Cliniko och HubSpot: Bevisa vilka annonser som faktiskt fyller behandlingsrummet

Ert marknadsföringsteam kan bevisa vilken annons som ledde till att formuläret fylldes i. De kan inte bevisa vilken annons som ledde till den bokade första bedömningen. Det är två väldigt olika saker, och bara en av dem betalar hyran.

Det här är gapet som i tysthet bränner sexsiffriga annonsbudgetar inom fysioterapi. En kampanj som producerar 80 formulär ifyllda i månaden ser ut som en vinnare tills du upptäcker att 60 av dessa personer bara surfade, och de faktiska bokade bedömningarna kom mestadels från en annan annons med hälften av formulären ifyllda.

Ta ett illustrativt exempel. Lakeshore Physio and Sports Recovery är en hypotetisk praktik med tre kliniker, 14 utövare och cirka 9 000 aktiva patienter. De spenderade en hel del pengar på betalda sociala avgifter för ländryggssmärtor och postoperativ rehabilitering. HubSpot visade dem kostnaden per ifyllt formulär. Clinico visade dem bokade initiala bedömningar. Ingenting kopplade samman de två, så marknadschefen fördelade nästa månads utgifter på magkänsla.

Varför formuläret fylls i vid fel mållinje

De flesta marknadsföringsverktyg behandlar ifyllandet av formuläret som det ögonblick då en kampanj "fungerade". Det är logiskt när produkten är digital. På en fysioklinik är det ögonblicket som faktiskt spelar roll att patienten dyker upp för sin första bedömning, ofta 9 till 14 dagar efter att de fyllt i formuläret. När tiden väl är bokad, närvarad och fakturerad har kampanjen som lockade dem glömts bort av ditt marknadsföringssystem.

De vanliga lösningarna misslyckas alla på en hektisk klinik. Att be receptionen att märka var varje patient kommer ifrån görs på tisdagar och glöms bort på onsdagar. En veckovis export av kalkylblad från Cliniko till HubSpot skapar dubbla patientjournaler och fördröjs med en vecka. Ett "hur hörde du talas om oss"-fält som läkare förväntas fylla i förvandlas för det mesta till "Annat". Inget av dessa överlever ett riktigt klinikschema.

Så fungerar det när Cliniko och HubSpot har kommit i takt

CRMConnect för Cliniko och HubSpot löser problemet vid källan: det håller patientjournaler, möten och fakturor i takt mellan de två systemen automatiskt, så kampanjen som ursprungligen ledde till en patient förblir kopplad till den patienten hela vägen fram till fakturerad intäkt.

Så här ser det ut dag för dag:

• Varje patient som kommer in via ett marknadsföringsformulär behåller sin ursprungliga kampanj kopplad till sin journal, även månader senare.
• Varje tid hos Cliniciko visas i HubSpot som en egen journal, stämplad med patienten, behandlaren, tidtypen, klinikens plats och dess status (bokad, anländ, missad, avbokad). När en första bedömning bokas för 180 dollar, löper det värdet vidare och omvandlas till redovisade intäkter när patienten anländer.
• När din reception sammanfogar dubbletter av patienter eller uppdaterar kontaktuppgifter i Cliniko, flyter dessa redigeringar igenom smidigt istället för att den ursprungliga kampanjdatan strandsätts på en post som ingen tittar på.

Med det på plats kan ert marknadsföringsteam äntligen skapa den rapport som är viktig: för varje kampanj, hur många initiala bedömningar som bokades, hur många patienter som faktiskt anlände och hur mycket intäkter det genererade. För en djupare överblick överför samma uppsättning även Cliniko-fakturor till HubSpot, så att ni kan jämföra bokade intäkter med faktiskt fakturerade intäkter, netto efter rabatter och justeringar.

Hur siffrorna brukar se ut

Med hjälp av de illustrativa siffrorna ovan skulle Lakeshore vanligtvis inom de första 60 dagarna upptäcka att den Instagram-kreativitet för ländryggssmärtor som de ansåg presterade bäst faktiskt låg trea sett till kostnad per inkommen bedömning, och att en tystare Facebook-remarketingpublik producerade initiala bedömningar till ungefär 60 procent av kostnaden.

Att omfördela utgifter enbart baserat på den signalen tenderar att flytta den blandade kostnaden per bokad initial bedömning från intervallet 140 till 160 dollar ner till intervallet 90 till 110 dollar inom ett kvartal. Inget av detta kräver en större annonsbudget. Det kräver bara att budgeten riktas mot de annonser som fyller behandlingsrummet.

Varför detta är viktigt för din praktik

Behandla den bokade och närvarande tiden som det verkliga resultatet av din marknadsföring, inte formuläret som fylls i. När ditt schema, dina patientjournaler och dina fakturor automatiskt stämmer överens med ditt marknadsföringssystem kan du se exakt vilka kampanjer som genererar betalande patienter och vilka som bara genererar klick.

Den enda förändringen, från att räkna ifyllda formulär till att räkna inkomna bedömningar, är oftast värd mer än någon förändring av själva annonserna, eftersom den visar var du ska sluta slösa pengar.

Vill du se CRMConnect Cliniko till HubSpot i aktion? Visa API-appens sida.