecifikationer) i hanteringsdashboards. Vårdplanstrukturen, som sessionsgränser och milstolpar, är operativ och kan rapporteras. Den kliniska berättelsen finns kvar i Clinico.

Varför detta är viktigt för din klinik

När man kör över ett dussintal utövare räcker inte magkänslan till och manuella rapporter slutar vara snabba nog. Liverapportering av utövare, plats och interna remisser förvandlar "vem som presterar" till en fråga du kan besvara på några sekunder, med riktiga siffror, varje gång den ställs. Den interna remissrapporten är i synnerhet den som de flesta tvärvetenskapliga kliniker aldrig bygger, och det är den som berättar om din modell faktiskt fungerar.

Vill du se CRMConnect Cliniko till HubSpot i aktion? Visa API-appens sida.